Word - Partager des documents pour la co-création Tutoriels

Découvrez comment partager des documents pour la co-création dans Microsoft Word pour un usage professionnel dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options pour enregistrer le document sur OneDrive ou SharePoint, partager le document avec d'autres personnes en choisissant les autorisations de modification et obtenir un lien de partage.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de Word dans la gestion de la co-création de documents professionnels impliquant plusieurs personnes.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, co-création, partage de documents, présentation en ligne.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment utiliser la co-création en temps réel dans Word pour collaborer efficacement sur des documents avec des collègues.

Chapitres :

Introduction à la co-création en temps réel
La co-création en temps réel permet à vous et vos collègues de collaborer sur un document simultanément. Cela facilite l'examen des modifications apportées au fur et à mesure, rendant le processus de travail d'équipe plus fluide et efficace.
Enregistrement du document
Pour commencer, il est essentiel d'enregistrer le document sur OneDrive ou SharePoint. Cela permet à d'autres personnes d'y accéder et de travailler dessus. Pour ce faire, cliquez sur 'Partager' dans Word, ce qui vous permettra de choisir un emplacement pour enregistrer votre document. Cette action ne doit être effectuée qu'une seule fois pour chaque document. La prochaine fois que vous ouvrirez le document, il sera automatiquement enregistré au même emplacement.
Connexion à OneDrive ou SharePoint
Si vous n'avez jamais enregistré un document en ligne auparavant, vous devez cliquer sur 'Ajouter un emplacement' dans le menu 'Fichier' et vous connecter à votre service OneDrive ou SharePoint. Cela vous permettra d'accéder aux fonctionnalités de partage.
Partage du document
Dans la fenêtre de partage, vous pouvez choisir avec qui vous souhaitez partager le document. Sélectionnez également si vous autorisez ou non la modification en cochant la case appropriée. Ensuite, invitez les personnes à modifier le document avec vous en saisissant leurs adresses e-mail dans le champ prévu à cet effet. Vous pouvez également ajouter un message si nécessaire, puis cliquez sur 'Envoyer'.
Obtenir un lien de partage
Vous avez également la possibilité d'obtenir un lien de partage en cliquant sur l'option correspondante. Ce lien peut être copié et envoyé dans un message électronique, facilitant ainsi le partage avec d'autres utilisateurs.
Visualisation des modifications
Lorsque les personnes ouvrent le document dans Word ou Word Online, elles peuvent voir les modifications apportées par d'autres utilisateurs en temps réel. Cela permet une collaboration dynamique et interactive, où chaque contribution est visible dès qu'elle est effectuée.

FAQ :

Comment collaborer sur un document avec mes collègues?

Pour collaborer sur un document, enregistrez-le sur OneDrive ou SharePoint, puis utilisez la fonction de co-création en temps réel. Partagez le document avec vos collègues en leur envoyant un lien ou en les invitant directement.

Que faire si je n'ai jamais enregistré un document en ligne?

Si vous n'avez jamais enregistré un document en ligne, allez dans le menu Fichier, cliquez sur 'Ajouter un emplacement', puis connectez-vous à votre service OneDrive ou SharePoint.

Comment puis-je contrôler qui peut modifier mon document?

Lors de la création du lien de partage, vous pouvez choisir si les personnes peuvent modifier le document en cochant ou décochant la case correspondante avant d'envoyer les invitations.

Puis-je partager un document sans inviter des personnes par email?

Oui, vous pouvez obtenir un lien de partage que vous pouvez copier et envoyer par email ou par tout autre moyen de communication.

Comment voir les modifications apportées par d'autres utilisateurs?

Lorsque d'autres utilisateurs ouvrent le document dans Word ou Word Online, vous pourrez voir leurs modifications en temps réel dès qu'elles sont effectuées.

Quelques cas d'usages :

Collaboration sur un projet d'équipe

Une équipe de marketing utilise la co-création sur un document Word pour élaborer une proposition de campagne. Chaque membre peut apporter des modifications et des commentaires en temps réel, ce qui améliore la communication et la productivité.

Révision de documents juridiques

Des avocats collaborent sur un contrat en utilisant SharePoint. Ils peuvent suivre les modifications de chacun et s'assurer que toutes les parties prenantes ont accès à la version la plus récente du document.

Création d'un rapport de recherche

Des chercheurs partagent un document sur OneDrive pour rédiger un rapport. Ils peuvent inviter des collègues à modifier le document et à ajouter des sections, ce qui facilite la collecte d'informations et la rédaction collaborative.

Formation en ligne

Un formateur utilise Word Online pour créer un document de formation. Les participants peuvent y accéder et apporter des commentaires, ce qui permet d'améliorer le contenu en fonction des retours en temps réel.

Gestion de projet

Un chef de projet utilise la co-création pour mettre à jour un plan de projet. Les membres de l'équipe peuvent voir les modifications et les mises à jour instantanément, ce qui aide à maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde.

Glossaire :

Co-création

Processus de collaboration en temps réel sur un document, permettant à plusieurs utilisateurs d'apporter des modifications simultanément.

OneDrive

Service de stockage en ligne proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers.

SharePoint

Plateforme de collaboration de Microsoft qui permet le partage de documents et la gestion de contenu au sein d'une organisation.

Lien de partage

URL générée pour permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à un document partagé, avec ou sans autorisation de modification.

Word Online

Version en ligne de Microsoft Word, permettant aux utilisateurs de créer et d'éditer des documents via un navigateur web.

00:00:12

Commencez pas enregistrer le document sur OneDrive ou SharePoint, pour permettre à d'autres personnes de travailler dessus.

00:00:19

Pour cela, en cliquant sur "Partager", Word vous propose de choisir un emplacement, dans lequel vous souhaitez enregistrer votre document.

00:00:26

Vous ne devez effectuer cette action qu'une fois pour chaque document. La prochaine fois que vous ouvrez celui-ci, il est enregistré automatiquement dans le même emplacement.

00:00:34

Remarque : si vous n'avez jamais enregistré un document en ligne auparavant, cliquez sur "Ajouter un emplacement", dans le menu "Fichier",

00:00:40

puis connectez-vous à votre service OneDrive ou SharePoint.

00:00:45

Dans cette fenêtre de partage, vous choisissez ici pour quelle personne vous voulez que le lien fonctionne. Choisissez également si vous autorisez ou non la modification, en cochant cette case.

00:00:57

Invitez ensuite les personnes à le modifier avec vous, en tapant les adresses de messagerie dans cette zone,

00:01:05

et ajoutez un message si nécessaire,

00:01:08

puis, cliquez sur "Envoyer".

00:01:10

Vous pouvez également obtenir un lien de partage en cliquant ici, que vous pourrez copier dans un message électronique par exemple.

00:01:17

Lorsque les personnes ouvrirons le document dans Word ou Word Online, elles pourront voir les modifications des autres utilisateurs, dès que celles-ci sont effectuées.

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