Word - Imprimer des lettres avec publipostage Tutoriels

Découvrez comment imprimer des lettres avec publipostage dans Microsoft Word grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour personnaliser les lettres pour chaque destinataire, ajouter des blocs d'adresse et générer des documents individuels.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace du publipostage dans vos documents Word.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, publipostage, présentation en ligne.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les fonctionnalités de publipostage dans Microsoft Word, y compris la création et la gestion de listes de destinataires, l'ajout de blocs d'adresse, et l'impression de lettres personnalisées.

Chapitres :

Introduction au Publipostage
Dans cette section, nous allons explorer les concepts de base du publipostage. Vous n'avez pas besoin d'utiliser l'assistant si vous ne le souhaitez pas, car toutes les options nécessaires se trouvent sous l'onglet 'Publipostage'.
Démarrer le Publipostage
Pour commencer, cliquez sur 'Démarrer la fusion et le publipostage' pour convertir les messages électroniques en lettres. Il est important de supprimer les liens hypertextes dans le corps du document pour éviter toute confusion.
Sélection des Destinataires
Cliquez sur 'Sélection des destinataires' pour entrer une nouvelle liste de destinataires. Vous pouvez taper directement dans les champs et utiliser la touche Tab pour naviguer entre les colonnes. Pour ajouter un nouveau destinataire, cliquez sur 'Nouvelle entrée'. Bien que la saisie d'une liste puisse être laborieuse, elle vous permet de créer une base de données réutilisable dans d'autres documents et programmes, comme Microsoft Excel.
Gestion de la Liste de Destinataires
Une fois que vous avez ajouté tous les destinataires, cliquez sur 'OK' et choisissez l'emplacement pour enregistrer le fichier de liste. Vous pouvez modifier la liste de destinataires à tout moment en cliquant sur 'Modifier la liste de destinataires'. Pour supprimer un destinataire, sélectionnez la colonne à gauche de l'entrée et appuyez sur 'Supprimer'.
Ajout d'un Bloc d'Adresse
Pour ajouter un bloc d'adresse en haut de la lettre, cliquez avant la formule d'appel et appuyez sur la touche 'Entrée' deux fois. Ensuite, sélectionnez 'Bloc d'adresse' et choisissez les informations à inclure. Vous pouvez personnaliser le format du nom et décider d'afficher ou non le nom de la société, ainsi que le pays ou la région.
Aperçu et Mise en Page
Après avoir configuré le bloc d'adresse, cliquez sur 'OK' pour l'ajouter à la lettre. Pour voir à quoi ressemblent les lettres réelles, cliquez sur 'Aperçu des résultats'. Si la présentation du texte nécessite des ajustements, sélectionnez le bloc d'adresse et accédez à l'onglet 'Mise en page' pour modifier l'espacement entre les lignes.
Finalisation et Impression
Une fois que tout est en ordre, retournez à l'onglet 'Publipostage' et cliquez sur 'Terminer et fusionner'. Vous pouvez choisir d'envoyer la lettre par e-mail ou de créer un document individuel pour chaque destinataire. Pour imprimer toutes les lettres, cliquez sur 'OK' deux fois.

FAQ :

Qu'est-ce que le publipostage et comment fonctionne-t-il ?

Le publipostage est une méthode qui permet d'envoyer des messages personnalisés à plusieurs destinataires en utilisant une base de données. Il fonctionne en fusionnant des données d'une liste de destinataires avec un document principal pour créer des lettres ou des e-mails personnalisés.

Comment créer une liste de destinataires pour le publipostage ?

Pour créer une liste de destinataires, cliquez sur 'Sélection des destinataires' dans l'onglet Publipostage, puis entrez les informations nécessaires. Vous pouvez également utiliser une liste existante dans un fichier Excel.

Puis-je modifier ma liste de destinataires après l'avoir créée ?

Oui, vous pouvez modifier votre liste de destinataires à tout moment en cliquant sur 'Modifier la liste de destinataires' et en ajoutant ou supprimant des entrées.

Comment personnaliser le bloc d'adresse dans une lettre ?

Pour personnaliser le bloc d'adresse, cliquez sur 'Bloc d'adresse' et choisissez les informations que vous souhaitez inclure. Vous pouvez également ajuster le format selon vos préférences.

Est-il possible d'envoyer des lettres par e-mail via Word ?

Oui, Word permet d'envoyer des lettres créées par publipostage sous forme de messages électroniques. Vous pouvez également créer un document individuel pour chaque destinataire.

Quelques cas d'usages :

Campagne de marketing par e-mail

Utiliser le publipostage pour envoyer des e-mails personnalisés à une liste de clients potentiels, en intégrant des offres spéciales et des informations pertinentes pour chaque destinataire.

Envoi de lettres d'invitation

Créer des lettres d'invitation personnalisées pour un événement, en utilisant une base de données de contacts pour s'assurer que chaque invité reçoit une invitation adaptée.

Gestion des communications clients

Utiliser le publipostage pour envoyer des mises à jour régulières aux clients, comme des newsletters ou des informations sur les produits, en s'assurant que chaque message est pertinent pour le destinataire.

Création de factures personnalisées

Générer des factures personnalisées pour les clients en utilisant une liste de données, ce qui permet de gagner du temps et d'assurer la précision des informations.

Suivi des candidatures

Envoyer des lettres de remerciement ou des mises à jour aux candidats après un entretien, en utilisant le publipostage pour personnaliser chaque message en fonction du candidat.

Glossaire :

Publipostage

Technique permettant d'envoyer des messages personnalisés à un grand nombre de destinataires en utilisant une base de données.

Fusion et publipostage

Processus qui combine des données d'une source (comme une liste de destinataires) avec un document principal pour créer des documents personnalisés.

Base de données

Collection organisée d'informations qui peut être facilement accessible, gérée et mise à jour, souvent utilisée pour le publipostage.

Bloc d'adresse

Section d'un document qui contient les informations d'adresse d'un destinataire, souvent utilisée dans les lettres formelles.

Microsoft Excel

Logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour organiser, analyser et stocker des données sous forme de tableaux.

Aperçu des résultats

Fonction qui permet de visualiser à quoi ressembleront les documents fusionnés avant de les finaliser.

Mise en page

Disposition visuelle des éléments d'un document, y compris le texte, les images et les espaces.

00:00:13

Tout ce dont vous avez besoin pour effectuer le publipostage se trouve ici, sous l'onglet "Publipostage".

00:00:19

Cliquez sur "Démarrer la fusion et le publipostage", pour convertir les messages électroniques en lettres. Nous devons simplement supprimer les liens hypertextes, dans le corps du document.

00:00:31

Cliquez également sur "Sélection des destinataires", pour taper une nouvelle liste de destinataires incluant les adresses utiles.

00:00:39

Cliquez sur n'importe quel champ et commencez à taper.

00:00:43

Appuyez sur la touche "Tab" pour passer à la colonne suivante

00:00:47

ou les touches "Maj + Tab" pour revenir en arrière.

00:00:52

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des informations pour un destinataire, cliquez sur "Nouvelle entrée", pour ajouter le suivant.

00:00:59

La saisie d'une liste peut représenter un travail conséquent, mais rappelez-vous que vous créez une base de données réutilisable dans d'autres documents et programmes, tels que Microsoft Excel.

00:01:09

Nous réutiliserons la nôtre pour la création des enveloppes dans la prochaine vidéo.

00:01:13

Lorsque vous avez ajouté tous les destinataires, cliquez sur "OK". Choisissez ensuite l'emplacement dans lequel enregistrer le fichier de liste.

00:01:23

Tapez un nom, puis cliquez sur "Enregistrer". Vous pouvez à présent cliquer sur "Modifier la liste de destinataires" à tout moment, pour afficher et trier la liste.

00:01:32

Cliquez sur le nom de fichier dans "Source de données", sur "Modifier", pour ajouter ou supprimer les entrées, puis modifiez les données.

00:01:40

Cliquez simplement sur un champ,

00:01:43

puis tapez les données.

00:01:45

Pour supprimer un destinataire,

00:01:47

cliquez sur la colonne à gauche de l'entrée,

00:01:50

puis appuyez sur "Supprimer" et "Oui".

00:01:53

Lorsque vous avez terminé,

00:01:55

cliquez sur "OK" et enregistrez votre liste mise à jour.

00:02:02

Pour finir, ajoutons un bloc d'adresse en haut de la lettre.

00:02:06

Cliquez avant la formule d'appel,

00:02:08

appuyez sur la touche "Entrée" à deux reprises,

00:02:11

puis cliquez sur la ligne en haut.

00:02:14

Cliquez ensuite sur "bloc d'adresse".

00:02:17

Vous décidez ce que vous voulez inclure dans le bloc d'adresse à gauche,

00:02:21

et vous consultez un aperçu des adresses ici.

00:02:25

Commençons par choisir un format de nom moins formel, plus adapté à la formule d'appel.

00:02:31

Vous pouvez ensuite choisir d'insérer le nom de la société. Pour cette lettre, le nom de la société ne s'applique pas.

00:02:38

Par ailleurs, comme nos clients habitent la France, nous pouvons choisir de ne pas afficher le pays ou la région. Cette dernière option modifie le format de l'adresse, en fonction du pays ou de la région.

00:02:49

Là encore, cette option ne s'applique pas.

00:02:52

Lorsque vous avez terminé de configurer le bloc d'adresse, cliquez sur "OK". Le champ de bloc d'adresse est alors ajouté à la lettre.

00:03:01

À présent, si vous voulez voir à quoi ressemble les lettres réelles, plutôt que d'afficher le code de champ de publipostage, cliquez sur "Aperçu des résultats".

00:03:11

L'adresse s' affiche correctement,

00:03:13

mais la présentation du texte pourrait probablement être améliorée, en enlevant l'espace supplémentaire entre les lignes.

00:03:20

Sélectionnez le bloc d'adresse,

00:03:22

puis accédez à l'onglet "Mise en page".

00:03:25

Vous pouvez modifier la mise en forme d'un champ de publipostage de la même façon que pour n'importe quel autre texte.

00:03:32

L'outil "Bloc d'adresse" ajoute des sauts de paragraphe à chaque ligne.

00:03:37

Dans ce document, un espacement est ajouté, après chaque paragraphe.

00:03:42

Je rentre donc la valeur "0".

00:03:44

Tout semble parfait.

00:03:46

Je reviens à l'onglet "Publipostage", puis je clique sur "Terminer et fusionner".

00:03:52

Même si nous avons choisi de créer une lettre, Word nous permet de l'envoyer sous la forme d'un message électronique.

00:03:59

Il est également possible de cliquer ici, pour que Word crée un fichier de document individuel pour chaque destinataire.

00:04:07

Cela peut-être utile, si je souhaite personnaliser chaque lettre.

00:04:11

Dans le cas de cette lettre, je passe directement à l'étape d'impression.

00:04:16

Pour imprimer toutes les lettres, cliquez sur "OK",

00:04:19

puis à nouveau sur "OK".

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