Word - Insertion des révisions avec le suivi des modifications Tutoriels

Découvrez comment utiliser la fonctionnalité d'insertion des révisions avec le suivi des modifications dans Microsoft Word grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options pour afficher les modifications suggérées par d'autres utilisateurs, accepter ou refuser les modifications proposées et supprimer les commentaires.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de Word dans la gestion des révisions de documents professionnels.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, insertion des révisions, suivi des modifications, présentation en ligne.

3:28
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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre le processus de révision d'un document dans un logiciel de traitement de texte, y compris la gestion des modifications et des commentaires.

Chapitres :

Introduction au processus de révision
Dans ce module, nous allons explorer comment gérer les modifications et les commentaires dans un document original. Ce processus est essentiel pour assurer la qualité et la clarté du contenu avant sa publication.
Accéder aux modifications
Lorsque vous ouvrez un document, vous pouvez consulter les modifications suggérées par d'autres utilisateurs. Pour afficher ces modifications, cliquez sur une ligne spécifique ou accédez à l'onglet 'Révision'. Vous verrez une flèche à côté de 'Afficher pour la révision', où vous pouvez choisir parmi plusieurs options : - **Toutes les marques** : Affiche toutes les modifications. - **Marque simple** : Masque les modifications en cliquant sur une ligne. - **Aucune marque** : Montre à quoi ressemblera le document une fois toutes les modifications appliquées. - **Original** : Affiche le document d'origine sans modifications.
Gestion des modifications
En parcourant le document, vous pouvez décider de ce que vous souhaitez faire avec les commentaires et les modifications. Chaque réviseur a une couleur attribuée pour ses marques. Si l'affichage des marques n'est pas clair, cliquez sur la ligne pour afficher les marques simples. Pour finaliser le document, il est crucial de supprimer les commentaires et les marques. Notez que cliquer sur 'Aucune marque' ne supprime pas les marques, mais les masque simplement.
Accepter ou refuser les modifications
Pour supprimer définitivement les marques, parcourez le document et acceptez ou refusez les modifications. Voici comment procéder : 1. Sélectionnez 'Toutes les marques'. 2. Appuyez sur 'Ctrl + Origine' pour déplacer le curseur au début du document. 3. Cliquez sur 'Suivant' pour sélectionner la première modification. 4. Décidez d'accepter ou de refuser la modification, puis passez à la suivante. Vous pouvez également choisir d'accepter ou de refuser toutes les modifications d'un coup, ce qui désactive le suivi des modifications.
Suppression des commentaires
Une fois les modifications gérées, la dernière étape consiste à supprimer les commentaires. Vous pouvez le faire en cliquant avec le bouton droit sur un commentaire ou en accédant au groupe 'Commentaires'. Cliquez sur la flèche sous 'Supprimer' pour supprimer tous les commentaires d'un simple clic.
Conclusion
Vous avez maintenant acquis les notions de base de la révision, y compris la gestion des commentaires et le suivi des modifications. Le processus de révision peut devenir plus complexe, surtout lorsque vous consultez les commentaires de plusieurs sources. Une bonne maîtrise de ces outils est essentielle pour améliorer la qualité de vos documents.

FAQ :

Comment puis-je voir les modifications apportées à mon document?

Vous pouvez cliquer sur une ligne dans le document ou accéder à l'onglet Révision pour afficher les modifications suggérées.

Quelles options d'affichage des modifications sont disponibles?

Les options incluent 'Toutes les marques', 'Marque simple', 'Aucune marque' et 'Original', chacune offrant une vue différente des modifications.

Comment accepter ou refuser une modification?

Pour accepter ou refuser une modification, sélectionnez la modification et cliquez sur 'Accepter' ou 'Refuser'. Vous pouvez également accepter ou refuser toutes les modifications en une seule fois.

Que se passe-t-il si je clique sur 'Aucune marque'?

Cliquer sur 'Aucune marque' masque simplement les marques sans les supprimer. Pour les supprimer définitivement, vous devez accepter ou refuser chaque modification.

Comment supprimer les commentaires dans mon document?

Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un commentaire pour le supprimer ou accéder au groupe Commentaires et choisir de supprimer tous les commentaires d'un simple clic.

Qu'est-ce que le suivi des modifications?

Le suivi des modifications est une fonctionnalité qui enregistre toutes les modifications apportées à un document, permettant aux utilisateurs de les examiner et de décider de les accepter ou de les refuser.

Quelques cas d'usages :

Révision de documents collaboratifs

Dans un environnement de travail où plusieurs personnes contribuent à un document, l'utilisation des fonctionnalités de révision permet de gérer efficacement les commentaires et modifications, garantissant que toutes les contributions sont prises en compte avant la finalisation du document.

Préparation de rapports

Lors de la préparation d'un rapport, les auteurs peuvent utiliser le suivi des modifications pour intégrer les retours de leurs collègues, facilitant ainsi la collaboration et l'amélioration du contenu final.

Édition de propositions commerciales

Les équipes de vente peuvent utiliser les outils de révision pour affiner les propositions commerciales, en acceptant ou en refusant les suggestions de modifications, ce qui améliore la clarté et l'impact de la proposition.

Gestion de documents juridiques

Dans le domaine juridique, le suivi des modifications est essentiel pour gérer les révisions de contrats et autres documents légaux, permettant de garder une trace des changements et d'assurer la conformité.

Formation et tutoriels

Les formateurs peuvent utiliser les fonctionnalités de révision pour créer des documents de formation, en intégrant les retours des participants et en s'assurant que le contenu est à jour et pertinent.

Glossaire :

Document original

Le document initial créé par l'auteur avant toute modification ou commentaire.

Modifications suggérées

Changements proposés par d'autres utilisateurs sur le document original.

Onglet Révision

Section dans un logiciel de traitement de texte où les modifications et commentaires peuvent être gérés.

Afficher pour la révision

Option permettant de choisir comment les modifications sont affichées dans le document.

Toutes les marques

Affiche toutes les modifications apportées au document.

Marque simple

Affiche les modifications de manière simplifiée, permettant de masquer certaines modifications.

Aucune marque

Affiche le document tel qu'il apparaîtrait une fois toutes les modifications acceptées.

Original

Affiche le document sans aucune modification ni commentaire.

Accepter

Action permettant d'intégrer une modification dans le document final.

Refuser

Action permettant de ne pas intégrer une modification dans le document final.

Suivi des modifications

Fonction qui enregistre toutes les modifications apportées à un document, permettant de les accepter ou de les refuser.

Commentaires

Notes ou remarques ajoutées par les réviseurs pour fournir des retours sur le document.

00:00:10

Voici ce qui s' affiche lorsque vous ouvrez le document.

00:00:15

Vous pouvez cliquer sur une ligne pour afficher les modifications ou accéder à l'onglet "Révision",

00:00:21

cliquer sur la flèche en regard de "Afficher pour la révision" et choisir une autre option.

00:00:27

L'option "Toutes les marques" affiche toutes les modifications. L'option "Marque simple" revient à cliquer sur une ligne pour masquer les modifications.

00:00:37

L'option "Aucune marque" affiche à quoi ressemblera le document, une fois toutes les modifications appliquées.

00:00:43

L'option "Original" affiche le document d'origine, sans les modifications.

00:00:48

À mesure que vous parcourez le document,

00:00:52

vous décidez ce que vous voulez faire des commentaires et modifications.

00:00:56

Lorsque vous apportez une modification,

00:00:58

votre marque apparaît dans une autre couleur.

00:01:01

Word choisit automatiquement une couleur pour chaque réviseur.

00:01:06

Vous pouvez modifier les éléments de votre choix, y compris les modifications apportées par d'autres personnes.

00:01:12

Si l'affichage des marques n'est pas clair,

00:01:15

cliquez sur la ligne pour afficher les marques simples.

00:01:19

Une fois que vous avez passé en revue les modifications,

00:01:22

vous devez finaliser le document, en supprimant les commentaires et les marques. Il ne suffit pas de cliquer sur "Aucune marque", car cette option masque simplement les marques, sans les supprimer.

00:01:34

Pour les supprimer de façon définitive, vous devez parcourir le document, et accepter ou refuser les modifications.

00:01:42

Sélectionnez "Toutes les marques".

00:01:45

Appuyez ensuite sur "Ctrl + Origine",

00:01:48

pour déplacer le curseur au tout début du document. Cliquez sur "Suivant".

00:01:53

La première modification est sélectionnée.

00:01:56

Décidez ce que vous voulez faire de la modification,

00:01:59

puis cliquez sur "Accepter" ou "Refuser".

00:02:03

La sélection passe à la modification suivante.

00:02:07

Décidez ce que vous voulez faire avec cette modification, pour passer à la modification suivante. Vous pouvez continuer de cette façon dans tout le document,

00:02:16

ou cliquer sur la flèche sous "Accepter" ou "Refuser", et choisir une option.

00:02:21

Vous pouvez accepter ou refuser une modification sans passer à la suivante,

00:02:26

vous pouvez simplement accepter ou refuser toutes les modifications dans le document,

00:02:32

ou accepter ou refuser toutes les modifications et arrêter le suivi des modifications.

00:02:38

Cette dernière option désactive le suivi des modifications, accepte toutes les modifications, et supprime les marques.

00:02:46

À présent, lorsque vous tapez dans le document,

00:02:50

vos modifications ne sont plus suivies.

00:02:53

La dernière opération que vous devez effectuer consiste à supprimer les commentaires.

00:02:58

Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un commentaire, pour le supprimer.

00:03:03

Vous pouvez également accéder au groupe "Commentaires",

00:03:07

cliquez sur la flèche sous "Supprimer", et supprimer tous les commentaires dans le document d'un simple clic.

00:03:13

Vous possédez désormais les notions de base de la révision, avec les commentaires et le suivi des modifications.

00:03:20

Le processus de révision peut devenir plus complexe,

00:03:23

notamment lorsque vous consultez les commentaires de plusieurs sources.

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