Word - Travailler à plusieurs sur un document Tutoriels

Découvrez comment travailler en toute sécurité à plusieurs sur un document dans Microsoft Word pour un usage professionnel dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options pour enregistrer le document sur le cloud, le partager avec vos collaborateurs, afficher les personnes qui modifient le document et résoudre les conflits de modifications.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de Word dans la gestion de la co-création de documents professionnels impliquant plusieurs personnes.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, co-création, partage de documents, présentation en ligne.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment collaborer efficacement sur un document en utilisant Word en ligne et les fonctionnalités de partage et de gestion des accès.

Chapitres :

Introduction à la collaboration sur un document
Pour commencer à travailler à plusieurs sur un document, il est essentiel de le sauvegarder sur le Cloud. Cela permet de partager le document avec d'autres utilisateurs qui pourront le modifier.
Ouverture et modification du document
Une fois le document partagé, les collaborateurs peuvent l'ouvrir et le modifier soit dans l'application de bureau, soit via Word Online. Lorsqu'ils suivent le lien que vous leur avez envoyé, le document s'ouvre dans la version bureautique de Word.
Suivi des modifications en temps réel
Word permet d'examiner le travail des collaborateurs en temps réel. Des indicateurs de couleur montrent l'emplacement exact où chaque personne effectue des modifications. En passant la souris sur ces indicateurs, le nom du collaborateur s'affiche.
Affichage des noms des collaborateurs
Pour afficher en permanence le nom des collaborateurs sur l'indicateur, rendez-vous dans l'onglet 'Fichier', puis cliquez sur 'Options'. Dans la section 'Général', cochez la case appropriée.
Notifications de présence
Tout au long de votre session de travail, Word vous avertit de l'arrivée ou du départ de vos collaborateurs sur le document. Cela vous permet de rester informé des modifications en cours.
Gestion des options de partage
À tout moment, vous pouvez modifier les options de partage. Cliquez sur 'Partager', puis sur les points de suspension et sur 'Gérer l'accès'. Vous verrez la liste des personnes ayant accès au document ainsi que le type de partage dont elles bénéficient.
Contrôle des accès
Pour chaque personne, vous pouvez choisir d'autoriser uniquement la consultation du document, empêchant ainsi toute modification. Si vous décidez d'arrêter complètement le partage, le collaborateur n'aura plus du tout accès au document.

FAQ :

Comment partager un document sur le Cloud?

Pour partager un document sur le Cloud, enregistrez d'abord le document sur le service de stockage en ligne, puis utilisez l'option de partage pour envoyer un lien aux personnes avec qui vous souhaitez collaborer.

Qu'est-ce que Word Online?

Word Online est une version de Microsoft Word accessible via un navigateur web, permettant aux utilisateurs de créer et de modifier des documents en ligne sans avoir besoin d'installer le logiciel.

Comment puis-je voir qui modifie mon document?

Des indicateurs de couleur dans le document montrent où chaque collaborateur effectue des modifications. En passant la souris sur ces indicateurs, vous pouvez voir le nom de la personne qui travaille sur cette section.

Puis-je limiter l'accès d'un collaborateur à un document?

Oui, vous pouvez limiter l'accès d'un collaborateur en choisissant de lui permettre uniquement de consulter le document sans pouvoir le modifier, ou en arrêtant complètement le partage.

Comment modifier les options de partage d'un document?

Pour modifier les options de partage, cliquez sur 'Partager', puis sur les points de suspension et sélectionnez 'Gérer l'accès' pour ajuster les permissions des utilisateurs.

Quelques cas d'usages :

Collaboration sur un projet d'équipe

Les membres d'une équipe peuvent travailler ensemble sur un document de projet en temps réel, en utilisant Word Online pour apporter des modifications simultanément et suivre les contributions de chacun grâce aux indicateurs de couleur.

Révision de documents

Un responsable peut partager un document avec des collaborateurs pour révision. Grâce aux options de partage, il peut contrôler qui peut modifier le document et qui peut seulement le consulter, facilitant ainsi le processus de révision.

Formation à distance

Lors d'une formation en ligne, un formateur peut partager un document avec les participants. Les indicateurs de couleur permettent au formateur de voir en temps réel les contributions des participants et d'interagir avec eux.

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent utiliser des documents partagés pour suivre l'avancement des tâches, en permettant à chaque membre de l'équipe de mettre à jour son statut directement dans le document.

Édition collaborative de contenu

Des rédacteurs peuvent collaborer sur un article ou un rapport, en utilisant Word Online pour apporter des modifications et des commentaires, tout en ayant la possibilité de gérer l'accès pour éviter les modifications non autorisées.

Glossaire :

Cloud

Un service de stockage en ligne qui permet de sauvegarder et de partager des fichiers via Internet.

Word Online

Une version en ligne de Microsoft Word qui permet de créer et de modifier des documents directement dans un navigateur web.

Indicateurs de couleur

Des marqueurs visuels dans un document collaboratif qui montrent où chaque utilisateur effectue des modifications.

Options de partage

Les paramètres qui déterminent comment un document peut être partagé et qui peut y accéder.

Gérer l'accès

Une fonctionnalité qui permet de contrôler qui peut voir ou modifier un document partagé.

00:00:14

puis le partager avec les personnes qui pourront le modifier.

00:00:20

Ouvrez et modifiez ensuite le document dans votre application de bureau ou avec Word Online.

00:00:25

Lorsque les personnes suivent le lien que vous leur avez envoyé, votre document s'ouvre dans la version bureautique de Word.

00:00:31

Maintenant vous pourrez examiner leur travail en temps réel.

00:00:35

Des indicateurs de couleur montrent l'emplacement exact du document où chaque personne est en train d'effectuer des modifications.

00:00:41

Lorsque vous passez votre souris sur ces indicateurs, le nom de votre collaborateur s'affiche.

00:00:46

Vous pouvez choisir d'afficher en permanence le nom des collaborateurs sur l'indicateur.

00:00:50

Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Fichier",

00:00:53

puis cliquez sur "Options".

00:00:55

Dans "Général",

00:00:58

cochez cette case.

00:01:00

Notez que cette option est appliquée à Word, et pas seulement à votre fichier. Elle sera donc active sur tous les documents sur lesquels vous travaillez en collaboration, tant que vous ne choisirez pas de la désactiver.

00:01:11

Tout au long de votre session de travail, Word vous avertit également de l'arrivée

00:01:17

ou du départ de vos collaborateurs sur le document.

00:01:21

Vous pouvez à tout moment modifier les options de partage. Pour cela, cliquez sur "Partager",

00:01:26

puis sur les points de suspension,

00:01:29

et sur "Gérer l'accès".

00:01:30

Vous retrouverez la liste des personnes ayant accès au document,

00:01:34

ainsi que le type de partage dont elles bénéficient.

00:01:37

Pour chaque personne, vous pouvez choisir d'autoriser uniquement la consultation du document,

00:01:41

et ainsi l'empêcher de modifier celui-ci,

00:01:44

ou d'arrêter complètement le partage. Si vous choisissez cette option, le collaborateur n'aura donc plus du tout accès au document.

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