Lists - Rester informé grâce aux alertes personnalisées Tutoriels

Découvrez comment rester informé grâce aux alertes personnalisées avec Microsoft Lists. Ce tutoriel vous montre comment créer des règles pour recevoir des notifications sur les modifications, ajouts ou suppressions dans vos listes. Explorez des options avancées comme les rappels avant une échéance et des modifications automatiques basé sur d'autres champs. Ne manquez pas cette opportunité de collaborer efficacement et de mieux gérer vos projets grâce à ces outils!

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment utiliser le système de règles dans Microsoft Lists pour être notifié des modifications dans une liste, ainsi que la création et la gestion de ces règles.

Chapitres :

Introduction au Système de Règles dans Microsoft Lists
Microsoft Lists propose un système de règles intégré qui permet aux utilisateurs de rester informés des modifications apportées à une liste existante. Ce système est accessible via le menu automatisé, facilitant la création de notifications personnalisées.
Création de Règles
Pour créer une règle, accédez au menu des règles et sélectionnez l'option pour en créer une. Vous pouvez définir différents types d'actions en fonction des modifications apportées aux éléments de la liste, telles que : - Modification d'un élément - Ajout d'un élément - Suppression d'un élément - Échéance d'un champ de date
Exemples de Notifications
Prenons l'exemple d'une règle de notification pour les modifications. Si une valeur dans la colonne 'salaire' est modifiée, vous pouvez choisir d'être notifié. Les combinaisons et les paramètres possibles sont variés, permettant une personnalisation selon les besoins de l'utilisateur.
Notifications par Email
Il est également possible de créer une règle qui envoie une notification par email pour tout ajout d'éléments à la liste. De même, des règles peuvent être établies pour les suppressions d'éléments.
Rappels d'Échéance
Si votre liste contient une colonne de type date, vous pouvez définir un rappel d'échéance un certain nombre de jours avant la date inscrite dans cette colonne. Cela permet de rester proactif concernant les échéances importantes.
Modification d'Informations Basée sur d'Autres Champs
Vous pouvez également créer une règle qui modifie une information en fonction d'une modification d'un autre champ. Par exemple, si la colonne 'statut' passe à 'cadre', la colonne 'contrat' peut être modifiée de 'CDD' à 'CDI'.
Gestion des Règles Actives
Pour désactiver ou supprimer une règle active, accédez au menu automatisé et sélectionnez 'gérer les règles'. Cela vous donnera une vue d'ensemble des règles en place, vous permettant d'intervenir facilement.
Paramètres Complémentaires
Il existe également d'autres paramètres liés aux notifications et avertissements, accessibles depuis le menu des trois petits points. Pour plus de détails sur ces fonctionnalités, un autre tutoriel est disponible.
Conclusion
Le système de règles dans Microsoft Lists offre une flexibilité et une personnalisation qui permettent aux utilisateurs de gérer efficacement leurs listes. En configurant des notifications et des rappels, vous pouvez améliorer votre productivité et rester informé des changements importants.

FAQ :

Comment créer une règle dans Microsoft List?

Pour créer une règle dans Microsoft List, accédez au menu automatisé, sélectionnez 'Créer une règle', puis définissez les actions souhaitées en fonction des modifications dans votre liste.

Quelles actions peuvent être automatisées avec des règles?

Les actions qui peuvent être automatisées incluent la notification lors de modifications, ajouts ou suppressions d'éléments, ainsi que la création de rappels d'échéance.

Comment recevoir des notifications par email pour les ajouts d'éléments?

Vous pouvez créer une règle qui envoie une notification par email chaque fois qu'un nouvel élément est ajouté à votre liste en configurant les paramètres dans le menu automatisé.

Que faire si je veux désactiver une règle existante?

Pour désactiver une règle active, allez dans le menu automatisé, sélectionnez 'Gérer les règles', et vous aurez une vue d'ensemble pour intervenir sur ces règles.

Comment fonctionne le rappel d'échéance dans Microsoft List?

Le rappel d'échéance vous permet de définir une alerte qui vous avertit un certain nombre de jours avant qu'une date inscrite dans une colonne de type date n'arrive.

Quelques cas d'usages :

Gestion des ressources humaines

Dans un service des ressources humaines, les règles de Microsoft List peuvent être utilisées pour automatiser les notifications lorsque le statut d'un employé change, par exemple, en passant de CDD à CDI, ce qui permet de suivre efficacement les évolutions des contrats.

Suivi des projets

Les équipes de projet peuvent utiliser des rappels d'échéance pour être alertées des dates limites importantes, garantissant ainsi que les tâches sont complétées à temps et que les projets avancent comme prévu.

Gestion des ventes

Dans un environnement de vente, les notifications peuvent être configurées pour alerter les équipes lorsqu'un nouvel élément est ajouté à la liste des prospects, permettant ainsi une réponse rapide et efficace.

Planification d'événements

Les organisateurs d'événements peuvent utiliser les rappels d'échéance pour s'assurer que toutes les étapes de planification sont respectées, en recevant des notifications à l'approche des dates clés.

Glossaire :

Microsoft List

Un outil de gestion de listes qui permet aux utilisateurs de créer, gérer et partager des listes d'informations de manière collaborative.

règles

Des paramètres définis par l'utilisateur pour automatiser des actions en fonction de modifications dans une liste.

notification

Un message ou un avertissement envoyé à un utilisateur pour l'informer d'un événement ou d'une modification dans une liste.

colonne

Une section verticale dans une liste qui contient des données spécifiques, comme le salaire ou la date.

rappel d'échéance

Une alerte configurée pour avertir un utilisateur d'un événement à venir, comme une date limite, plusieurs jours avant la date inscrite.

CDD

Contrat à Durée Déterminée, un type de contrat de travail qui a une date de fin définie.

CDI

Contrat à Durée Indéterminée, un type de contrat de travail sans date de fin définie.

00:00:05

règles me permettant d'être tenu au courant

00:00:08

des modifications effectuées dans une liste existante.

00:00:10

À partir du menu automatisé,

00:00:13

dans le menu règle,

00:00:14

je choisis de créer une règle.

00:00:17

Je vais pouvoir définir différents types

00:00:19

d'actions selon qu'un élément soit modifié,

00:00:22

ajouté,

00:00:22

supprimé ou encore lorsqu'un champ de date arrive à échéance.

00:00:27

prenons l'action de modification d'éléments ou je paramètre qu'en

00:00:31

cas d'une modification d'une valeur de la colonne salaire,

00:00:34

je souhaite être notifié.

00:00:37

Notons que les combinaisons et paramétrages possibles sont multiples.

00:00:41

je valide ici ma règle.

00:00:43

je peux aussi créer une règle systématisant la notification par mail

00:00:47

pour tout ajout d'éléments à la liste.

00:00:50

Idem

00:00:51

pour la suppression d'éléments.

00:00:55

Dans le cas où ma liste est pourvue d'une colonne de type date,

00:00:58

je peux définir un rappel d'échéance n jour

00:01:01

avant d'atteindre la date inscrite dans ma colonne.

00:01:04

Pour terminer,

00:01:05

je souhaite créer une règle modifiant une information

00:01:08

sur base d'une modification d'un autre champ.

00:01:11

Je définis ici que si la colonne statue passe à

00:01:14

cadre,

00:01:15

alors la colonne contrat

00:01:17

se verra modifiée,

00:01:18

passant de CDD

00:01:20

à CDI.

00:01:23

Pour désactiver ou supprimer une règle active

00:01:25

depuis le menu automatisé,

00:01:28

gérer les règles,

00:01:29

j'ai une vue d'ensemble me permettant d'intervenir sur ces règles.

00:01:35

Il existe également d'autres paramètres complémentaires liés aux notifications

00:01:39

et avertissements depuis le menu des trois petits points,

00:01:43

puis m'avertir.

00:01:44

Le détail est abordé dans un autre tutoriel dédié.

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