SharePoint - Travailler en collaboration sur un document SharePoint Tutoriels

Apprenez à collaborer efficacement sur un document SharePoint et découvrez comment travailler en équipe de manière fluide. Découvrez les fonctionnalités de partage, de modification simultanée et de suivi des modifications pour une collaboration optimale.

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Objectifs :

Comprendre comment Microsoft 365 facilite la collaboration en temps réel sur des documents, en particulier dans Excel, et découvrir les fonctionnalités clés qui améliorent l'expérience de travail en équipe.

Chapitres :

  1. Introduction à Microsoft 365
    Microsoft 365 a été déployé dans votre entreprise, offrant des outils puissants pour la collaboration. Contrairement aux réseaux précédents où le travail simultané sur un document était difficile, Microsoft 365 permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur le même document en temps réel, que ce soit dans Word, Excel ou PowerPoint.
  2. Collaboration en temps réel dans Excel
    Dans cet exemple, nous avons deux utilisateurs, Amaury Sylvestre et Steven Watson, travaillant sur le même document Excel ouvert en ligne. À gauche, Amaury peut voir un symbole indiquant que Steven est actuellement sur la cellule C2. Cela permet une interaction directe et instantanée entre les utilisateurs.
  3. Modifications et mises à jour
    Lorsque Amaury effectue des modifications, comme mettre les données sous forme de tableau, Steven voit immédiatement ces changements. Il est important de noter qu'un symbole apparaît si Steven commence à écrire sans valider sa cellule, indiquant qu'il est en train de travailler sur le document.
  4. Sauvegarde automatique et historique des versions
    La sauvegarde des documents est automatique, ce qui signifie que toutes les modifications sont enregistrées en temps réel, que les utilisateurs accèdent à Excel via leur téléphone ou sur l'application de bureau. De plus, l'historique des versions est accessible, permettant de revenir à des versions antérieures si nécessaire.
  5. Conclusion
    Grâce à Microsoft 365, la collaboration devient fluide, saine et efficace. Les fonctionnalités de travail en temps réel, de sauvegarde automatique et d'historique des versions améliorent considérablement l'expérience de travail en équipe, rendant le processus de création de documents plus collaboratif et productif.

FAQ :

Qu'est-ce que Microsoft 365?

Microsoft 365 est une suite d'applications de productivité qui inclut des outils comme Word, Excel et PowerPoint, permettant aux utilisateurs de collaborer en ligne et de travailler sur des documents simultanément.

Comment fonctionne la collaboration en temps réel dans Excel?

La collaboration en temps réel dans Excel permet à plusieurs utilisateurs de modifier le même document simultanément. Les modifications sont visibles instantanément pour tous les utilisateurs connectés.

Qu'est-ce que l'historique des versions et comment l'utiliser?

L'historique des versions est une fonctionnalité qui permet de voir et de restaurer des versions antérieures d'un document. Cela est utile pour suivre les modifications et revenir à une version précédente si nécessaire.

La sauvegarde automatique est-elle activée par défaut dans Microsoft 365?

Oui, la sauvegarde automatique est généralement activée par défaut dans Microsoft 365, ce qui signifie que toutes les modifications sont enregistrées automatiquement sans intervention de l'utilisateur.

Comment puis-je savoir si quelqu'un est en train d'écrire dans un document Excel?

Dans Excel, un symbole avec trois petits points apparaît à côté du nom de l'utilisateur qui est en train d'écrire, indiquant qu'il n'a pas encore validé sa cellule.

Quelques cas d'usages :

Gestion de budget d'équipe

Les équipes peuvent utiliser Excel dans Microsoft 365 pour collaborer sur un document de budget en temps réel, permettant à chaque membre de contribuer et de modifier les données simultanément, ce qui améliore l'efficacité et la précision des informations financières.

Création de présentations collaboratives

Les équipes de marketing peuvent travailler ensemble sur une présentation PowerPoint, chacun ajoutant des diapositives et des commentaires en temps réel, ce qui facilite la création d'une présentation cohérente et bien structurée.

Suivi des projets

Les chefs de projet peuvent utiliser Microsoft 365 pour créer des tableaux de suivi dans Excel, où les membres de l'équipe peuvent mettre à jour l'état des tâches en temps réel, permettant une meilleure gestion des délais et des ressources.

Analyse de données en équipe

Les analystes de données peuvent collaborer sur des ensembles de données dans Excel, en utilisant des fonctionnalités comme l'historique des versions pour suivre les modifications et s'assurer que les analyses sont basées sur les données les plus récentes.

Planification d'événements

Les équipes peuvent utiliser Microsoft 365 pour planifier des événements, en créant des documents partagés où chacun peut ajouter des idées, des tâches et des délais, facilitant ainsi la coordination et la communication.

Glossaire :

Microsoft 365

Une suite d'applications et de services de productivité en ligne, incluant Word, Excel, PowerPoint, et d'autres outils collaboratifs, permettant aux utilisateurs de travailler ensemble en temps réel.

Excel

Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour la gestion de données, les calculs, et la création de tableaux et graphiques.

Collaboration en temps réel

La capacité de plusieurs utilisateurs à travailler simultanément sur le même document ou projet, permettant des modifications instantanées visibles par tous.

Historique des versions

Une fonctionnalité qui permet de suivre les modifications apportées à un document, permettant aux utilisateurs de revenir à des versions antérieures si nécessaire.

Sauvegarde automatique

Une fonctionnalité qui enregistre automatiquement les modifications apportées à un document, réduisant le risque de perte de données.

Cellule

Une unité de base dans un tableur, où les utilisateurs peuvent entrer des données, des formules ou des fonctions.

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