SharePoint - Partager un document à une personne externe à mon site SharePoint Tutoriels

Apprenez comment partager facilement des documents avec des personnes externes à votre site SharePoint. Découvrez les étapes simples pour partager et collaborer efficacement avec vos collègues et partenaires.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager un document d'une bibliothèque SharePoint avec une personne qui n'a pas accès à ce site, tout en respectant les bonnes pratiques de sécurité.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cette vidéo, nous allons explorer comment partager un document d'une bibliothèque SharePoint avec un collègue qui n'a pas accès à ce site. Cela est essentiel pour collaborer efficacement tout en maintenant la sécurité des informations.
  2. Problématique du partage de documents
    Lorsque vous travaillez sur un appel d'offres dans SharePoint, il peut être nécessaire de demander l'avis d'un collègue. Cependant, si cette personne n'est pas membre du site SharePoint, il est inapproprié de lui donner un accès complet au site pour un seul document. Nous allons donc voir comment partager le document de manière sécurisée.
  3. Création d'un lien de partage
    Pour partager le document, commencez par placer votre souris sur le nom du document. Cliquez ensuite sur l'icône à droite pour créer un lien vers ce document. Vous aurez plusieurs options de lien à choisir, en fonction des autorisations que vous souhaitez accorder.
  4. Types de liens disponibles
    Voici les différents types de liens que vous pouvez créer :
  5. Envoi du lien
    Après avoir choisi le type de lien, vous pouvez définir les autorisations pour la personne, par exemple, si elle peut modifier ou consulter le document. Vous pouvez également ajouter un message qui sera envoyé par email. Une fois le lien créé, vous pouvez le copier et le partager via Teams ou par email.
  6. Gestion des accès
    Une fois que votre collègue a reçu le lien, vous pouvez gérer l'accès à tout moment. Si vous devez retirer l'accès, cliquez sur les trois petits points à côté du document et sélectionnez l'option pour supprimer le lien. Cela coupera immédiatement l'accès sans notification à l'utilisateur.
  7. Conclusion
    En quelques clics, vous pouvez partager un document d'une bibliothèque SharePoint avec une personne externe. Il est important de vérifier régulièrement les liens partagés pour garantir la sécurité des informations. Dans cet exemple, nous avons vu comment partager un document de manière sécurisée et efficace.

FAQ :

Comment partager un document SharePoint avec quelqu'un qui n'a pas accès au site?

Vous pouvez partager un document SharePoint en créant un lien vers celui-ci. Cliquez sur le nom du document, puis sur l'icône de partage. Choisissez le type de lien et spécifiez les autorisations pour la personne avec qui vous partagez le document.

Quels types de liens puis-je créer dans SharePoint?

Il existe plusieurs types de liens dans SharePoint : un lien accessible à tous, un lien réservé aux personnes de votre organisation, un lien pour ceux qui ont déjà accès, et un lien sécurisé pour une personne spécifique.

Comment puis-je révoquer l'accès d'une personne à un document SharePoint?

Pour révoquer l'accès, allez dans les paramètres de partage du document, cliquez sur les trois petits points à côté du lien de la personne, puis sélectionnez l'option pour supprimer l'accès.

Est-ce que la personne avec qui je partage le document reçoit une notification?

Oui, si vous choisissez d'envoyer un message lors du partage, la personne recevra une notification par email avec le lien vers le document.

Pourquoi est-il important de vérifier les liens partagés dans SharePoint?

Il est important de vérifier régulièrement les liens partagés pour s'assurer qu'ils sont toujours valides et que les accès non nécessaires sont révoqués, afin de maintenir la sécurité des informations.

Quelques cas d'usages :

Partage de documents pour la collaboration d'équipe

Dans un environnement de travail, les équipes peuvent utiliser SharePoint pour partager des documents de projet avec des membres externes. Par exemple, un chef de projet peut partager un document de spécifications avec un consultant en créant un lien sécurisé, permettant ainsi une collaboration efficace sans compromettre la sécurité des données.

Gestion des accès aux documents sensibles

Les responsables de la sécurité des informations peuvent utiliser SharePoint pour gérer les accès aux documents sensibles. En créant des liens spécifiques pour des utilisateurs autorisés, ils peuvent s'assurer que seules les personnes appropriées ont accès à des informations critiques, tout en pouvant révoquer ces accès facilement si nécessaire.

Suivi des retours sur les documents partagés

Les équipes peuvent partager des documents pour obtenir des retours d'autres membres ou partenaires. Par exemple, après avoir partagé un document avec un lien, le responsable peut suivre les retours et ajuster le contenu en fonction des commentaires reçus, améliorant ainsi la qualité du travail final.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Document Word

Un fichier créé avec Microsoft Word, un logiciel de traitement de texte, utilisé pour rédiger, formater et partager des documents textuels.

Lien

Une URL ou un hyperlien qui permet d'accéder à un document ou à une ressource en ligne. Dans le contexte de SharePoint, il s'agit d'un lien vers un document spécifique.

Autorisation

Les permissions accordées à un utilisateur pour accéder, modifier ou consulter un document ou une ressource. Les types d'autorisation incluent 'modifier', 'consulter' et 'réviser'.

Sécurité

Les mesures et pratiques mises en place pour protéger les informations et les ressources contre les accès non autorisés ou les fuites de données.

Accès

La capacité d'un utilisateur à interagir avec un document ou une ressource, qui peut être limité par des autorisations spécifiques.

Notification

Un message ou une alerte envoyée à un utilisateur pour l'informer d'un événement ou d'une mise à jour, comme la réception d'un lien ou d'un document.

résultat(s)
00:00:00
Vous travaillez actuellement sur
00:00:01
un appel d'offres dans votre
00:00:04
bibliothèque de documents SharePoint
00:00:06
sous la forme de ce document Word.
00:00:09
Vous souhaitez avoir l'avis
00:00:10
d'un ou d'une de vos collègues.
00:00:11
Malheureusement, cette personne ne
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fait pas partie de ce site SharePoint.
00:00:16
Comment pouvez vous lui partager
00:00:19
ce document ?
00:00:19
Lui donner un accès complet à
00:00:22
tout le site SharePoint simplement
00:00:24
pour utiliser un document et tout
00:00:27
simplement inenvisageable en termes
00:00:28
de sécurité et de bonnes pratiques.
00:00:31
Nous.
00:00:31
Tout simplement venir partager
00:00:33
ce document sous forme de lien.
00:00:36
Nous allons commencer par mettre
00:00:37
notre souris sur le nom du document,
00:00:39
puis sur le symbole juste à droite.
00:00:44
Cela me permet de créer un lien
00:00:47
vers ce document.
00:00:48
Je vais choisir le type de lien
00:00:51
par défaut dans mon organisation.
00:00:53
Le type de lien.
00:00:54
Les personnes que vous spécifiez
00:00:56
peuvent modifier le contenu.
00:00:58
Cela signifie que je dois venir
00:01:01
définir précisément le nom d'une personne.
00:01:04
Si je rentre le nom de Lisa,
00:01:07
je choisis ensuite le type d'autorisation.
00:01:09
Est ce que l'ISAPORA modifier,
00:01:11
consulter ou réviser ce document
00:01:13
ici elle pourra le modifier.
00:01:16
Je peux ici lui écrire un message
00:01:19
qui lui parviendra sous forme de mail
00:01:21
si je clique sur le bouton envoyer.
00:01:24
Si je clique sur le bouton copier le lien,
00:01:26
Eh bien je pourrais simplement lui
00:01:29
copier ce lien dans une réunion teams
00:01:31
par message teams ou dans un email
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que je suis déjà en train d'écrire.
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Si ce type de lien ne me convient pas,
00:01:39
un simple clic gauche dessus
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et j'ai maintenant accès aux
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différentes possibilités proposées
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au sein de mon organisation.
00:01:49
Le premier type de lien est
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généralement désactivé.
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Ce lien est ouvert à absolument toutes
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les personnes pouvant tomber dessus.
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La notion de sécurité n'est donc pas
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très respectée en ce qui le concerne.
00:02:02
Le 2e lien signifie simplement que
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seules des personnes au sein de
00:02:07
votre organisation pourront l'ouvrir.
00:02:09
Le 3e est un lien que je vais
00:02:12
créer pour quelqu'un ayant déjà un
00:02:14
accès à ce dernier.
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Et le 4e,
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le plus sécurisé en ce qui nous
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concerne en terme de bonnes pratiques,
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signifie que seule la personne définie
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dans ce lien pourra cliquer dessus.
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Je clique sur appliquer. Envoyer ?
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Lisa a bel et bien reçu mon lien.
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Elle n'a pas accès au site
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SharePoint complet hub biosmith.
00:02:43
Une fois son retour effectué sur ce
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document, je peux revenir dessus,
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cliquer sur les 3 petits points.
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J'ai relax, l'accès.
00:02:53
Et je retrouverai dans l'onglet lien.
00:02:57
Les liens différents que j'ai pu créer,
00:03:00
nous vous invitons non pas
00:03:03
quotidiennement mais peut-être
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mensuellement trimestriellement
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à venir vérifier les liens étant
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actuellement dans la nature.
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Ici, le lien de Lisa est encore valide.
00:03:13
Elle m'a fait son retour,
00:03:14
elle n'a plus besoin d'y avoir accès.
00:03:16
Pour éviter toute maladresse,
00:03:18
je clique sur le symbole de
00:03:20
poubelle afin de supprimer ce lien.
00:03:23
Son accès se coupe instantanément et
00:03:25
elle ne recevra pas de notification.
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J'ai donc en quelques clics partager
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un document d'une bibliothèque
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SharePoint à une personne
00:03:34
externe à cette bibliothèque.

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