SharePoint - Lancer la synchronisation d'une bibliothèque de documents Tutoriels
Lancez la synchronisation de votre bibliothèque de documents SharePoint pour une collaboration fluide et une découverte simplifiée. Apprenez comment synchroniser vos fichiers locaux avec SharePoint et accédez à vos documents en ligne où que vous soyez.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à synchroniser un dossier SharePoint avec votre ordinateur pour un accès rapide et efficace aux documents, tout en comprenant les implications de cette synchronisation.
Chapitres :
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Introduction à la synchronisation de SharePoint
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment synchroniser un dossier SharePoint sur votre ordinateur. Cela vous permettra d'accéder rapidement à vos documents sans avoir à ouvrir votre navigateur et à naviguer dans la bibliothèque de documents. -
Processus de synchronisation
Pour synchroniser votre dossier SharePoint, il vous suffit de cliquer sur le bouton de synchronisation. Selon votre navigateur, une demande d'autorisation pour ouvrir OneDrive apparaîtra. Une fois la synchronisation lancée, vous pouvez fermer la boîte de dialogue. Vous remarquerez alors l'apparition d'un nouvel onglet dans votre explorateur de fichiers, avec le nom de votre dossier SharePoint et un symbole de bâtiment bleu. -
Accès aux documents synchronisés
Après la synchronisation, vous aurez un accès rapide à votre dossier et à tous les documents qu'il contient. Il est important de noter que ce n'est pas une copie des fichiers. Toute modification apportée à ces documents sera visible par vos collègues travaillant sur le site SharePoint. De même, si vos collègues modifient un document, vous verrez ces changements lorsque vous l'ouvrirez depuis votre explorateur de fichiers. -
Statut des documents
Un indicateur de statut apparaît également pour chaque document. Un petit V vert sur fond blanc indique que votre document est à jour, tandis qu'un nuage bleu sur fond blanc signifie que vous devez être connecté à Internet pour ouvrir le document pour la première fois. Si vous double-cliquez sur un document Excel, le symbole changera, indiquant qu'il est désormais accessible même sans connexion Internet, et les mises à jour se synchroniseront dès que la connexion sera rétablie. -
Arrêter la synchronisation
Si vous souhaitez arrêter la synchronisation, il est crucial de ne pas cliquer sur le dossier et de sélectionner 'supprimer', car cela supprimerait le dossier actuel et entraînerait la perte de données pour vos collègues. Au lieu de cela, allez dans la zone de notification en bas à droite de votre écran, cliquez avec le bouton droit sur l'icône de nuage bleu, puis sélectionnez 'paramètres'. Dans l'onglet 'compte', vous trouverez la liste des dossiers synchronisés. Trouvez le dossier en question et cliquez sur 'arrêter la synchronisation'. -
Conclusion
En résumé, la synchronisation d'un dossier SharePoint vous permet d'accéder facilement à vos documents tout en maintenant une collaboration en temps réel avec vos collègues. Soyez prudent lors de l'arrêt de la synchronisation pour éviter toute perte de données. Évitez de synchroniser une bibliothèque complète si vous n'avez besoin que d'un seul dossier.
FAQ :
Comment synchroniser un dossier SharePoint avec mon ordinateur?
Pour synchroniser un dossier SharePoint, cliquez sur le bouton de synchronisation dans votre navigateur. Vous devrez peut-être autoriser l'ouverture de OneDrive. Une fois la synchronisation terminée, le dossier apparaîtra dans votre explorateur de fichiers.
Que se passe-t-il si je modifie un document synchronisé?
Si vous modifiez un document synchronisé, les modifications seront visibles par vos collègues sur SharePoint. La synchronisation permet de travailler en temps réel sur les mêmes fichiers.
Comment arrêter la synchronisation d'un dossier?
Pour arrêter la synchronisation, faites un clic droit sur l'icône OneDrive dans la barre des tâches, allez dans les paramètres, trouvez le dossier que vous souhaitez désynchroniser et cliquez sur 'arrêter la synchronisation'.
Puis-je synchroniser uniquement un dossier spécifique dans SharePoint?
Oui, il est recommandé de ne synchroniser qu'un dossier spécifique plutôt qu'une bibliothèque complète si vous n'avez besoin que de certains fichiers.
Comment savoir si un document est à jour?
Un petit V vert sur fond blanc indique que votre document est à jour. Si un nuage bleu apparaît, cela signifie que vous devez être connecté à Internet pour ouvrir le document.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet
Les équipes de projet peuvent synchroniser des dossiers SharePoint contenant des documents de projet pour un accès rapide et en temps réel, ce qui améliore la collaboration et la productivité.
Partage de documents
Les utilisateurs peuvent synchroniser des dossiers contenant des documents importants pour les partager facilement avec leurs collègues, garantissant que tout le monde a accès aux dernières versions.
Accès hors ligne
Les employés peuvent synchroniser des fichiers sur leur ordinateur pour y accéder même sans connexion Internet, ce qui est utile lors de déplacements ou dans des zones à faible connectivité.
Formation et développement
Les formateurs peuvent synchroniser des ressources de formation sur SharePoint pour que les participants aient un accès facile aux documents nécessaires pendant les sessions de formation.
Sauvegarde de données
La synchronisation de dossiers SharePoint permet de sauvegarder automatiquement les fichiers importants, réduisant ainsi le risque de perte de données en cas de problème avec l'ordinateur local.
Glossaire :
Microsoft SharePoint
Une plateforme de collaboration et de gestion de contenu qui permet aux utilisateurs de stocker, organiser, partager et accéder à des informations à partir de n'importe quel appareil.
Synchronisation
Le processus de mise à jour des fichiers sur un appareil local pour qu'ils correspondent à ceux stockés sur un serveur, permettant un accès rapide et en temps réel aux documents.
OneDrive
Un service de stockage en nuage de Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers en ligne.
Explorateur de fichiers
Une application sur les systèmes d'exploitation Windows qui permet aux utilisateurs de naviguer dans les fichiers et dossiers de leur ordinateur.
Statut du document
Indicateur visuel qui montre si un document est à jour ou nécessite une connexion Internet pour être ouvert.
Nuage bleu
Icône représentant OneDrive, indiquant que le fichier est stocké dans le cloud.
Clic droit
Action effectuée en appuyant sur le bouton droit de la souris, souvent utilisée pour ouvrir des menus contextuels.
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