SharePoint - Lancer la synchronisation d'une bibliothèque de documents Tutoriels

Lancez la synchronisation de votre bibliothèque de documents SharePoint pour une collaboration fluide et une découverte simplifiée. Apprenez comment synchroniser vos fichiers locaux avec SharePoint et accédez à vos documents en ligne où que vous soyez.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à synchroniser un dossier SharePoint avec votre ordinateur pour un accès rapide et efficace aux documents, tout en comprenant les implications de cette synchronisation.

Chapitres :

Introduction à la synchronisation de SharePoint
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment synchroniser un dossier SharePoint sur votre ordinateur. Cela vous permettra d'accéder rapidement à vos documents sans avoir à ouvrir votre navigateur et à naviguer dans la bibliothèque de documents.
Processus de synchronisation
Pour synchroniser votre dossier SharePoint, il vous suffit de cliquer sur le bouton de synchronisation. Selon votre navigateur, une demande d'autorisation pour ouvrir OneDrive apparaîtra. Une fois la synchronisation lancée, vous pouvez fermer la boîte de dialogue. Vous remarquerez alors l'apparition d'un nouvel onglet dans votre explorateur de fichiers, avec le nom de votre dossier SharePoint et un symbole de bâtiment bleu.
Accès aux documents synchronisés
Après la synchronisation, vous aurez un accès rapide à votre dossier et à tous les documents qu'il contient. Il est important de noter que ce n'est pas une copie des fichiers. Toute modification apportée à ces documents sera visible par vos collègues travaillant sur le site SharePoint. De même, si vos collègues modifient un document, vous verrez ces changements lorsque vous l'ouvrirez depuis votre explorateur de fichiers.
Statut des documents
Un indicateur de statut apparaît également pour chaque document. Un petit V vert sur fond blanc indique que votre document est à jour, tandis qu'un nuage bleu sur fond blanc signifie que vous devez être connecté à Internet pour ouvrir le document pour la première fois. Si vous double-cliquez sur un document Excel, le symbole changera, indiquant qu'il est désormais accessible même sans connexion Internet, et les mises à jour se synchroniseront dès que la connexion sera rétablie.
Arrêter la synchronisation
Si vous souhaitez arrêter la synchronisation, il est crucial de ne pas cliquer sur le dossier et de sélectionner 'supprimer', car cela supprimerait le dossier actuel et entraînerait la perte de données pour vos collègues. Au lieu de cela, allez dans la zone de notification en bas à droite de votre écran, cliquez avec le bouton droit sur l'icône de nuage bleu, puis sélectionnez 'paramètres'. Dans l'onglet 'compte', vous trouverez la liste des dossiers synchronisés. Trouvez le dossier en question et cliquez sur 'arrêter la synchronisation'.
Conclusion
En résumé, la synchronisation d'un dossier SharePoint vous permet d'accéder facilement à vos documents tout en maintenant une collaboration en temps réel avec vos collègues. Soyez prudent lors de l'arrêt de la synchronisation pour éviter toute perte de données. Évitez de synchroniser une bibliothèque complète si vous n'avez besoin que d'un seul dossier.

FAQ :

Comment synchroniser un dossier SharePoint avec mon ordinateur?

Pour synchroniser un dossier SharePoint, cliquez sur le bouton de synchronisation dans votre navigateur. Vous devrez peut-être autoriser l'ouverture de OneDrive. Une fois la synchronisation terminée, le dossier apparaîtra dans votre explorateur de fichiers.

Que se passe-t-il si je modifie un document synchronisé?

Si vous modifiez un document synchronisé, les modifications seront visibles par vos collègues sur SharePoint. La synchronisation permet de travailler en temps réel sur les mêmes fichiers.

Comment arrêter la synchronisation d'un dossier?

Pour arrêter la synchronisation, faites un clic droit sur l'icône OneDrive dans la barre des tâches, allez dans les paramètres, trouvez le dossier que vous souhaitez désynchroniser et cliquez sur 'arrêter la synchronisation'.

Puis-je synchroniser uniquement un dossier spécifique dans SharePoint?

Oui, il est recommandé de ne synchroniser qu'un dossier spécifique plutôt qu'une bibliothèque complète si vous n'avez besoin que de certains fichiers.

Comment savoir si un document est à jour?

Un petit V vert sur fond blanc indique que votre document est à jour. Si un nuage bleu apparaît, cela signifie que vous devez être connecté à Internet pour ouvrir le document.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Les équipes de projet peuvent synchroniser des dossiers SharePoint contenant des documents de projet pour un accès rapide et en temps réel, ce qui améliore la collaboration et la productivité.

Partage de documents

Les utilisateurs peuvent synchroniser des dossiers contenant des documents importants pour les partager facilement avec leurs collègues, garantissant que tout le monde a accès aux dernières versions.

Accès hors ligne

Les employés peuvent synchroniser des fichiers sur leur ordinateur pour y accéder même sans connexion Internet, ce qui est utile lors de déplacements ou dans des zones à faible connectivité.

Formation et développement

Les formateurs peuvent synchroniser des ressources de formation sur SharePoint pour que les participants aient un accès facile aux documents nécessaires pendant les sessions de formation.

Sauvegarde de données

La synchronisation de dossiers SharePoint permet de sauvegarder automatiquement les fichiers importants, réduisant ainsi le risque de perte de données en cas de problème avec l'ordinateur local.

Glossaire :

Microsoft SharePoint

Une plateforme de collaboration et de gestion de contenu qui permet aux utilisateurs de stocker, organiser, partager et accéder à des informations à partir de n'importe quel appareil.

Synchronisation

Le processus de mise à jour des fichiers sur un appareil local pour qu'ils correspondent à ceux stockés sur un serveur, permettant un accès rapide et en temps réel aux documents.

OneDrive

Un service de stockage en nuage de Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers en ligne.

Explorateur de fichiers

Une application sur les systèmes d'exploitation Windows qui permet aux utilisateurs de naviguer dans les fichiers et dossiers de leur ordinateur.

Statut du document

Indicateur visuel qui montre si un document est à jour ou nécessite une connexion Internet pour être ouvert.

Nuage bleu

Icône représentant OneDrive, indiquant que le fichier est stocké dans le cloud.

Clic droit

Action effectuée en appuyant sur le bouton droit de la souris, souvent utilisée pour ouvrir des menus contextuels.

00:00:00

Vous travaillez sur Microsoft SharePoint

00:00:03

depuis maintenant quelques temps.

00:00:05

Et on vous a mis en charge

00:00:08

du dossier devis travaux.

00:00:10

Vous souhaiteriez par contre trouver un

00:00:12

moyen peut être plus rapide d'accéder à

00:00:15

ces documents que d'avoir à ouvrir votre

00:00:18

navigateur et d'accéder à cette bibliothèque.

00:00:21

Vous pouvez tout à fait venir

00:00:24

synchroniser votre dossier SharePoint.

00:00:26

Un simple clic gauche sur ce bouton.

00:00:29

Selon votre navigateur,

00:00:30

il vous sera demandé d'autoriser

00:00:32

l'ouverture de onedrive.

00:00:35

Et cette fenêtre apparaîtra.

00:00:37

Nous synchronisons vos fichiers.

00:00:38

Vous pouvez fermer cette boîte de dialogue.

00:00:42

Une fois fait,

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si j'ouvre mon explorateur de fichiers,

00:00:46

je peux remarquer l'apparition

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d'un nouvel onglet.

00:00:51

L'onglet mandarine Academy,

00:00:52

ainsi que le symbole du bâtiment bleu.

00:00:56

Et en dessous, groupe magique, devis travaux.

00:01:01

J'ai maintenant directement un accès rapide

00:01:04

à ce dossier ainsi qu'à tous les documents.

00:01:07

Attention, ce n'est pas une copie,

00:01:10

si je viens faire la moindre modification

00:01:11

sur l'un de ces 2 documents,

00:01:13

mes collègues travaillant sur le site

00:01:16

SharePoint verront ces modifications.

00:01:18

Si mes collègues je viens de modifier

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l'un de ces 2 documents et que je les

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ouvre à partir de l'explorateur de fichiers,

00:01:23

je verrai ces modifications.

00:01:26

La colonne statue est également apparue.

00:01:29

Un petit V vert sur fond blanc

00:01:32

comme celui-ci vous indique que

00:01:35

votre document est à jour.

00:01:37

Nuage bleu sur fond blanc comme celui-ci

00:01:40

vous indique que afin d'ouvrir le

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document jour de congé une première fois,

00:01:46

je vais devoir disposer d'une

00:01:49

connexion internet.

00:01:50

Je double-clique sur ce document Excel.

00:01:56

Et le symbole a maintenant changé.

00:02:01

Celui-ci est dorénavant accessible

00:02:02

même lorsque je n'aurai pas de

00:02:04

connexion internet et la mise à

00:02:07

jour des modifications se fera dès

00:02:09

qu'une connexion sera retrouvée.

00:02:11

Attention si vous souhaitez

00:02:14

maintenant arrêter la synchronisation.

00:02:16

Ne faites surtout pas l'erreur

00:02:19

d'aller cliquer sur votre dossier

00:02:21

puis d'appuyer sur supprimer.

00:02:22

Nous allons aller en bas à droite de

00:02:25

notre ordinateur sur le nuage bleu.

00:02:27

Et faire un clic droit.

00:02:30

Cuit Roux, crantée, paramètres.

00:02:38

Dans compte, vous trouverez la liste

00:02:42

complète des dossiers ainsi que de

00:02:45

votre onedrive que vous synchronisez.

00:02:47

Je vais simplement trouver le

00:02:49

dossier en question et cliquer

00:02:52

sur arrêter la synchronisation.

00:02:54

Faire un clic gauche à partir de

00:02:57

l'explorateur de fichiers et cliquez

00:02:59

sur supprimer aurait eu pour effet

00:03:01

de supprimer le dossier actuel.

00:03:03

Et tous mes collègues auraient

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perdu leurs données également.

00:03:08

Je vais donc venir en un clic

00:03:10

arrêter la synchronisation.

00:03:15

Et je peux remarquer.

00:03:17

Le dossier de vie travaux n'est

00:03:21

maintenant plus disponible.

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C'est ainsi que nous pouvons

00:03:24

synchroniser une bibliothèque de

00:03:25

documents ou un dossier spécifique.

00:03:27

Attention à ne pas synchroniser

00:03:29

une bibliothèque complète si vous

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n'avez besoin que d'un seul dossier.

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