SharePoint - Lancer la synchronisation d'une bibliothèque de documents Tutoriels

Lancez la synchronisation de votre bibliothèque de documents SharePoint pour une collaboration fluide et une découverte simplifiée. Apprenez comment synchroniser vos fichiers locaux avec SharePoint et accédez à vos documents en ligne où que vous soyez.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à synchroniser un dossier SharePoint sur votre ordinateur pour un accès rapide et efficace aux documents, tout en comprenant les implications de cette synchronisation.

Chapitres :

  1. Introduction à la synchronisation de SharePoint
    Dans cette vidéo, nous allons explorer comment synchroniser un dossier SharePoint pour faciliter l'accès à vos documents. Cela vous permettra d'éviter d'ouvrir votre navigateur à chaque fois que vous avez besoin d'accéder à ces fichiers.
  2. Processus de synchronisation
    Pour synchroniser votre dossier SharePoint, suivez ces étapes simples : - Cliquez sur le bouton de synchronisation dans votre interface SharePoint. - Selon votre navigateur, vous devrez peut-être autoriser l'ouverture de OneDrive. - Une fois la synchronisation lancée, une fenêtre apparaîtra indiquant que vos fichiers sont en cours de synchronisation. Vous pouvez fermer cette boîte de dialogue.
  3. Accès aux fichiers synchronisés
    Après la synchronisation, vous remarquerez un nouvel onglet dans votre explorateur de fichiers, intitulé 'Mandarine Academy', avec un symbole de bâtiment bleu. Sous cet onglet, vous trouverez le groupe 'Devis Travaux'. Cela vous donne un accès rapide à ce dossier et à tous les documents qu'il contient. Il est important de noter que ce n'est pas une copie des fichiers ; toute modification apportée sera visible par vos collègues sur SharePoint.
  4. Indicateurs de statut des documents
    Dans votre explorateur de fichiers, vous verrez également une colonne de statut. Un petit V vert sur fond blanc indique que votre document est à jour. Un nuage bleu sur fond blanc signifie que vous devez être connecté à Internet pour ouvrir le document pour la première fois. Si vous double-cliquez sur un document Excel, le symbole changera, indiquant qu'il est désormais accessible même sans connexion Internet, et les mises à jour se synchroniseront dès que la connexion sera rétablie.
  5. Arrêter la synchronisation
    Si vous souhaitez arrêter la synchronisation d'un dossier, ne cliquez pas sur le dossier et n'appuyez pas sur supprimer. Au lieu de cela, allez en bas à droite de votre écran sur l'icône de nuage bleu, faites un clic droit et sélectionnez 'Paramètres'. Dans l'onglet 'Compte', vous trouverez la liste des dossiers synchronisés. Trouvez le dossier en question et cliquez sur 'Arrêter la synchronisation'. Cela évitera de supprimer le dossier actuel et de perdre des données pour vous et vos collègues.
  6. Conclusion
    En résumé, la synchronisation d'un dossier SharePoint vous permet d'accéder rapidement à vos documents tout en maintenant une collaboration efficace avec vos collègues. Soyez prudent lors de l'arrêt de la synchronisation pour éviter toute perte de données. N'oubliez pas de synchroniser uniquement les dossiers nécessaires pour une gestion optimale de vos fichiers.

FAQ :

Comment synchroniser un dossier SharePoint avec mon ordinateur?

Pour synchroniser un dossier SharePoint, cliquez sur le bouton de synchronisation dans votre bibliothèque de documents. Vous devrez peut-être autoriser l'ouverture de OneDrive, après quoi vos fichiers seront synchronisés et accessibles via l'Explorateur de fichiers.

Que se passe-t-il si je modifie un document synchronisé?

Si vous modifiez un document synchronisé, les modifications seront visibles par vos collègues travaillant sur le site SharePoint. Les fichiers ne sont pas des copies, mais des accès directs aux documents originaux.

Comment arrêter la synchronisation d'un dossier?

Pour arrêter la synchronisation d'un dossier, faites un clic droit sur l'icône de OneDrive dans la barre des tâches, allez dans 'Paramètres', puis trouvez le dossier que vous souhaitez désynchroniser et cliquez sur 'Arrêter la synchronisation'.

Puis-je synchroniser uniquement un dossier spécifique dans SharePoint?

Oui, il est recommandé de ne synchroniser qu'un seul dossier spécifique plutôt qu'une bibliothèque complète si vous n'avez besoin que de certains documents.

Comment savoir si un document est à jour?

Un petit V vert sur fond blanc indique que votre document est à jour. Si le symbole est un nuage bleu sur fond blanc, cela signifie que vous devez être connecté à Internet pour ouvrir le document.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Les équipes de projet peuvent synchroniser des dossiers spécifiques contenant des devis et des documents de travail pour un accès rapide et en temps réel, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.

Partage de documents

Les utilisateurs peuvent synchroniser des documents importants avec leurs collègues, garantissant que tout le monde a accès à la version la plus récente sans avoir à naviguer dans le site SharePoint.

Accès hors ligne

Les employés peuvent accéder à des documents synchronisés même sans connexion Internet, ce qui est particulièrement utile lors de déplacements ou dans des zones à faible connectivité.

Éviter la perte de données

En utilisant la synchronisation, les utilisateurs évitent de supprimer accidentellement des dossiers dans l'Explorateur de fichiers, ce qui pourrait entraîner la perte de données pour toute l'équipe.

Optimisation des flux de travail

Les entreprises peuvent optimiser leurs flux de travail en synchronisant uniquement les dossiers nécessaires, ce qui réduit le désordre et améliore l'efficacité dans la gestion des documents.

Glossaire :

Microsoft SharePoint

Une plateforme de collaboration et de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de stocker, organiser, partager et accéder à des informations à partir de n'importe quel appareil.

Synchronisation

Le processus de mise à jour des fichiers sur un appareil local pour qu'ils correspondent à ceux stockés sur un serveur, permettant un accès rapide et en temps réel aux documents.

OneDrive

Un service de stockage en nuage proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers en ligne.

Explorateur de fichiers

Une application sur les systèmes d'exploitation Windows qui permet aux utilisateurs de naviguer dans les fichiers et dossiers de leur ordinateur.

Statut du document

Une indication visuelle qui montre si un document est à jour ou nécessite une connexion Internet pour être ouvert.

Nuage bleu

Un symbole dans l'interface de OneDrive qui indique que le fichier est stocké dans le cloud et nécessite une connexion Internet pour y accéder.

Clic droit

Une action effectuée en cliquant avec le bouton droit de la souris, souvent utilisée pour ouvrir des menus contextuels.

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Vous travaillez sur Microsoft SharePoint
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depuis maintenant quelques temps.
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Et on vous a mis en charge
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du dossier devis travaux.
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Vous souhaiteriez par contre trouver un
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moyen peut être plus rapide d'accéder à
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ces documents que d'avoir à ouvrir votre
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navigateur et d'accéder à cette bibliothèque.
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Vous pouvez tout à fait venir
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synchroniser votre dossier SharePoint.
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Un simple clic gauche sur ce bouton.
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Selon votre navigateur,
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il vous sera demandé d'autoriser
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l'ouverture de onedrive.
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Et cette fenêtre apparaîtra.
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Nous synchronisons vos fichiers.
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Vous pouvez fermer cette boîte de dialogue.
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Une fois fait,
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si j'ouvre mon explorateur de fichiers,
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je peux remarquer l'apparition
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d'un nouvel onglet.
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L'onglet mandarine Academy,
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ainsi que le symbole du bâtiment bleu.
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Et en dessous, groupe magique, devis travaux.
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J'ai maintenant directement un accès rapide
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à ce dossier ainsi qu'à tous les documents.
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Attention, ce n'est pas une copie,
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si je viens faire la moindre modification
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sur l'un de ces 2 documents,
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mes collègues travaillant sur le site
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SharePoint verront ces modifications.
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Si mes collègues je viens de modifier
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l'un de ces 2 documents et que je les
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ouvre à partir de l'explorateur de fichiers,
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je verrai ces modifications.
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La colonne statue est également apparue.
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Un petit V vert sur fond blanc
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comme celui-ci vous indique que
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votre document est à jour.
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Nuage bleu sur fond blanc comme celui-ci
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vous indique que afin d'ouvrir le
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document jour de congé une première fois,
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je vais devoir disposer d'une
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connexion internet.
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Je double-clique sur ce document Excel.
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Et le symbole a maintenant changé.
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Celui-ci est dorénavant accessible
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même lorsque je n'aurai pas de
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connexion internet et la mise à
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jour des modifications se fera dès
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qu'une connexion sera retrouvée.
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Attention si vous souhaitez
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maintenant arrêter la synchronisation.
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Ne faites surtout pas l'erreur
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d'aller cliquer sur votre dossier
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puis d'appuyer sur supprimer.
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Nous allons aller en bas à droite de
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notre ordinateur sur le nuage bleu.
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Et faire un clic droit.
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Cuit Roux, crantée, paramètres.
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Dans compte, vous trouverez la liste
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complète des dossiers ainsi que de
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votre onedrive que vous synchronisez.
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Je vais simplement trouver le
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dossier en question et cliquer
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sur arrêter la synchronisation.
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Faire un clic gauche à partir de
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l'explorateur de fichiers et cliquez
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sur supprimer aurait eu pour effet
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de supprimer le dossier actuel.
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Et tous mes collègues auraient
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perdu leurs données également.
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Je vais donc venir en un clic
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arrêter la synchronisation.
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Et je peux remarquer.
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Le dossier de vie travaux n'est
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maintenant plus disponible.
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C'est ainsi que nous pouvons
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synchroniser une bibliothèque de
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documents ou un dossier spécifique.
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Attention à ne pas synchroniser
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une bibliothèque complète si vous
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n'avez besoin que d'un seul dossier.

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