SharePoint - Renommer un document et retrouver son emplacement Tutoriels

Apprenez à renommer facilement vos documents et à retrouver leur emplacement dans SharePoint. Découvrez comment collaborer efficacement et optimiser votre expérience de travail.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment créer et renommer un document Word dans une bibliothèque de documents SharePoint, tout en abordant les problèmes courants liés à la gestion des fichiers.

Chapitres :

Introduction à SharePoint
Dans cette section, nous explorons l'interface de la bibliothèque de documents SharePoint. SharePoint est un outil puissant pour le stockage et la gestion de documents en ligne, facilitant la collaboration au sein des équipes.
Création d'un document Word
Pour commencer, cliquez sur 'Nouveau' puis sélectionnez 'Document Word'. Cela ouvrira immédiatement Microsoft Word en ligne. Par défaut, les documents Word sont nommés 'Document', suivis de numéros séquentiels comme 'Document 123'.
Renommer un document
Il est possible de renommer votre document en un simple clic gauche. Par exemple, si vous créez un appel d'offres, vous pouvez le renommer directement. De plus, vous pouvez voir l'emplacement de votre document, ce qui est crucial pour éviter la confusion sur le stockage des fichiers.
Problèmes courants
Un problème récurrent est que les utilisateurs reçoivent des liens vers des documents sans savoir où ils sont stockés. Cela peut entraîner des difficultés dans la gestion des fichiers et la collaboration.
Autre méthode de renommage
Une autre façon de renommer votre document est de quitter Microsoft Word et de revenir à votre bibliothèque de documents. Après avoir rafraîchi la page, vous pouvez voir le document que vous venez de créer. Cliquez sur les trois petits points à côté du document, puis sélectionnez 'Renommer' pour indiquer le nom souhaité.

FAQ :

Comment créer un document Word dans SharePoint?

Pour créer un document Word dans SharePoint, cliquez sur 'Nouveau' puis sélectionnez 'Document Word'. Cela ouvrira Microsoft Word en ligne où vous pourrez commencer à rédiger.

Comment renommer un document dans SharePoint?

Pour renommer un document dans SharePoint, cliquez sur les trois petits points à côté du document, puis sélectionnez 'Renommer'. Vous pourrez ensuite entrer le nouveau nom souhaité.

Pourquoi est-il important de nommer correctement les documents?

Nommer correctement les documents est crucial pour faciliter leur recherche et leur identification, surtout dans un environnement collaboratif où de nombreux fichiers sont partagés.

Que faire si je ne sais pas où un document est stocké?

Si vous recevez un lien vers un document sans savoir où il est stocké, vous pouvez demander à l'expéditeur de fournir des informations supplémentaires ou vérifier dans la bibliothèque de documents de SharePoint.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projets

Dans un environnement de gestion de projets, les équipes peuvent utiliser SharePoint pour créer et partager des documents Word relatifs aux appels d'offres, en s'assurant que tous les membres de l'équipe ont accès aux informations les plus récentes.

Collaboration inter-équipes

Les équipes de différentes départements peuvent collaborer sur des documents en temps réel via Microsoft Word en ligne, ce qui améliore l'efficacité et réduit les erreurs de communication.

Archivage de documents

Les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour archiver des documents importants, en les nommant de manière appropriée pour faciliter leur recherche future et leur accès.

Formation et documentation

Les formateurs peuvent créer des documents Word pour des sessions de formation et les partager via SharePoint, permettant aux participants d'accéder facilement aux ressources nécessaires.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Document Word

Un fichier créé avec Microsoft Word, un logiciel de traitement de texte, utilisé pour rédiger des documents textuels.

Microsoft Word en ligne

La version web de Microsoft Word qui permet aux utilisateurs de créer et d'éditer des documents directement dans un navigateur sans avoir besoin d'installer le logiciel.

Nommer un document

Le processus de donner un titre ou un nom à un fichier pour l'identifier facilement.

Liens vers des documents

Des URL ou des adresses web qui permettent d'accéder à des fichiers stockés sur des plateformes comme SharePoint.

Rafraîchir

Mettre à jour l'affichage d'une page ou d'une bibliothèque de documents pour voir les modifications récentes.

Renommer

Modifier le nom d'un fichier ou d'un document pour le rendre plus descriptif ou pertinent.

00:00:00

Je suis ici sur ma bibliothèque

00:00:03

de documents SharePoint.

00:00:04

Je vais démarrer la création

00:00:06

d'un appel d'offres en cliquant

00:00:08

sur nouveau puis document Word.

00:00:10

Cela m'ouvre tout de suite

00:00:12

Microsoft Word en ligne.

00:00:14

Par défaut, vos documents Word seront

00:00:17

automatiquement nommés documents,

00:00:19

puis documents 123 et cetera.

00:00:21

Vos fichiers Excel seront nommés

00:00:24

classeurs et vos fichiers PowerPoint.

00:00:26

Présentation.

00:00:27

Vous pouvez à l'aide d'un simple clic

00:00:30

gauche venir renommer ce dernier.

00:00:33

Ici je fais un appel d'offre.

00:00:36

Vous pouvez également juste en dessous

00:00:39

trouver l'emplacement de ce dernier.

00:00:42

En effet,

00:00:42

un problème récurrent qui

00:00:44

nous est souvent remonté,

00:00:45

le fait que nous recevons

00:00:47

des liens vers des documents

00:00:49

sans forcément savoir où

00:00:50

ils sont stockés. J'ai également une 2e façon

00:00:55

de renommer mon document.

00:00:57

Je peux quitter Microsoft Word et à

00:01:00

partir de ma bibliothèque de documents.

00:01:03

Que je viens rafraîchir de pouvoir

00:01:05

remarquer que c'est maintenant appel offre,

00:01:08

je clique sur les 3 petits points.

00:01:12

Puis renommer. Et je peux venir

00:01:16

ici indiquer le nom nécessaire&nbsp;?

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