SharePoint - Utiliser les filtres de bibliothèque de documents Tutoriels

Apprenez à utiliser les filtres de bibliothèque de documents dans SharePoint pour organiser et découvrir facilement vos fichiers. Découvrez comment trier, filtrer et rechercher efficacement pour une gestion optimale de vos documents.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les filtres dans les bibliothèques de documents SharePoint pour faciliter la recherche de fichiers et dossiers spécifiques.

Chapitres :

Introduction aux bibliothèques de documents SharePoint
Dans cette section, nous abordons l'utilisation quotidienne des bibliothèques de documents SharePoint. Ces bibliothèques contiennent de nombreux dossiers et fichiers, et il est essentiel de savoir comment naviguer efficacement à travers eux.
Utilisation des filtres de bibliothèque
Les filtres de bibliothèque, situés en haut à droite de chaque bibliothèque, permettent de trier et de trouver des fichiers en fonction de certaines colonnes, telles que la date de modification ou le type de fichier. Pour utiliser un filtre, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Par exemple, vous pouvez facilement trouver tous les fichiers modifiés au cours des 30 derniers jours, comme les documents Microsoft Word.
Sélection de dates spécifiques
Il est également possible de sélectionner des dates spécifiques pour affiner votre recherche. Dans l'exemple donné, seules les modifications effectuées le 29 décembre sont affichées. Un bouton est disponible pour effacer les filtres appliqués, facilitant ainsi la réinitialisation de votre recherche.
Compréhension des métadonnées
Il est crucial de comprendre la notion de métadonnées dans SharePoint. Par exemple, l'ajout d'une colonne de type 'choix' dans une bibliothèque introduira une nouvelle option de filtre. Dans une autre liste, nous avons des dossiers et des fichiers PowerPoint, ainsi qu'une colonne 'enseignant' qui indique la personne affectée à chaque dossier. En cliquant sur le bouton de filtre, vous pouvez voir que la colonne 'enseignant' est maintenant disponible comme option de filtrage.
Impact des métadonnées sur les filtres
L'ajout ou la suppression de métadonnées dans vos bibliothèques peut potentiellement modifier les options de filtrage disponibles. Il est donc important de gérer ces métadonnées avec soin pour optimiser votre expérience de recherche dans SharePoint.

FAQ :

Comment utiliser les filtres dans une bibliothèque de documents SharePoint?

Pour utiliser les filtres, cliquez sur le bouton de filtre en haut à droite de la bibliothèque. Vous pourrez alors sélectionner des critères tels que la date de modification ou le type de fichier pour affiner votre recherche.

Qu'est-ce que les métadonnées dans SharePoint?

Les métadonnées sont des informations qui décrivent d'autres données. Dans SharePoint, elles permettent de classer et de filtrer les fichiers, rendant la recherche plus efficace.

Puis-je filtrer par date dans SharePoint?

Oui, vous pouvez filtrer les fichiers par date de modification. Il suffit de sélectionner la date souhaitée dans le menu de filtre.

Comment puis-je effacer les filtres appliqués dans SharePoint?

Pour effacer les filtres, cliquez sur le bouton prévu à cet effet dans la bibliothèque de documents. Cela réinitialisera les filtres et affichera tous les fichiers.

Quels types de fichiers puis-je gérer dans SharePoint?

Vous pouvez gérer divers types de fichiers dans SharePoint, y compris des documents Word, des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel, et bien d'autres.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projets

Dans un environnement de gestion de projets, les équipes peuvent utiliser les bibliothèques de documents SharePoint pour stocker et filtrer des documents liés à différents projets. Par exemple, en filtrant par date, une équipe peut rapidement accéder aux documents modifiés récemment pour une réunion de mise à jour.

Formation et développement

Les formateurs peuvent utiliser les métadonnées pour organiser les ressources de formation dans SharePoint. En ajoutant des colonnes de choix pour les sujets de formation, ils peuvent facilement filtrer et trouver les documents pertinents pour chaque session de formation.

Collaboration inter-équipes

Les équipes de différentes départements peuvent collaborer en utilisant SharePoint pour partager des fichiers. En utilisant les filtres, chaque équipe peut rapidement trouver les documents nécessaires, comme des présentations PowerPoint ou des rapports, sans avoir à parcourir l'ensemble de la bibliothèque.

Archivage de documents

Les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour archiver des documents anciens. En appliquant des filtres par date, elles peuvent facilement identifier et gérer les fichiers qui n'ont pas été modifiés depuis un certain temps, facilitant ainsi le processus d'archivage.

Glossaire :

Bibliothèque de documents SharePoint

Un espace de stockage en ligne dans SharePoint où les utilisateurs peuvent créer, stocker, gérer et partager des documents et des fichiers.

Filtres de bibliothèque

Outils permettant de trier et de rechercher des fichiers dans une bibliothèque de documents en fonction de critères spécifiques, tels que la date de modification ou le type de fichier.

Métadonnées

Données qui décrivent d'autres données, permettant de classer et de filtrer les fichiers dans une bibliothèque. Par exemple, une colonne de choix peut ajouter des options de filtre.

Colonne de choix

Une colonne dans une bibliothèque de documents qui permet aux utilisateurs de sélectionner une option parmi plusieurs prédéfinies, facilitant ainsi le filtrage des fichiers.

Microsoft Word

Un logiciel de traitement de texte développé par Microsoft, utilisé pour créer, modifier et gérer des documents textuels.

PowerPoint

Un logiciel de présentation développé par Microsoft, utilisé pour créer des diaporamas et des présentations visuelles.

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Disponible dans Microsoft365

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Vous travaillez quotidiennement

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sur les bibliothèques de documents

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SharePoint et souhaitez vous

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retrouver plus facilement au sein

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de tous ces dossiers et fichiers&nbsp;?

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Vous allez pouvoir utiliser les

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filtres de bibliothèque en haut à

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droite de chacune d'entre elles.

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Ces derniers vont prendre en compte

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certaines colonnes telles que la date

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de modification ou le type de fichier

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et vous proposer des filtres un

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simple clic gauche sur le bouton ici.

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Je peux ici trouver tous les fichiers

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modifiés au cours des 30 derniers jours

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du type Microsoft Word par exemple.

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Je peux également sélectionner

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des dates spécifiques.

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On voit actuellement que les seules

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modifications ont été faites le 29 décembre.

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Ce bouton va me permettre de

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venir effacer les filtres.

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Attention à la notion de métadonnées,

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en effet, rajouter une colonne dans

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une bibliothèque de type choix vous

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rajoutera une option de filtre.

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Par exemple, dans cette

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2e liste ici présente,

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nous retrouvons des dossiers ainsi

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que des fichiers PowerPoint et la

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colonne enseignant qui contient une

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personne affectée à ce dossier.

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Si je clique maintenant sur

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le bouton de filtre,

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je peux voir que la colonne enseignant

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est disponible en tant que filtre.

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L'addition ou la soustraction de

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métadonnées de certains types au

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sein de mes bibliothèques pourra

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potentiellement modifier ces

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filtres pour mes bibliothèques.

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