Outlook - Mise en place d'une délégation de messagerie Tutoriels
Découvrez comment accorder des autorisations à une autre personne pour gérer votre boîte de réception dans Outlook. Ajoutez de nouveaux utilisateurs, définissez leurs niveaux d'autorisation et même créez des accès personnalisés. Apprenez également à retirer les permissions d'une personne. Pratique et pertinent pour une bonne gestion ! Mise en place d'une délégation de messagerie, administration 365, administrer.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à accorder et retirer des autorisations d'accès à votre boîte de réception dans Outlook, permettant ainsi à d'autres utilisateurs de gérer vos emails selon les niveaux d'autorisation définis.
Chapitres :
-
Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment accorder des autorisations d'accès à une autre personne pour gérer votre boîte de réception dans Outlook. Cela peut être particulièrement utile si vous souhaitez déléguer certaines tâches de gestion des emails. -
Accéder aux paramètres de partage
Pour commencer, faites un clic droit sur votre boîte de réception dans le volet de gauche d'Outlook. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez l'option 'Partage et autorisation'. -
Ajouter une nouvelle personne
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous montrant les personnes qui ont déjà des autorisations sur votre boîte de réception. Pour ajouter une nouvelle personne, cliquez sur l'icône '+' en haut à gauche de la boîte de dialogue 'Ajout d'autorisation'. Saisissez le nom ou l'adresse email de la personne à qui vous souhaitez accorder des droits. Vous pouvez également cliquer dans le champ pour que Outlook vous propose une liste de contacts. Sélectionnez la personne concernée, puis cliquez sur 'Ajouter'. -
Définir le niveau d'autorisation
Une fois la personne ajoutée, vous devez définir son niveau d'autorisation. Utilisez le menu déroulant pour choisir un rôle parmi les suivants : -
Accès personnalisé
Il est également possible de créer un accès personnalisé en cochant manuellement les différentes cases dans les options de lecture, d'écriture ou de suppression, au lieu de sélectionner un niveau d'autorisation prédéfini. Cela vous permet de définir exactement les droits que vous souhaitez accorder. -
Retirer des permissions
Pour retirer les permissions d'une personne, sélectionnez son nom dans la liste des autorisations et cliquez sur l'icône de corbeille en haut à gauche pour supprimer ses droits. -
Conclusion
Et voilà, vous savez maintenant comment accorder ou retirer une délégation de gestion de votre boîte de réception dans Outlook. Ces étapes vous permettent de gérer efficacement qui a accès à vos emails et à quel niveau.
FAQ :
Comment accorder des autorisations d'accès à ma boîte de réception dans Outlook ?
Pour accorder des autorisations d'accès, faites un clic droit sur votre boîte de réception, sélectionnez 'Partage et autorisation', puis ajoutez la personne en saisissant son nom ou son adresse e-mail. Définissez ensuite son niveau d'autorisation.
Quels sont les différents niveaux d'autorisation disponibles dans Outlook ?
Les niveaux d'autorisation incluent Propriétaire, Éditeur, Auteur, Réviseur, Contributeur, et Aucune. Chaque rôle a des droits spécifiques concernant la création, la lecture, la modification et la suppression d'éléments.
Comment retirer les autorisations d'accès d'une personne dans Outlook ?
Pour retirer les autorisations, sélectionnez le nom de la personne dans la liste des autorisations et cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer ses droits.
Puis-je créer un accès personnalisé pour un utilisateur dans Outlook ?
Oui, vous pouvez créer un accès personnalisé en cochant manuellement les différentes cases dans les options de lecture, d'écriture ou de suppression au lieu de sélectionner un niveau d'autorisation prédéfini.
Que se passe-t-il si je sélectionne 'Aucune' pour un utilisateur ?
Si vous sélectionnez 'Aucune', l'utilisateur figurera dans la liste des autorisations mais ne pourra pas ouvrir ou consulter le dossier.
Quelques cas d'usages :
Gestion d'équipe
Dans un environnement de travail collaboratif, un manager peut accorder des autorisations d'accès à son équipe pour gérer une boîte de réception partagée, facilitant ainsi la communication et la gestion des tâches.
Support client
Un agent de support peut avoir besoin d'accéder à la boîte de réception d'un collègue pour traiter des demandes de clients. En lui accordant des autorisations appropriées, il peut lire et répondre aux e-mails sans complications.
Collaboration sur des projets
Lors de la gestion d'un projet, les membres de l'équipe peuvent avoir besoin d'accéder à des documents et des communications spécifiques. En utilisant les niveaux d'autorisation, le chef de projet peut contrôler qui peut modifier ou consulter les informations.
Formation de nouveaux employés
Lors de l'intégration de nouveaux employés, un superviseur peut leur accorder un accès limité à certaines boîtes de réception pour leur permettre de se familiariser avec les processus sans compromettre la sécurité des informations.
Sécurisation des informations sensibles
Pour protéger des informations sensibles, un responsable peut choisir d'accorder des autorisations d'accès minimales à certains utilisateurs, en leur permettant uniquement de lire les éléments sans possibilité de modification.
Glossaire :
Autorisation d'accès
Droit accordé à une personne pour accéder et gérer des éléments dans une boîte de réception ou un dossier spécifique.
Boîte de réception
Dossier principal dans un client de messagerie, comme Outlook, où les e-mails entrants sont stockés.
Partage et autorisation
Fonctionnalité dans Outlook permettant de gérer les droits d'accès d'autres utilisateurs à votre boîte de réception.
Niveau d'autorisation
Degré de contrôle qu'un utilisateur a sur les éléments d'un dossier, déterminé par le rôle attribué.
Propriétaire
Rôle qui permet de créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments d'un dossier, ainsi que de gérer les autorisations des autres utilisateurs.
Éditeur
Rôle qui permet de créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments d'un dossier.
Auteur
Rôle qui permet de créer et lire des éléments dans un dossier, ainsi que de modifier ou supprimer les éléments créés.
Réviseur
Rôle qui permet uniquement de lire les éléments d'un dossier sans pouvoir les modifier.
Contributeur
Rôle qui permet de créer des éléments dans un dossier sans pouvoir les lire ou les modifier.
Accès personnalisé
Configuration manuelle des droits d'accès en cochant des options spécifiques au lieu de choisir un niveau d'autorisation prédéfini.
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