Approbation - Utiliser les modèles au quotidien Tutoriels

Découvrez comment utiliser les modèles dans Microsoft 365 pour simplifier votre travail quotidien grâce à cette vidéo de formation.
Obtenez des conseils pratiques pour créer et personnaliser des modèles dans Word, Excel et PowerPoint, et les utiliser pour gagner du temps dans la création de documents, de feuilles de calcul et de présentations.
Suivez les étapes simples présentées dans la vidéo pour optimiser votre productivité grâce aux modèles dans Microsoft 365.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre aux utilisateurs comment créer et gérer des modèles dans Microsoft Teams pour faciliter les demandes au sein de leur équipe.

Chapitres :

Introduction aux Modèles dans Teams
Bienvenue dans cette vidéo dédiée à la gestion des modèles dans Microsoft Teams. En tant que propriétaire d'un canal ou d'une équipe, vous avez la possibilité de définir des modèles qui peuvent être utilisés pour diverses demandes au sein de votre équipe.
Création de Modèles Personnalisés
Vous pouvez créer un modèle personnalisé si les modèles prédéfinis ne répondent pas à vos besoins spécifiques, par exemple pour des demandes d'achats. Cela permet d'adapter les outils aux exigences de votre équipe.
Accéder aux Modèles Disponibles
En cliquant sur 'Afficher plus', vous aurez accès à une centaine de modèles. Vous pouvez consulter ces modèles pour voir quelles informations sont déjà présentes et les utiliser comme base pour votre propre modèle.
Définir les Paramètres du Modèle
Pour commencer, il est essentiel d'indiquer à quelle équipe vous souhaitez associer le modèle. Ensuite, vous devrez définir certains paramètres tels que les normes du modèle, la catégorie à laquelle il appartient, et une description. Une fois ces paramètres définis, le système vous demandera de remplir un formulaire.
Utilisation de l'Application Forms
Le formulaire utilise la même logique que l'application Forms. Vous aurez la possibilité de choisir entre différents types de réponses : choix, texte ou date. C'est ici que vous pourrez poser toutes les questions nécessaires pour votre demande.
Flux de Travail et Informations Supplémentaires
Après avoir cliqué sur 'Suivant', vous aurez accès aux flux de travail où des informations supplémentaires pourraient être nécessaires. Vous pouvez également demander une pièce jointe pour ajouter des informations sur la demande ou indiquer qui sont les approbateurs.
Aperçu et Publication du Modèle
Une fois que toutes les informations sont ajoutées, vous aurez un aperçu de votre modèle. Si tout est en ordre, cliquez sur 'Publier'. Votre modèle sera alors disponible pour que d'autres collaborateurs puissent l'utiliser.

FAQ :

Comment créer un modèle pour mon équipe sur Teams?

Pour créer un modèle, commencez par définir les paramètres nécessaires tels que la norme, la catégorie et la description. Ensuite, associez-le à l'équipe souhaitée et ajoutez les informations requises dans le formulaire.

Quels types de modèles puis-je utiliser dans Teams?

Vous pouvez utiliser divers modèles prédéfinis ou créer des modèles personnalisés pour répondre à des besoins spécifiques, comme des demandes d'achats ou d'autres processus.

Comment ajouter des informations supplémentaires à un modèle?

Vous pouvez demander une pièce jointe dans le formulaire pour ajouter des informations supplémentaires ou spécifier qui sont les approbateurs de la demande.

Qu'est-ce qu'un flux de travail dans le contexte des modèles?

Un flux de travail est la série d'étapes que doit suivre une demande ou un processus, et il peut inclure des informations supplémentaires nécessaires pour compléter la tâche.

Que se passe-t-il après avoir publié un modèle?

Une fois que vous avez cliqué sur publier, votre modèle sera disponible pour que d'autres collaborateurs puissent l'utiliser dans leurs demandes.

Quelques cas d'usages :

Gestion des demandes d'achats

Les équipes peuvent utiliser des modèles personnalisés pour standardiser et simplifier le processus de demande d'achats, ce qui permet de gagner du temps et d'assurer la conformité aux normes de l'entreprise.

Création de formulaires pour des événements

Les équipes organisant des événements peuvent créer des modèles de formulaire pour recueillir des informations sur les participants, les besoins logistiques et les approbations nécessaires, facilitant ainsi la planification.

Suivi des demandes de projet

Les modèles peuvent être utilisés pour suivre les demandes de projet, en définissant clairement les étapes, les approbateurs et les informations requises, ce qui améliore la transparence et la communication au sein de l'équipe.

Optimisation des processus internes

Les entreprises peuvent créer des modèles pour divers processus internes, tels que les demandes de congés ou les rapports de dépenses, afin d'optimiser l'efficacité et de réduire les erreurs.

Glossaire :

modèle

Un modèle est un format prédéfini qui peut être utilisé pour standardiser des demandes ou des processus au sein d'une équipe.

équipe

Un groupe de personnes travaillant ensemble sur un projet ou une tâche commune, souvent dans un environnement professionnel.

paramètres

Les spécifications ou les critères qui définissent le fonctionnement d'un modèle, tels que les normes, la catégorie et la description.

formulaire

Un document ou une interface numérique utilisé pour collecter des informations, souvent structuré avec des champs à remplir.

pièce jointe

Un fichier ou un document ajouté à une demande ou un message, souvent utilisé pour fournir des informations supplémentaires.

approbateurs

Les personnes responsables de l'examen et de l'approbation d'une demande ou d'un processus au sein d'une équipe.

flux de travail

La séquence d'étapes ou de processus nécessaires pour accomplir une tâche ou un projet, souvent utilisée pour optimiser l'efficacité.

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Bienvenue! En tant que propriétaire d'un

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canal Teams ou de l'ensemble de l'équipe,

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vous pouvez définir un modèle sur une

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équipe afin qu'il puisse l'utiliser

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pour leurs différentes demandes.

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Vous pouvez également créer un modèle afin

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que toute l'équipe puisse l'utiliser

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si vous estimez que les modèles

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prédéfinis ne répondent pas aux critères

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souhaités, par exemple,

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pour des demandes concernant des achats.

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Si on clique sur "afficher plus".

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On va trouver une centaine de modèles

00:00:31

si on clique sur:

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"Bon des commandes" nous pouvons voir que

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certaines informations sont déjà là.

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Nous pouvons l'utiliser comme exemple et

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ensuite ajouter les informations manquantes.

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Il faut commencer par indiquer

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dans quelle équipe vous voulez,

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ou vous allez l'associer.

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Puis vous devrez définir certains

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paramètres tels que les normes du modèle,

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la catégorie dans

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laquelle il appartient,

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ou la description, on a

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déjà fini les paramètres , noms

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catégories et descriptions.

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A présent, le système demandera

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un formulaire en utilisant la

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même logique que l'application Forms.

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Vous pouvez choisir:

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Choix, texte ou date, c'est là où vous

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pourrez poser les éventuelles

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questions que vous aurez.

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Et puis, si vous cliquez sur "suivant",

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vous aurez les flux de travail ou

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des informations supplémentaires

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pourraient être nécessaires.

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Vous pouvez demander à toujours

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avoir une pièce jointe où ajouter

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des informations sur la demande.

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ou qui sont les approbateurs.

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Une fois que les informations sont

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ajoutées, vous aurez un aperçu.

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Et si vous êtes d'accord,

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cliquez sur "publier", ainsi

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Votre modèle sera disponible pour

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que d'autres collaborateurs puissent l'utiliser.

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