SharePoint - Créer un fichier ou un dossier dans une bibliothèque de documents Tutoriels

Apprenez à créer facilement des fichiers et des dossiers dans une bibliothèque de documents SharePoint. Découvrez comment collaborer efficacement et organiser vos fichiers pour une meilleure productivité.

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Description
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser SharePoint pour créer et gérer des documents dans le cadre du projet Cemit, en mettant l'accent sur la collaboration et le partage d'informations.

Chapitres :

Introduction à SharePoint
Dans cette section, nous abordons l'importance de SharePoint pour la gestion de documents au sein de l'équipe. Vous avez reçu un message de Julien sur Teams vous demandant de placer vos documents concernant le projet Cemit dans un lien spécifique. Un simple clic sur ce lien vous dirigera vers la bibliothèque de documents du site SharePoint hub IO Summit.
Création de documents
Pour créer des documents dans SharePoint, vous utiliserez deux boutons principaux. Le premier est le bouton 'Nouveau' situé en haut à gauche, qui vous permet de créer des dossiers et des documents. Par exemple, nous allons créer un dossier pour le projet Yosemite. Vous pouvez choisir une couleur pour le dossier et cliquer sur 'Créer'. Une fois créé, le dossier apparaîtra dans votre bibliothèque.
Collaboration et accès
Il est important de noter que toutes les personnes ayant accès au hub Yosemite sur SharePoint peuvent également accéder à votre dossier. Cela favorise la collaboration au sein de l'équipe. À l'intérieur de ce dossier, vous pouvez créer un classeur Excel qui s'ouvre automatiquement en ligne, vous permettant de travailler sur votre budget et vos prévisions.
Enregistrement automatique
Une fois que vous avez terminé de travailler sur votre document Excel, vous n'avez rien à faire pour l'enregistrer, car l'enregistrement est automatique. Une petite coche indique que votre document est enregistré. Vous pouvez alors fermer le document, et il sera disponible dans votre dossier projet Cemit.
Téléchargement de documents
Si vous souhaitez charger un document sur SharePoint, cliquez sur 'Charger Fichier'. Sélectionnez le document que vous souhaitez télécharger, puis un double clic sur celui-ci vous permettra de l'uploader dans la bibliothèque SharePoint. Rappelons que toutes les personnes ayant accès à votre site SharePoint auront également accès à ce document.
Conclusion
En résumé, cette vidéo vous a montré comment créer des dossiers et des documents dans SharePoint, ainsi que l'importance de la collaboration. Vous avez également appris à charger des documents et à gérer l'accès à ceux-ci. Grâce à ces outils, vous pouvez facilement organiser et partager vos informations au sein de votre équipe.

FAQ :

Comment créer un dossier dans SharePoint?

Pour créer un dossier dans SharePoint, cliquez sur le bouton 'Nouveau' en haut à gauche de la bibliothèque de documents, puis sélectionnez 'Dossier'. Donnez un nom à votre dossier et cliquez sur 'Créer'.

Comment puis-je charger un document sur SharePoint?

Pour charger un document sur SharePoint, cliquez sur le bouton 'Charger Fichier', sélectionnez le document que vous souhaitez importer depuis votre ordinateur, puis double-cliquez sur le fichier pour le télécharger dans la bibliothèque de documents.

Les documents chargés sur SharePoint sont-ils accessibles à tous?

Oui, tous les utilisateurs ayant accès au site SharePoint peuvent voir et accéder aux documents que vous avez chargés, à moins que des permissions spécifiques ne soient appliquées.

Comment puis-je savoir si mon document est enregistré?

L'enregistrement est automatique dans SharePoint. Vous verrez une petite coche indiquant que votre document a été enregistré avec succès.

Puis-je travailler sur un document Excel en ligne?

Oui, vous pouvez créer et travailler sur un document Excel directement en ligne dans SharePoint. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Utiliser SharePoint pour créer des dossiers pour différents projets, stocker des documents associés, et collaborer avec les membres de l'équipe en temps réel. Par exemple, un chef de projet peut créer un dossier pour le projet 'Yosemite' et y ajouter des fichiers Excel pour le budget et les prévisions.

Collaboration d'équipe

Les équipes peuvent utiliser SharePoint pour partager des documents et travailler ensemble sur des fichiers, comme des présentations ou des rapports. Cela permet d'améliorer la communication et de centraliser les informations.

Suivi des documents

Les utilisateurs peuvent suivre le chargement et l'accès à leurs documents dans SharePoint, ce qui est essentiel pour la gestion des versions et la conformité. Par exemple, un responsable peut vérifier qui a accès à un document sensible et ajuster les permissions si nécessaire.

Formation et développement

Les entreprises peuvent créer des bibliothèques de documents pour stocker des ressources de formation, des manuels et des guides. Les employés peuvent accéder à ces documents à tout moment pour améliorer leurs compétences.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Hub

Un site SharePoint qui regroupe plusieurs sites associés, facilitant la collaboration et le partage d'informations entre différents projets ou équipes.

Document

Un fichier numérique qui peut contenir du texte, des images, des tableaux, etc. Les documents peuvent être créés, modifiés et partagés sur des plateformes comme SharePoint.

Dossier

Un conteneur utilisé pour organiser des documents et d'autres dossiers dans un système de fichiers ou une bibliothèque de documents.

Excel

Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour créer des feuilles de calcul, effectuer des calculs et analyser des données.

Chargement

Le processus d'importation d'un fichier depuis un ordinateur vers une plateforme en ligne, comme SharePoint.

Bibliothèque de documents

Un emplacement dans SharePoint où les utilisateurs peuvent stocker, gérer et partager des documents.

Collaboration

Le travail en commun entre plusieurs personnes ou équipes pour atteindre un objectif commun, souvent facilité par des outils numériques.

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Disponible dans Microsoft365

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Vous venez de recevoir sur teams un

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message de Julien vous demandant à partir

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de maintenant de mettre vos documents

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concernant le projet Cemit sous ce lien.

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Un simple clic-off-dessus et vous voici

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dorénavant dans la bibliothèque de

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documents du site SharePoint hub IO Summit.

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Comment pouvez vous créer des documents&nbsp;?

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Comment pouvez vous les en charger&nbsp;?

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C'est très simple,

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nous allons utiliser 2 boutons,

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le premier étant le bouton nouveau

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en haut à gauche, vous permettant de

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créer des dossiers et des documents.

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Ici, nous allons créer un dossier.

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Pour le projet. Yosémite.

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Je vais lui donner une couleur

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et cliquer sur créer.

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On peut voir ici que le projet

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Yosemite est maintenant présent.

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Attention, toutes les personnes

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ayant un accès au hub iosemite

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au site SharePoint peuvent par

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des fois accéder à votre dossier.

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Nous sommes dans une optique

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de collaboration.

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À l'intérieur de ce dossier,

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je vais maintenant venir

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créer un classeur Excel.

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Qui s'ouvre automatiquement en ligne.

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Je peux travailler dessus,

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démarrer mon budget.

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Mes prévisions&nbsp;?

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Une fois le travail terminé,

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je n'ai rien à faire.

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Je peux simplement fermer ce document.

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L'enregistrement est automatique,

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comme l'indique la petite coche juste ici.

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Je ferme ce document.

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Et mon document excellent est maintenant

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dans mon dossier projet EU cemit.

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Si je souhaite maintenant

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charger un document,

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je vais venir cliquer sur charger.

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Fichier.

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Je vais aller chercher

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le document en question.

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Et un double clic sur ce dernier

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vous permet en quelques secondes

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de venir dans certains cas,

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télécharger puis uploader ce document

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sur cette bibliothèque SharePoint.

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Nous Rappelons une fois de plus que,

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une fois ce document installé dessus,

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toutes les personnes ayant accès à votre

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site SharePoint ont accès à ce document.

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Vous pourrez avoir ici. À tracer.

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Du chargement de vos documents&nbsp;?

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Mon PDF Icebreaker est maintenant

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dans ma bibliothèque de documents.

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