SharePoint - Créer un fichier ou un dossier dans une bibliothèque de documents Tutoriels

Apprenez à créer facilement des fichiers et des dossiers dans une bibliothèque de documents SharePoint. Découvrez comment collaborer efficacement et organiser vos fichiers pour une meilleure productivité.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de guider les utilisateurs sur la manière de gérer des documents dans SharePoint, en mettant l'accent sur la création de dossiers et le téléchargement de fichiers dans le cadre d'un projet collaboratif.

Chapitres :

  1. Introduction à SharePoint et au projet Cemit
    Vous avez reçu un message de Julien sur Teams vous demandant de placer vos documents concernant le projet Cemit dans un lien spécifique. En cliquant sur ce lien, vous accédez à la bibliothèque de documents du site SharePoint hub IO Summit.
  2. Création de documents dans SharePoint
    Pour créer des documents, vous utiliserez deux boutons principaux. Le premier est le bouton 'Nouveau' situé en haut à gauche, qui vous permet de créer des dossiers et des documents. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour le projet Yosemite. Il suffit de lui donner une couleur et de cliquer sur 'Créer'. Une fois créé, le dossier du projet Yosemite apparaîtra dans votre bibliothèque.
  3. Collaboration et accès aux dossiers
    Il est important de noter que toutes les personnes ayant accès au hub Yosemite sur le site SharePoint peuvent également accéder à votre dossier. Cela favorise une approche collaborative au sein de l'équipe.
  4. Création d'un classeur Excel
    À l'intérieur de votre dossier, vous pouvez créer un classeur Excel qui s'ouvre automatiquement en ligne. Cela vous permet de travailler sur votre budget et vos prévisions. Une fois votre travail terminé, vous n'avez rien à faire pour enregistrer, car l'enregistrement est automatique, comme l'indique la petite coche visible à l'écran.
  5. Téléchargement de documents
    Pour charger un document, cliquez sur 'Charger Fichier'. Sélectionnez le document souhaité et un double clic sur celui-ci vous permettra de le télécharger et de l'uploader dans la bibliothèque SharePoint. Rappelez-vous que toutes les personnes ayant accès à votre site SharePoint auront également accès à ce document.
  6. Suivi des documents chargés
    Vous pouvez suivre le chargement de vos documents. Par exemple, votre document PDF 'Icebreaker' apparaîtra dans votre bibliothèque de documents une fois le téléchargement terminé.

FAQ :

Comment créer un dossier dans SharePoint?

Pour créer un dossier dans SharePoint, cliquez sur le bouton 'Nouveau' en haut à gauche de la bibliothèque de documents, sélectionnez 'Dossier', donnez-lui un nom et cliquez sur 'Créer'.

Comment puis-je charger un document sur SharePoint?

Pour charger un document sur SharePoint, cliquez sur le bouton 'Charger Fichier', sélectionnez le document que vous souhaitez importer depuis votre ordinateur, puis double-cliquez sur le fichier pour le télécharger.

Les documents chargés sur SharePoint sont-ils automatiquement enregistrés?

Oui, les documents créés ou modifiés dans SharePoint sont enregistrés automatiquement, comme indiqué par une coche qui apparaît une fois l'enregistrement effectué.

Qui peut accéder aux documents que je charge sur SharePoint?

Tous les utilisateurs ayant accès au site SharePoint où vous avez chargé le document peuvent y accéder, ce qui favorise la collaboration au sein de l'équipe.

Comment puis-je suivre le chargement de mes documents sur SharePoint?

Vous pouvez voir l'état de vos documents chargés dans la bibliothèque de documents de SharePoint, où ils apparaîtront une fois le chargement terminé.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet avec SharePoint

Les équipes de projet peuvent utiliser SharePoint pour créer des dossiers spécifiques à chaque projet, y stocker des documents pertinents, et collaborer en temps réel sur des fichiers comme des feuilles de calcul Excel, améliorant ainsi l'efficacité et la transparence des informations.

Collaboration inter-équipes

Les départements d'une entreprise peuvent partager des documents via SharePoint, permettant à plusieurs équipes d'accéder aux mêmes informations et de travailler ensemble sur des projets communs, ce qui réduit les silos d'information.

Suivi des budgets

Les gestionnaires de projet peuvent créer des classeurs Excel dans SharePoint pour suivre les budgets et les prévisions, facilitant ainsi la gestion financière et la prise de décision basée sur des données actualisées.

Formation et documentation

Les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour stocker des documents de formation et des manuels, permettant aux employés d'accéder facilement aux ressources nécessaires pour leur développement professionnel.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Hub

Un site SharePoint qui regroupe plusieurs sites associés, facilitant la gestion et la navigation des documents et des informations.

Document

Un fichier numérique contenant des informations, qui peut être créé, modifié et partagé sur des plateformes comme SharePoint.

Dossier

Un conteneur dans lequel plusieurs documents peuvent être organisés et stockés, facilitant la gestion des fichiers.

Excel

Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour créer des feuilles de calcul, gérer des données et effectuer des analyses.

Charger un document

Le processus d'importation d'un fichier depuis un ordinateur vers une plateforme en ligne, comme SharePoint.

Bibliothèque de documents

Un emplacement dans SharePoint où les documents peuvent être stockés, organisés et partagés avec d'autres utilisateurs.

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Vous venez de recevoir sur teams un
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message de Julien vous demandant à partir
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de maintenant de mettre vos documents
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concernant le projet Cemit sous ce lien.
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Un simple clic-off-dessus et vous voici
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dorénavant dans la bibliothèque de
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documents du site SharePoint hub IO Summit.
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Comment pouvez vous créer des documents ?
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Comment pouvez vous les en charger ?
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C'est très simple,
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nous allons utiliser 2 boutons,
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le premier étant le bouton nouveau
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en haut à gauche, vous permettant de
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créer des dossiers et des documents.
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Ici, nous allons créer un dossier.
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Pour le projet. Yosémite.
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Je vais lui donner une couleur
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et cliquer sur créer.
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On peut voir ici que le projet
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Yosemite est maintenant présent.
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Attention, toutes les personnes
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ayant un accès au hub iosemite
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au site SharePoint peuvent par
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des fois accéder à votre dossier.
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Nous sommes dans une optique
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de collaboration.
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À l'intérieur de ce dossier,
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je vais maintenant venir
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créer un classeur Excel.
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Qui s'ouvre automatiquement en ligne.
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Je peux travailler dessus,
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démarrer mon budget.
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Mes prévisions ?
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Une fois le travail terminé,
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je n'ai rien à faire.
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Je peux simplement fermer ce document.
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L'enregistrement est automatique,
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comme l'indique la petite coche juste ici.
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Je ferme ce document.
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Et mon document excellent est maintenant
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dans mon dossier projet EU cemit.
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Si je souhaite maintenant
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charger un document,
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je vais venir cliquer sur charger.
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Fichier.
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Je vais aller chercher
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le document en question.
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Et un double clic sur ce dernier
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vous permet en quelques secondes
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de venir dans certains cas,
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télécharger puis uploader ce document
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sur cette bibliothèque SharePoint.
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Nous Rappelons une fois de plus que,
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une fois ce document installé dessus,
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toutes les personnes ayant accès à votre
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site SharePoint ont accès à ce document.
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Vous pourrez avoir ici. À tracer.
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Du chargement de vos documents ?
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Mon PDF Icebreaker est maintenant
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dans ma bibliothèque de documents.

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