Approbation - Comment approuver une demande d'approbation Tutoriels

Découvrez comment approuver une demande d'approbation dans Microsoft Teams grâce à cette vidéo de formation pour Microsoft 365. Obtenez des conseils pratiques pour accéder à l'application Approbation dans Teams, examiner les demandes en attente, ajouter des commentaires et approuver ou refuser les demandes.
Suivez les étapes simples présentées dans la vidéo pour améliorer votre processus d'approbation grâce à l'application Approbation dans Teams.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre le processus d'approbation des demandes et les différentes actions disponibles pour un approbateur.

Chapitres :

Introduction à l'Approbation des Demandes
Dans ce tutoriel, nous allons explorer le rôle d'un approbateur dans le processus de gestion des demandes. Vous apprendrez comment naviguer dans les notifications et effectuer des actions sur les demandes d'approbation.
Accéder aux Notifications
En tant qu'approbateur, vous recevrez des notifications pour approuver les demandes. Ces notifications peuvent être consultées via le bouton 'activité', qui vous redirige directement vers la demande, ou par l'option 'reçu' dans l'état demandé.
Interface de Demande
Lorsque vous cliquez sur une notification, vous accédez à la même interface. En tant qu'approbateur, vous pouvez vérifier les détails de la demande. Voici les actions que vous pouvez entreprendre :
Processus d'Approbation
Pour cet exemple, nous allons approuver la demande. Une fois approuvée, l'état de la demande changera, et vous recevrez une notification dans l'onglet 'activité'. Vous pourrez voir que tout est en ordre dans la section 'envoyé'.
Conclusion
Ce tutoriel vous a permis de comprendre le rôle d'un approbateur et les différentes actions que vous pouvez entreprendre lors de l'examen des demandes. En maîtrisant ces étapes, vous serez en mesure de gérer efficacement le processus d'approbation.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un approbateur dans un système de gestion?

Un approbateur est une personne chargée d'examiner et d'approuver les demandes soumises dans un système de gestion. Ils vérifient la conformité et la complétude des demandes avant de donner leur accord.

Comment puis-je suivre une demande d'approbation?

Vous pouvez suivre une demande d'approbation en activant les notifications dans le système. Cela vous permettra de recevoir des mises à jour sur l'état de la demande directement dans votre interface.

Que faire si une demande d'approbation n'est pas complète?

Si une demande d'approbation n'est pas complète, vous pouvez l'annuler et demander des informations supplémentaires avant de la réexaminer.

Comment réaffecter une demande d'approbation?

Pour réaffecter une demande d'approbation, vous devez sélectionner l'option de réaffectation dans l'interface et choisir le responsable à qui vous souhaitez transférer la demande.

Quels types de notifications puis-je recevoir concernant les demandes d'approbation?

Vous pouvez recevoir des notifications sur l'état des demandes d'approbation, des rappels pour les demandes en attente, et des alertes pour les demandes qui dépassent un certain plafond budgétaire.

Quelques cas d'usages :

Gestion des demandes de budget

Dans une entreprise, un approbateur peut utiliser le système pour gérer les demandes de budget. En examinant les demandes, il peut approuver celles qui respectent les plafonds budgétaires et réaffecter celles qui nécessitent une attention supplémentaire à un supérieur.

Suivi des projets

Un chef de projet peut suivre les demandes d'approbation liées à des projets en cours. Grâce aux notifications, il peut s'assurer que toutes les demandes sont traitées rapidement, ce qui améliore l'efficacité du projet.

Amélioration de la communication

Les approbateurs peuvent utiliser les commentaires pour fournir des retours constructifs sur les demandes. Cela favorise une meilleure communication entre les équipes et aide à clarifier les attentes pour les futures demandes.

Optimisation des processus d'approbation

En utilisant le système de gestion des demandes d'approbation, une entreprise peut optimiser ses processus internes. Cela permet de réduire le temps nécessaire pour traiter les demandes et d'améliorer la transparence des décisions.

Glossaire :

Approbateur

Personne responsable de l'examen et de l'approbation des demandes dans un système de gestion.

Demande d'approbation

Une requête soumise pour obtenir l'autorisation d'effectuer une action ou de dépenser des fonds.

Notification

Un message ou une alerte informant l'utilisateur d'un événement ou d'une mise à jour dans le système.

Interface

L'espace de travail numérique où les utilisateurs interagissent avec le système ou l'application.

Commentaire

Une note ou un retour d'information ajouté par l'approbateur pour clarifier ou donner son avis sur la demande.

Suivi

Le processus de surveillance d'une demande d'approbation pour rester informé de son statut.

Plafond

Le montant maximum autorisé pour une dépense ou un budget dans un système de gestion.

Réaffecter

Transférer une demande d'approbation à une autre personne, généralement un supérieur hiérarchique.

État

La condition actuelle d'une demande d'approbation, indiquant si elle est en attente, approuvée ou rejetée.

00:00:03

Bienvenue! En tant qu'Approbateur

00:00:05

d'une demande d'approbation, vous allez

00:00:08

trouver les notifications pour l'approuver.

00:00:11

que ce soit via le bouton "activité",

00:00:15

qui va vous renvoyer directement

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à la demande ou que ce soit

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via l'option "reçu" dans l'état

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demandé. Si vous cliquez dessus,

00:00:28

vous allez trouver la même interface.

00:00:30

Comme j'ai pris le rôle d'Approbateur

00:00:32

là je peux voir que tout

00:00:35

me semble correcte.

00:00:36

Je peux ajouter un commentaire,

00:00:40

je peux voir les autres action,

00:00:43

je peux annuler la demande

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(si je pense qu'elle n'est pas assez complète).

00:00:49

Je peux assurer un suivi si je

00:00:52

veux avoir des notifications sur

00:00:55

cette demande d'approbation ou,

00:00:58

si c'est un budget qui dépasse le

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plafond que j'avais déjà prédéfini,

00:01:03

je peux réaffecter cette demande

00:01:06

à mon responsable.

00:01:08

Dans ce cas, pour ce tuto,

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je vais l'approuver pour vous montrer que

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l'état a changé et que vous avez

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encore sur l'onglet "activité" une notification.

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Là, je peux voir dans "envoyé".

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que tout est bon.

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