Outlook - Collaborer directement durant un événement avec Microsoft Loop et Outlook Tutoriels

Découvrez comment collaborer directement durant un événement en temps réel avec Microsoft Loop et Outlook. Créez un événement, intégrez des éléments de collaboration, suivez l'avancement du projet et facilitez la communication. Utilisez des étiquettes pour suivre l'évolution du projet. Avec Microsoft Loop dans Outlook, la collaboration en temps réel et le suivi de projet deviennent fluides et efficaces. #loop #collaborer

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à intégrer des éléments Loop dans un événement Outlook pour faciliter la collaboration en temps réel et le suivi des projets.

Chapitres :

Introduction à la collaboration en temps réel
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment utiliser les composants Loop dans Outlook pour améliorer la collaboration au sein des équipes. L'intégration de ces éléments dans un événement permet de suivre l'avancement d'un projet de manière efficace.
Création d'un événement dans Outlook
Pour commencer, créez un événement dans votre calendrier Outlook. Voici les étapes à suivre : - Donnez un titre à l'événement. - Dans la section description, insérez un composant Loop en cliquant sur l'icône correspondante.
Ajout d'un tableau comme composant Loop
Dans cet exemple, nous allons utiliser un tableau comme composant Loop. Ajoutez un titre aux composants et nommez-les selon vos besoins. Pour notre liste de tâches, nous allons créer cinq colonnes : - Description des tâches - Attributions - Dates d'échéance - Suivi du statut - Commentaires
Gestion des tâches
Vous pouvez maintenant lister les tâches en ajoutant des lignes à votre tableau si nécessaire. Pour attribuer une tâche : - Tapez '@' et sélectionnez le nom de la personne dans la liste. Les personnes mentionnées deviennent automatiquement destinataires de l'événement.
Insertion des dates et suivi du statut
Pour insérer une date, tapez '/' puis choisissez 'date' dans la liste. Sélectionnez ensuite la date d'échéance de chaque tâche. Dans la colonne statut, nous allons utiliser des étiquettes pour simplifier le suivi de l'évolution du projet. Pour cela, saisissez à nouveau '/' puis sélectionnez 'Étiquette'.
Finalisation et envoi de l'invitation
Lorsque tout est configuré, envoyez l'invitation. Vous pouvez voir ce composant en accédant à votre calendrier et en sélectionnant l'événement. Lors de la réunion, chaque membre de l'équipe peut apporter des modifications au composant, visible par toute l'équipe.
Suivi de l'évolution du projet
Vous pouvez toujours suivre l'évolution du projet en accédant à l'événement dans votre calendrier ou directement dans Microsoft Loop. L'utilisation des composants Loop dans Outlook permet une collaboration fluide et un suivi efficace des projets en temps réel.
Conclusion
En intégrant des éléments Loop dans vos événements Outlook, vous améliorez non seulement la collaboration au sein de votre équipe, mais vous facilitez également le suivi des projets. Cette méthode permet de garder tout le monde informé et engagé dans le processus.

FAQ :

Comment créer un événement dans Outlook?

Pour créer un événement dans Outlook, ouvrez votre calendrier, cliquez sur 'Nouvel événement', donnez un titre à l'événement, et remplissez les détails nécessaires comme la date et l'heure.

Qu'est-ce qu'un composant Loop?

Un composant Loop est un élément interactif qui permet aux équipes de collaborer en temps réel sur des projets, en intégrant des informations directement dans des applications comme Outlook.

Comment ajouter des tâches à un tableau dans Outlook?

Pour ajouter des tâches à un tableau, insérez un composant Loop dans votre événement, puis ajoutez des lignes pour chaque tâche, en remplissant les colonnes pour les descriptions, attributions, dates d'échéance, statuts et commentaires.

Comment suivre l'avancement d'un projet dans Outlook?

Vous pouvez suivre l'avancement d'un projet en accédant à l'événement dans votre calendrier et en consultant le composant Loop, où chaque membre de l'équipe peut apporter des modifications visibles par tous.

Quelles sont les options d'étiquettes disponibles dans Loop?

Les étiquettes dans Loop offrent diverses options pour indiquer le statut d'une tâche, comme 'non commencé', 'en cours', ou 'terminé', facilitant ainsi le suivi de l'évolution du projet.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet en équipe

Utiliser les composants Loop dans Outlook pour gérer un projet en équipe, en assignant des tâches, en définissant des dates d'échéance et en suivant le statut des tâches en temps réel.

Planification d'événements

Créer des événements dans Outlook avec des tableaux Loop pour organiser des réunions, permettant aux participants de collaborer sur l'ordre du jour et de suivre les actions à réaliser.

Suivi des tâches

Mettre en place un tableau de suivi des tâches dans un événement Outlook, où chaque membre de l'équipe peut mettre à jour le statut de ses tâches et ajouter des commentaires pour une meilleure communication.

Collaboration inter-équipes

Faciliter la collaboration entre différentes équipes en utilisant des composants Loop dans Outlook pour partager des informations de projet et suivre les contributions de chacun.

Amélioration de la productivité

Utiliser les composants Loop pour centraliser les informations de projet dans Outlook, ce qui permet de réduire le temps passé à chercher des mises à jour et d'améliorer l'efficacité des réunions.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'agenda développé par Microsoft, utilisé pour la communication et la planification.

composants Loop

Des éléments interactifs dans Microsoft Loop qui permettent la collaboration en temps réel sur des projets, intégrés dans des applications comme Outlook.

événement

Une entrée dans un calendrier qui représente une réunion ou une activité planifiée, incluant des détails comme le titre, la date et les participants.

tableau

Un format de données organisé en lignes et colonnes, utilisé pour structurer l'information, comme une liste de tâches.

tâches

Des actions spécifiques à accomplir dans le cadre d'un projet, souvent assignées à des membres d'une équipe.

date d'échéance

La date limite à laquelle une tâche doit être complétée.

statut

L'état actuel d'une tâche ou d'un projet, indiquant si elle est en cours, terminée ou non commencée.

étiquettes

Des marqueurs utilisés pour classer ou identifier le statut d'une tâche, facilitant le suivi de l'avancement.

00:00:05

temps réel via Outlook avec les composants Loop,

00:00:08

nous allons intégrer des éléments dans un événement pour permettre aux équipes

00:00:11

de collaborer directement et faciliter le suivi de l'avancement d'un projet.

00:00:17

Pour commencer, créez un événement dans votre calendrier.

00:00:26

Donner un titre à l'événement

00:00:30

dans la section description

00:00:32

Insérer un composant loup

00:00:34

en cliquant sur l'icône correspondante

00:00:37

Dans notre exemple,

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nous utiliserons un tableau.

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Ajoutez un titre aux composants, puis nommez-les en tête selon vos besoins.

00:00:47

Pour notre liste de tâches, il nous faut cinq colonnes.

00:00:51

Une pour les descriptions des tâches,

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une pour les attributions,

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une autre pour les dates d'échéance,

00:00:58

une pour le suivi du statut

00:01:00

et enfin une colonne pour les commentaires.

00:01:03

Vous pouvez maintenant lister les tâches en

00:01:05

ajoutant des lignes à votre tableau si nécessaire

00:01:10

pour attribuer une tâche.

00:01:12

Taper arobase et sélectionner le nom de la personne dans la liste.

00:01:17

Les personnes mentionnées dans votre composant

00:01:19

deviennent automatiquement destinataires de l'événement.

00:01:23

Pour insérer une date, tapez slash, puis dans la liste, choisissez date.

00:01:28

Sélectionnez ensuite la date d'échéance de chaque tâche

00:01:31

dans la colonne statue,

00:01:32

nous allons employer des étiquettes pour simplifier

00:01:35

le suivi de l'évolution du projet.

00:01:37

Pour ce faire, saisissez à nouveau Slash

00:01:41

puis sélectionner Étiquette.

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Cette liste offre diverses options

00:01:47

étant donné que le projet n'a pas encore débuté. Nous choisirons, non, commence.

00:01:53

Nous laisserons la partie commentaires pour la réunion.

00:01:57

Lorsque tout est configuré, envoyez l'invitation.

00:02:03

Vous pouvez voir ce composant en accédant

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à votre calendrier et en sélectionnant l'événement

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lors de la réunion.

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Chaque membre de l'équipe peut apporter des modifications

00:02:13

à ce composant visible par toute l'équipe.

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Vous pouvez toujours suivre l'évolution du projet en accédant à l'événement,

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dans votre calendrier ou dans Microsoft Loop directement.

00:02:23

Utiliser les composants Loop dans Outlook permet une collaboration fluide

00:02:27

et un suivi efficace des projets en temps réel.

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