Viva Engage - Créer ou modifier des documents office directement dans Engage Tutoriels

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer un nouveau document Office à partir d'un groupe, ainsi qu'à gérer les permissions de modification et la suppression de fichiers.

Chapitres :

Création d'un Nouveau Document Office
Pour créer un nouveau document Office depuis un groupe, commencez par cliquer sur 'Fichier'. Ensuite, sélectionnez 'Nouveau' dans le menu déroulant. Vous verrez alors une liste de types de documents disponibles. Cliquez sur le type de document que vous souhaitez créer. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira où vous pourrez saisir le nom que vous souhaitez donner à votre fichier. Après avoir entré le nom, cliquez sur 'Créer'. Votre fichier apparaîtra maintenant dans la liste et s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, prêt à être rédigé. Notez que le contenu sera enregistré automatiquement.
Gestion des Permissions de Modification
Si vous êtes le créateur du fichier ou l'administrateur du groupe et que vous souhaitez empêcher toute modification du document, vous pouvez le marquer comme officiel. Pour ce faire, allez dans l'aperçu du fichier et dans le volet de droite de la page, cliquez sur 'Marquer comme officiel' pour verrouiller les modifications. Cela garantira que le document ne pourra plus être modifié par d'autres utilisateurs.
Suppression d'un Fichier
Si vous souhaitez supprimer le fichier, il vous suffit de cliquer sur l'option de suppression qui se trouve dans le même menu. Assurez-vous que vous avez bien pris la décision de supprimer le fichier, car cette action est généralement irréversible.

FAQ :

Comment créer un nouveau document dans un groupe?

Pour créer un nouveau document dans un groupe, cliquez sur 'Fichier', puis sur 'Nouveau'. Sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer, saisissez le nom du fichier dans la fenêtre qui s'ouvre, puis cliquez sur 'Créer'.

Que faire si je ne veux plus que mon document soit modifié?

Si vous êtes le créateur du fichier ou l'administrateur du groupe, vous pouvez empêcher les modifications en cliquant sur 'Marquer comme officiel' et en verrouillant les modifications dans le volet de droite de la page.

Comment supprimer un fichier?

Pour supprimer un fichier, cliquez sur l'option de suppression qui se trouve dans l'interface de gestion des fichiers.

Les modifications sont-elles enregistrées automatiquement?

Oui, le contenu que vous rédigez dans le document est enregistré automatiquement.

Quelques cas d'usages :

Création de documents collaboratifs

Dans un environnement de travail collaboratif, les membres d'une équipe peuvent créer des documents Office ensemble. Par exemple, un groupe de projet peut rédiger un rapport en temps réel, ce qui améliore la productivité et la communication.

Gestion de documents officiels

Les responsables d'équipe peuvent utiliser la fonction 'Marquer comme officiel' pour s'assurer que seuls les documents validés sont accessibles aux membres de l'équipe, ce qui réduit les erreurs et les confusions.

Archivage de fichiers

Lorsqu'un projet est terminé, les fichiers peuvent être verrouillés et archivés pour référence future. Cela permet de conserver une trace des documents importants tout en empêchant les modifications non autorisées.

Glossaire :

document office

Un fichier créé à l'aide des applications de la suite Microsoft Office, telles que Word, Excel ou PowerPoint.

menu déroulant

Un élément d'interface utilisateur qui affiche une liste d'options lorsque l'utilisateur clique dessus.

créer

L'action de générer un nouveau document ou fichier.

verrouiller les modifications

Une fonctionnalité qui empêche les autres utilisateurs de modifier un document, le rendant ainsi officiel et protégé.

marquer comme officiel

Une option qui indique qu'un document est la version finale et ne doit pas être modifié.

00:00:03

Depuis un groupe si vous souhaitez

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créer un nouveau document office,

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cliquez sur fichier. Puis sur nouveau.

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Dans le menu déroulant, cliquez

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sur le type de document

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que vous souhaitez créer.

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Dans la fenêtre qui s'ouvre,

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saisissez le nom que

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vous souhaitez donner au fichier,

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puis cliquez sur créer.

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Votre fichier apparaît maintenant

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dans la liste et s'ouvre

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dans une nouvelle fenêtre. Vous n'avez plus

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qu'à rédiger votre contenu qui

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sera enregistré automatiquement.

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Enfin, si vous êtes le créateur

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du fichier ou administrateur du

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groupe et que vous ne

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souhaitez plus que ce document

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soit modifié dans l'aperçu d'un fichier.

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Dans le volet de droite de

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la page. Il vous suffit de cliquer

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sur marquer comme officiel et

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verrouiller les modifications. Enfin, si

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vous souhaitez supprimer

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le fichier, cliquez ici.

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