SharePoint - Créer une bibliothèque de documents dans SharePoint Tutoriels

Apprenez à créer une bibliothèque de documents dans SharePoint et à collaborer de manière efficace. Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes pour organiser, partager et gérer vos fichiers en toute simplicité. Idéal pour les utilisateurs SharePoint de niveau intermédiaire.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer et gérer des bibliothèques de documents sur SharePoint, afin d'organiser efficacement vos fichiers et de faciliter la collaboration.

Chapitres :

Introduction à SharePoint
SharePoint est un outil puissant pour collaborer et stocker des documents. Dans cette vidéo, nous allons explorer comment créer une bibliothèque de documents pour mieux organiser vos fichiers.
Création d'une nouvelle bibliothèque de documents
Pour créer une nouvelle bibliothèque de documents, suivez ces étapes : 1. Accédez à la page d'accueil de votre site SharePoint. 2. Cliquez sur le bouton 'Créer'. 3. Sélectionnez 'Bibliothèque de documents'. Vous aurez alors la possibilité de créer une bibliothèque vide, une bibliothèque inspirée d'une autre bibliothèque existante, ou de partir d'un modèle multimédia.
Options de création de bibliothèque
Lorsque vous créez une bibliothèque, vous pouvez choisir parmi plusieurs options : - **Bibliothèque vide** : Contient les métadonnées par défaut. - **Bibliothèque inspirée** : Copie les colonnes d'une bibliothèque existante sans le contenu. - **Modèle multimédia** : Contient des métadonnées spécifiques, comme celles liées aux factures ou à l'apprentissage. Par exemple, un modèle de facture inclut des informations telles que le nom du fichier, la personne en charge, le statut et le montant attribué.
Nommer et configurer la bibliothèque
Pour cet exemple, nous allons créer une bibliothèque vide et lui donner le nom 'Factures RH'. Assurez-vous de cocher l'option 'Affiché dans la navigation du site' pour que la bibliothèque soit accessible facilement. Notez que le volet de navigation peut être situé en haut ou sur le côté gauche, selon la mise en page choisie par les propriétaires du site.
Gestion des autorisations
Par défaut, chaque nouvelle bibliothèque hérite des autorisations du site. Cela signifie que les utilisateurs autorisés (propriétaires, membres, visiteurs) auront les mêmes droits dans la nouvelle bibliothèque. Si vous souhaitez modifier ces droits, cela sera abordé dans d'autres tutoriels.
Suppression d'une bibliothèque
Si vous devez supprimer une bibliothèque, accédez à la roue crantée en haut à droite, puis sélectionnez 'Paramètres du site'. Vous y trouverez toutes les bibliothèques de votre site SharePoint. Cliquez sur les trois petits points à côté de la bibliothèque que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez 'Supprimer' et confirmez la suppression.
Conclusion
En quelques clics, vous avez appris à créer et à supprimer une bibliothèque de documents sur SharePoint. Ces compétences vous permettront d'organiser vos fichiers de manière plus efficace et de faciliter la collaboration au sein de votre équipe.

FAQ :

Comment créer une bibliothèque de documents dans SharePoint?

Pour créer une bibliothèque de documents dans SharePoint, allez sur la page d'accueil, cliquez sur le bouton 'Créer', puis sélectionnez 'Bibliothèque de documents'. Vous pouvez choisir de créer une bibliothèque vide ou d'utiliser un modèle existant.

Quelles sont les options de création d'une bibliothèque de documents?

Vous pouvez créer une bibliothèque vide, une bibliothèque inspirée d'une autre bibliothèque existante (qui copiera les colonnes mais pas le contenu), ou partir d'un modèle de bibliothèque multimédia.

Comment supprimer une bibliothèque de documents dans SharePoint?

Pour supprimer une bibliothèque de documents, cliquez sur la roue crantée en haut à droite, sélectionnez 'Paramètres du site', trouvez la bibliothèque que vous souhaitez supprimer, cliquez sur les trois petits points à côté et choisissez 'Supprimer'.

Qu'est-ce que l'héritage des autorisations dans SharePoint?

L'héritage des autorisations signifie que chaque nouvelle bibliothèque de documents hérite des droits d'accès des utilisateurs définis au niveau du site, ce qui inclut les rôles de propriétaire, membre et visiteur.

Quelques cas d'usages :

Gestion des factures RH

Une entreprise peut créer une bibliothèque de documents dédiée aux factures RH pour organiser et stocker tous les documents liés aux ressources humaines. Cela permet de séparer ces fichiers des autres documents de l'entreprise, facilitant ainsi leur gestion et leur accès.

Collaboration sur des projets

Les équipes de projet peuvent utiliser SharePoint pour créer des bibliothèques de documents spécifiques à chaque projet, permettant à tous les membres de l'équipe d'accéder facilement aux fichiers nécessaires et de collaborer efficacement.

Archivage de documents

Une organisation peut créer une bibliothèque de documents pour archiver des fichiers anciens ou non utilisés, en utilisant des métadonnées pour faciliter la recherche et la récupération de ces documents à l'avenir.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Bibliothèque de documents

Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent conserver et organiser des fichiers, avec des fonctionnalités de gestion des versions et de collaboration.

Métadonnées

Des informations qui décrivent et donnent des détails sur d'autres données, permettant une meilleure organisation et recherche des fichiers dans une bibliothèque.

Héritage des autorisations

Un système dans SharePoint où les bibliothèques de documents héritent des droits d'accès et des permissions définis au niveau du site.

Modèle de bibliothèque multimédia

Un type de bibliothèque dans SharePoint qui est préconfiguré pour gérer des fichiers multimédias, comme des images ou des vidéos, et qui inclut des métadonnées spécifiques.

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Vous utilisez maintenant SharePoint afin

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de collaborer et de stocker vos documents.

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Et bien qu'une utilisation constante

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de la bibliothèque de documents nommés

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par défaut document soit efficace,

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vous souhaitez venir créer une autre

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bibliothèque de documents sur ce site

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afin de pouvoir séparer vos fichiers

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et donc de mieux les organiser.

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Pour cela, à partir de la page d'accueil,

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cliquez sur le bouton créer, puis.

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Bibliothèque de documents.

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Vous allez pouvoir commencer

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par créer une bibliothèque vide,

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c'est à dire avec les métadonnées par défaut,

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une bibliothèque inspirée

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d'une autre bibliothèque.

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C'est à dire que cette dernière copiera

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les colonnes que vous avez pu rajouter

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dans la bibliothèque d'origine,

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mais ne copiera pas le contenu.

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Et vous pourrez également choisir

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de partir d'un modèle bibliothèque

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multimédia contenant des factures

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ou liées à l'apprentissage.

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Chacun de ces modèles comporte

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des métadonnées spécifiques.

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Si je compte par exemple sur facture,

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je peux voir que cette dernière

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comprend le nom du fichier.

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La personne en charge, le statut,

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le montant attribué, et cetera.

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Pour cet exemple,

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revenons en arrière et créons

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une bibliothèque vide.

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Nous allons simplement lui donner un nom.

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celle-ci contiendra les factures RH.

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Affiché dans la navigation du site

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signifie simplement que cette

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bibliothèque sera présente dans le

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volet de navigation présent en haut.

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Pour rappel, ce volet de navigation

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peut parfois se trouver sur la gauche

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selon la mise en page utilisée par le

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là ou les propriétaires de ce site.

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Un simple clic gauche sur le

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bouton et ma bibliothèque

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facture RH est maintenant créée.

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Attention, par défaut,

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toute nouvelle bibliothèque dispose

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d'un héritage des autorisations

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basées sur ceux du site.

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Chaque bibliothèque copie les personnes

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autorisées en tant que propriétaire,

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membre et visiteur et leur octroie les

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mêmes droits au sein de la bibliothèque.

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Si vous souhaitez modifier ces

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droits de façon plus spécifique,

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cela sera vu dans d'autres tutoriels.

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Si pour une raison X ou y vous

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souhaitez supprimer cette bibliothèque,

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nous pouvons aller dans la roue

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crantée tout en haut à droite.

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Puis, compte tenu du site.

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Vous y retrouverez tout ce

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qui est actuellement sur votre

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site SharePoint notamment,

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comme ici facture RH.

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Nous allons cliquer sur les

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3 petits points. Supprimer.

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Et je peux valider la suppression.

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Nous avons en quelques clics créé une

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nouvelle bibliothèque de documents

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SharePoint et supprimer cette dernière.

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