Outlook - Utilisation d'une boîte collaborative Tutoriels

Découvrez comment utiliser une boîte mail collaborative dans Outlook pour consulter, répondre, et gérer des emails collectivement. Apprenez à attribuer des couleurs pour visualiser les responsables des messages, marquer les mails comme lus pour signaler leur traitement, et organiser les messages dans des sous-dossiers. Avec ces astuces, optimisez votre productivité de manière collaborative !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser une boîte collaborative dans Outlook, permettant à plusieurs utilisateurs de gérer les emails de manière collective.

Chapitres :

Introduction à la Boîte Collaborative
Dans cette section, nous allons explorer comment utiliser une boîte collaborative. Ce type de boîte permet à plusieurs utilisateurs de consulter, répondre et gérer des emails de manière collective.
Accéder à la Boîte Collaborative
Pour accéder à la boîte collaborative, dirigez-vous vers le panneau de gauche sous la section 'partagé avec moi'. Vous y trouverez la boîte mail collaborative. Cliquez dessus pour accéder à son contenu.
Fonctionnalités de la Boîte Collaborative
Une fois dans la boîte collaborative, vous pouvez lire, répondre, transférer et supprimer les emails, exactement comme vous le feriez avec votre boîte personnelle. Sélectionnez simplement l'email et utilisez les actions disponibles en haut ou via le clic droit.
Envoyer un Message
Pour envoyer un message à partir de la boîte collaborative, cliquez sur 'nouveau message'. Ensuite, dans le menu déroulant à droite du bouton 'envoyé', sélectionnez l'adresse de la boîte partagée avant de composer et d'envoyer votre email.
Astuces pour Gérer les Emails
Voici quelques astuces pour optimiser la gestion des emails : - Attribuez une couleur spécifique à chaque utilisateur prenant en charge un email en utilisant les catégories. Cela permet de visualiser rapidement qui est responsable de quel message. - Une fois qu'un mail a été traité, il peut être marqué comme lu pour indiquer aux autres membres de l'équipe que l'email a été pris en charge. - Organisez les messages de la boîte partagée en créant des sous-dossiers tels que 'à traiter', 'en attente' ou 'complété', et déplacez les mails dans le sous-dossier correspondant en fonction de leur statut.
Conclusion
Voilà, vous savez maintenant comment utiliser une boîte mail collaborative dans Outlook. Ces fonctionnalités vous permettront de travailler plus efficacement en équipe.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une boîte collaborative ?

Une boîte collaborative est un espace de travail partagé qui permet à plusieurs utilisateurs de gérer des emails ensemble, facilitant ainsi la communication et la collaboration au sein d'une équipe.

Comment accéder à une boîte mail collaborative dans Outlook ?

Pour accéder à une boîte mail collaborative dans Outlook, allez dans le panneau de gauche sous la section 'partagé avec moi' et cliquez sur la boîte mail collaborative souhaitée.

Comment envoyer un email à partir d'une boîte collaborative ?

Pour envoyer un email à partir d'une boîte collaborative, cliquez sur 'nouveau message', sélectionnez l'adresse de la boîte partagée dans le menu déroulant à droite du bouton 'envoyé', puis composez et envoyez votre email.

Comment organiser les emails dans une boîte collaborative ?

Vous pouvez organiser les emails en créant des sous dossiers tels que 'à traiter', 'en attente' ou 'complété', et en déplaçant les mails dans le sous dossier correspondant selon leur statut.

Comment attribuer des responsabilités aux utilisateurs dans une boîte collaborative ?

Vous pouvez attribuer des responsabilités en utilisant des catégories pour colorer les emails, ce qui permet de visualiser rapidement qui est responsable de quel message.

Quelques cas d'usages :

Gestion d'équipe dans un projet

Dans un environnement de projet, une boîte collaborative permet à tous les membres de l'équipe de suivre les emails relatifs au projet, d'attribuer des tâches et de s'assurer que chaque message est traité efficacement.

Support client

Les équipes de support client peuvent utiliser une boîte collaborative pour gérer les demandes des clients, en attribuant des couleurs aux emails selon le responsable et en organisant les messages par statut pour un suivi optimal.

Coordination d'événements

Lors de la planification d'un événement, une boîte collaborative permet aux organisateurs de partager des informations, de gérer les réponses aux invitations et de suivre les tâches à accomplir, tout en maintenant une communication fluide.

Suivi des ventes

Les équipes de vente peuvent utiliser une boîte collaborative pour gérer les communications avec les clients potentiels, en organisant les emails par priorité et en s'assurant que chaque membre de l'équipe est informé des interactions.

Gestion des ressources humaines

Les départements RH peuvent utiliser une boîte collaborative pour gérer les candidatures, en attribuant des responsabilités aux recruteurs et en suivant l'état des candidatures à travers des sous dossiers.

Glossaire :

boîte collaborative

Un espace de travail partagé permettant à plusieurs utilisateurs de consulter, répondre et gérer des emails collectivement.

panneau de gauche

La section de l'interface utilisateur où se trouvent les différentes options et outils, y compris les boîtes mail partagées.

catégories

Des étiquettes ou des couleurs attribuées aux emails pour aider à identifier rapidement les responsabilités des utilisateurs.

sous dossiers

Des divisions au sein d'une boîte mail qui permettent d'organiser les messages en fonction de leur statut, comme 'à traiter', 'en attente' ou 'complété'.

marquer comme lu

Une action qui indique aux autres membres de l'équipe qu'un email a été pris en charge et traité.

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Ce type de boîte permet à plusieurs utilisateurs de consulter,

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répondre et gérer des emails de manière collective.

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Dans votre panneau de gauche, sous la section partagée avec moi,

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vous trouverez la boîte mail collaborative.

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Cliquez dessus pour accéder à son contenu.

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Une fois dans la boîte collaborative, vous pouvez lire, répondre,

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transférer et supprimer les emails,

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exactement comme vous le feriez avec votre boîte personnelle.

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Sélectionnez simplement l'email et utiliser les actions disponibles en

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haut

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ou dans le clic droit.

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Pour envoyer un message à partir de la boîte collaborative,

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cliquez sur nouveau message.

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Puis dans le menu déroulant à droite du bouton envoyé,

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sélectionnez l'adresse de la boîte partagée avant

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de composer et d'envoyer votre email.

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Quelques astuces

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Vous pouvez par exemple attribuer une couleur spécifique à chaque

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utilisateur prenant en charge un email en utilisant les catégories.

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Cela permet de visualiser rapidement qui est responsable de quel message?

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Une fois qu'un mail a été traité, il pourrait être marqué comme lu pour indiquer aux

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autres membres de l'équipe que l'email a été pris en charge

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ou organiser les messages de la boîte partagée en

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créant des sous dossiers tels que à traiter en

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attente ou compléter et déplacer les mails dans le

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sous dossier correspondant en fonction de leur statut.

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Et voilà,

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vous savez maintenant comment utiliser une

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boîte mail collaborative dans Outlook.

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