OneDrive - Partager et collaborer autour des documents Tutoriels

Découvrez comment partager et collaborer facilement autour de vos documents avec OneDrive. Stockez et utilisez vos documents personnels, tout en gardant le contrôle de qui y a accès. Apprenez à créer et donner des accès pour une meilleure collaboration.

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Objectifs :

Comprendre comment utiliser OneDrive pour le stockage et le partage de documents personnels, ainsi que les différentes options de partage disponibles.

Chapitres :

Introduction à OneDrive
OneDrive est un service de stockage en ligne qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et d'accéder à leurs documents personnels. Tous les fichiers ajoutés sur OneDrive sont automatiquement classés en mode privé, ce qui signifie que seul le propriétaire a accès à ces documents.
Options de partage de documents
Bien qu'aucun partage ne soit automatique sur OneDrive, il est possible de créer des accès pour partager des documents. Pour ce faire, cliquez sur les trois points de suspension à côté du document, puis sélectionnez le bouton 'Partager'.
Vérification des options de partage
Avant de partager un document, il est essentiel de vérifier pour qui vous souhaitez le partager. Quatre options de partage sont disponibles :
Configuration des paramètres de partage
Après avoir choisi l'option de partage, cliquez sur le bouton 'Appliquer' pour valider votre choix. Vous pouvez ensuite copier le lien du document ou choisir des collaborateurs internes ou externes pour le partage.
Définition des droits d'accès
Il est également possible de définir les droits d'accès en cliquant sur le bouton à droite de la zone de saisie des destinataires. Vous pouvez choisir si les utilisateurs peuvent modifier le document ou s'ils ont uniquement un accès en lecture.
Envoi des invitations
Cliquez sur le bouton 'Envoyer' pour que les collaborateurs sélectionnés reçoivent un e-mail avec un accès direct au document. En tant que propriétaire, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer les droits de partage à tout moment.
Conclusion
OneDrive offre des fonctionnalités robustes pour le stockage et le partage de documents. En comprenant les différentes options de partage et les paramètres de sécurité, les utilisateurs peuvent gérer efficacement l'accès à leurs fichiers.

FAQ :

Qu'est-ce que OneDrive?

OneDrive est un service de stockage en ligne de Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder, partager et accéder à leurs fichiers depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Comment partager un document sur OneDrive?

Pour partager un document sur OneDrive, cliquez sur les trois points à côté du document, sélectionnez 'Partager', choisissez les options de partage souhaitées, puis cliquez sur 'Appliquer' pour valider.

Quelles sont les options de partage disponibles sur OneDrive?

Les options de partage incluent : 1) Tout le monde, 2) Personne dans votre entreprise, 3) Personne ayant déjà l'accès, et 4) Personne de votre choix.

Puis-je limiter l'accès à un document partagé?

Oui, vous pouvez limiter l'accès en choisissant des options spécifiques lors du partage, comme restreindre l'accès aux personnes de votre organisation ou à des utilisateurs spécifiques.

Comment puis-je modifier ou supprimer les droits de partage d'un document?

En tant que propriétaire du document, vous pouvez modifier ou supprimer les droits de partage en accédant aux paramètres de partage du document dans OneDrive.

Quelques cas d'usages :

Partage de documents d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, les membres d'une équipe peuvent utiliser OneDrive pour partager des documents de projet, en choisissant des options de partage qui garantissent que seuls les membres de l'équipe ont accès aux informations sensibles.

Gestion de documents pour des événements

Lors de l'organisation d'un événement, les organisateurs peuvent partager des documents tels que des listes de participants ou des horaires avec des collaborateurs externes, en utilisant des liens de partage avec des droits d'accès spécifiques.

Stockage sécurisé de documents personnels

Les utilisateurs peuvent stocker des documents personnels sur OneDrive, en s'assurant que ces documents restent privés par défaut, et en partageant uniquement avec des personnes de confiance lorsque nécessaire.

Collaboration sur des projets à distance

Les équipes travaillant à distance peuvent collaborer efficacement en partageant des documents via OneDrive, en utilisant des options de partage qui permettent des modifications en temps réel tout en maintenant la sécurité des données.

Glossaire :

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des documents et fichiers personnels.

Partage de documents

La fonctionnalité qui permet à un utilisateur de donner accès à ses documents à d'autres personnes, avec différentes options de contrôle d'accès.

Accès personnalisé

La possibilité de définir des droits d'accès spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs sur un document partagé.

Options de partage

Les différentes configurations disponibles pour partager un document, incluant des restrictions sur qui peut voir ou modifier le document.

Organisation

Une entité ou un groupe d'utilisateurs qui partagent un environnement de travail commun, souvent dans un cadre professionnel.

Lien de partage

Un URL généré pour permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à un document partagé sur OneDrive.

Droits d'accès

Les permissions accordées à un utilisateur concernant ce qu'il peut faire avec un document, comme le modifier ou le consulter uniquement.

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Onedrive a comme objectif principal

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le stockage et l'utilisation

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de documents personnels.

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Tous les documents que vous

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ajoutez sur onedrive seront

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automatiquement classés en privé.

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Cela signifie que vous seul en

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tant que propriétaire de l'espace

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onedrive avez accès à vos documents.

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Mais bien qu'aucun partage ne

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soit automatique sur onedrive,

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il est possible de créer et de donner

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des accès à nos ressources documentaires.

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Pour cela, cliquez sur les 3 points de

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suspension présents sur la ligne du document.

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Vous pouvez ensuite cliquer

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sur le bouton partager.

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La fenêtre de partage s'ouvre et

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vous donne accès aux différentes

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fonctionnalités de partage ainsi que des

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accès personnalisables à votre document.

00:00:44

La première chose à regarder avant de

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partager votre document et de vérifier

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pour qui vous souhaitez le partager, ici,

00:00:51

4 options différentes sont disponibles,

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attention.

00:00:55

Votre organisation peut

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désactiver certaines options.

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La première option,

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tout le monde est la moins

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sécuritaire et la plus probable d'être

00:01:05

désactivée par votre administration.

00:01:07

Cette option permet un partage du

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document sans limite et autorise

00:01:11

même un sur partage du document.

00:01:14

Vous pouvez tout de même instaurer

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certaines limites en configurant

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des paramètres juste ici,

00:01:19

par exemple en mettant en place

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une date d'échéance pour la

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consultation du document.

00:01:26

Ou encore l'accès par un mot de passe.

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La 2e option, personne dans votre

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entreprise permet de restreindre le partage

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aux personnes de votre organisation.

00:01:36

La 3e option, personne ayant déjà l'accès,

00:01:39

permet l'accès aux documents uniquement aux

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personnes ayant déjà un accès à ce document.

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Si un de vos collègues partage ce document,

00:01:47

il ne pourra pas être consulté pour les

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autres membres n'ayant pas accès à celui-ci.

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Enfin. L'option personne de votre

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choix vous permet l'accès aux

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seules personnes que vous spécifiez,

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même si d'autres personnes ont

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déjà accès à l'élément.

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Dans ce cas, si le lien est transféré,

00:02:05

seules les personnes qui ont déjà accès

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à l'élément pourront utiliser le lien.

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Une fois votre choix fait,

00:02:11

il suffit de cliquer sur le bouton appliquer

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pour valider votre choix et pouvoir

00:02:16

lancer les différents accès aux documents.

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De retour sur la fenêtre de partage,

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2 choix sont disponibles,

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la possibilité de copier le lien et

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de pouvoir le déposer sur n'importe

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quel support numérique afin que les

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utilisateurs puissent cliquer sur

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le lien pour consulter le document,

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ou la possibilité de choisir le

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nom des collaborateurs,

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que ce soit des collaborateurs

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internes ou externes.

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Enfin,

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il est possible de choisir les

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modalités de droit autorisés en

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cliquant sur le bouton à droite de

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la zone de saisie de destinataire.

00:02:48

Afin de choisir si la modification

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était autorisée ou si le document

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est accessible uniquement en lecture,

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cliquez sur le bouton envoyer pour

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que les collaborateurs sélectionnés

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reçoivent un mail avec un accès

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direct aux documents.

00:03:02

En tant que propriétaire,

00:03:03

vous pouvez décider de modifier ou

00:03:05

supprimer les droits de partage.

00:03:07

Ce sujet sera traité dans une

00:03:09

autre vidéo du cours.

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