SharePoint - Gérer les autorisations au niveau d'un fichier SharePoint Tutoriels

Gérez les autorisations de vos fichiers SharePoint avec facilité. Apprenez à administrer les niveaux d'accès avancés pour assurer la sécurité de vos données.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment gérer l'accès aux documents dans SharePoint, en particulier pour les équipes de vente, et apprendre à modifier les autorisations d'accès pour différents groupes d'utilisateurs.

Chapitres :

Introduction à la gestion des documents dans SharePoint
Dans le cadre de la gestion des documents, il est essentiel de rassembler toutes les informations pertinentes au sein d'une plateforme accessible. Récemment, les équipes de vente ont commencé à centraliser leurs documents sur un site SharePoint, où une bibliothèque a été créée pour stocker tous les documents liés aux séminaires et à des dossiers spécifiques.
Organisation des documents
Les équipes ont ajouté des documents importants, tels que l'appel d'offre pour le client B Microsoft et celui pour le client Mandarine. Cela permet de garder une trace des propositions et des informations essentielles dans un seul endroit.
Gestion des accès aux documents
Il est crucial de gérer qui a accès à quels documents. Les consultants de Mandarine Académie ont accès au site SharePoint en tant que membres, ce qui leur permet de visualiser et de modifier les documents. Cependant, un problème se pose lorsque certains documents, comme l'appel d'offre pour le client B Microsoft, ne concernent pas tous les consultants.
Modification des autorisations d'accès
Pour résoudre ce problème, il n'est pas nécessaire de déplacer le document vers un autre dossier ou site SharePoint. Il suffit de sélectionner le document, d'utiliser le bouton d'information, puis de gérer l'accès. Cela permet de modifier les droits d'accès au niveau du document, de la bibliothèque ou du site.
Suppression de l'accès
En quelques clics, il est possible de retirer l'accès direct des consultants Mandarine à l'appel d'offre pour le client B Microsoft. Cela garantit que seules les personnes concernées peuvent accéder aux informations sensibles.
Rétablissement des accès
Pour redonner l'accès, il suffit de cliquer sur 'Partager' et de taper le nom du groupe. Cela permet de gérer facilement les autorisations tout en maintenant la sécurité des documents.
Conclusion
Gérer les droits d'accès dans SharePoint nécessite une certaine connaissance de la plateforme et une gestion fine des autorisations. En suivant ces étapes, les équipes peuvent s'assurer que les documents sont accessibles uniquement aux personnes appropriées, tout en maintenant un environnement de travail collaboratif.

FAQ :

Qu'est-ce que SharePoint et comment est-il utilisé?

SharePoint est une plateforme de collaboration qui permet aux équipes de stocker, gérer et partager des documents. Il est utilisé pour créer des bibliothèques de documents, gérer les accès et faciliter la collaboration entre les membres d'une organisation.

Comment gérer les droits d'accès dans SharePoint?

Pour gérer les droits d'accès dans SharePoint, sélectionnez le document ou le dossier, utilisez le bouton d'information pour accéder aux paramètres de gestion des accès, puis modifiez les permissions des utilisateurs ou des groupes selon vos besoins.

Que faire si un document est accessible à des personnes qui ne devraient pas y avoir accès?

Vous pouvez supprimer l'accès direct à ce document pour les utilisateurs non autorisés en modifiant les droits d'accès dans SharePoint. Cela peut être fait en quelques clics via les paramètres de gestion des accès.

Quels sont les avantages d'utiliser SharePoint pour la gestion de documents?

SharePoint offre une gestion centralisée des documents, facilite la collaboration en temps réel, permet de contrôler les accès et les permissions, et aide à organiser les informations de manière structurée.

Comment partager un document avec un groupe dans SharePoint?

Pour partager un document avec un groupe, sélectionnez le document, cliquez sur 'Partager', puis entrez le nom du groupe avec lequel vous souhaitez partager le document. Assurez-vous que le groupe a les permissions appropriées.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projets

Les équipes de projet peuvent utiliser SharePoint pour centraliser tous les documents liés à un projet, tels que les appels d'offres, les rapports et les présentations, facilitant ainsi l'accès et la collaboration entre les membres.

Contrôle d'accès aux documents sensibles

Dans une entreprise, il peut être nécessaire de restreindre l'accès à certains documents sensibles. SharePoint permet de gérer les droits d'accès de manière fine, en s'assurant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier ces documents.

Formation et développement

Les départements de formation peuvent utiliser SharePoint pour stocker et partager des ressources de formation, des manuels et des vidéos, tout en contrôlant qui peut accéder à ces informations en fonction des rôles des employés.

Collaboration entre équipes

Les équipes de vente et de marketing peuvent collaborer efficacement en utilisant SharePoint pour partager des documents, suivre les mises à jour et gérer les accès aux informations pertinentes pour leurs projets communs.

Archivage de documents

Les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour archiver des documents anciens ou obsolètes, en les organisant dans des bibliothèques spécifiques et en gérant les droits d'accès pour garantir la sécurité des informations.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Bibliothèque

Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent conserver des documents et des fichiers, organisés par dossiers.

Consultants

Des professionnels qui fournissent des conseils et des services spécialisés dans un domaine particulier, souvent engagés pour des projets spécifiques.

Accès

La permission accordée à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs pour visualiser ou modifier des documents ou des informations dans SharePoint.

Droits

Les autorisations qui déterminent ce qu'un utilisateur peut faire avec un document ou un dossier, comme le lire, le modifier ou le supprimer.

Groupe

Un ensemble d'utilisateurs dans SharePoint qui partagent des permissions similaires pour accéder à des documents ou des sites.

Appel d'offre

Un document formel par lequel une entreprise invite des fournisseurs à soumettre des propositions pour un projet ou un service.

00:00:00

Depuis quelques temps,

00:00:01

mes équipes de vente rassemblent tous

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leurs documents dans un site SharePoint.

00:00:07

Je leur ai créé une bibliothèque pour

00:00:09

mettre tous les documents liés à le

00:00:11

séminaire et des dossiers spécifiques.

00:00:13

Ici, nous pouvons voir que mes équipes

00:00:16

ont rajouté l'appel d'offre pour le

00:00:19

client à mandarine ainsi que l'appel

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d'offre pour le client B Microsoft.

00:00:24

Il se trouve que nous avons en

00:00:26

effet des consultants de mandarine

00:00:28

académie regroupés tous au sein

00:00:30

d'un groupe spécifique SharePoint.

00:00:32

Et ces derniers ont accès à

00:00:34

notre site en tant que membre,

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ils peuvent donc tout voir,

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afficher et modifier nos documents.

00:00:40

Un problème se fait sentir par

00:00:42

le fait que cet appel d'offre

00:00:45

concernant notre client B Microsoft

00:00:47

ne regarde pas les consultants

00:00:50

venant de chez mandarine académie.

00:00:53

Vais je devoir déplacer ce

00:00:55

document vers un autre dossier&nbsp;?

00:00:57

Un autre site SharePoint peut être

00:01:00

ou ces derniers n'auront pas accès&nbsp;?

00:01:02

Pas forcément.

00:01:03

Je peux sélectionner le document en question,

00:01:06

utiliser le bouton d'information.

00:01:09

Puis gérer l'accès.

00:01:14

Et dans les groupes&nbsp;?

00:01:16

Tout comme j'ai pu auparavant gérer

00:01:18

les droits au niveau d'un site,

00:01:20

d'une bibliothèque, d'un dossier,

00:01:22

Eh bien je peux venir sélectionner mes

00:01:24

consultants mandarines qui peuvent

00:01:26

actuellement modifier ce document&nbsp;?

00:01:28

Et tout simplement venir leur

00:01:31

supprimer l'accès direct.

00:01:37

En quelques clics,

00:01:38

les personnes faisant partie du

00:01:40

groupe consultant mandarine n'ont

00:01:42

maintenant plus accès à l'appel

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d'offre pour le client B Microsoft.

00:01:47

Pour leur redonner accès,

00:01:48

tout comme pour les dossiers,

00:01:50

je clique sur partager et je peux

00:01:54

simplement taper le nom du groupe.

00:01:56

Afin d'aller retrouver.

00:01:59

Attention,

00:02:00

donner des autorisations à un niveau

00:02:03

de spécificité tel implique une

00:02:05

certaine connaissance de SharePoint

00:02:07

et une gestion des droits très fine.

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