SharePoint - Gérer les autorisations au niveau d'un fichier SharePoint Tutoriels
Gérez les autorisations de vos fichiers SharePoint avec facilité. Apprenez à administrer les niveaux d'accès avancés pour assurer la sécurité de vos données.
- 2:11
- 1539 vues
-
Teams - Modifier la photo dans Teams
- 0:47
- Vu 12130 fois
-
Teams - Enregistrer automatiquement une réunion
- 1:18
- Vu 3848 fois
-
Outlook - Triez plus facilement votre courrier
- 0:33
- Vu 11399 fois
-
Teams - Isoler une fenêtre de conversation
- 0:58
- Vu 1376 fois
-
Teams - Stocker des fichiers dans les conversations
- 1:44
- Vu 1840 fois
-
Outlook - Créer un sondage de réunion
- 4:47
- Vu 7929 fois
-
Teams - Gérer ses équipes
- 2:57
- Vu 1538 fois
-
Outlook - Présentation de la nouvelle version d'Outlook
- 02:05
- Vu 2188 fois
-
Comment empêcher le transfert d’un mail ?
- 2:07
- Vu 19966 fois
-
Qu'est-ce que OneDrive ?
- 0:52
- Vu 18602 fois
-
Donner accès au site Sharepoint à quelqu’un d’externe à l’entreprise
- 3:16
- Vu 17833 fois
-
Découvrir la signification des icônes OneDrive
- 2:27
- Vu 16233 fois
-
Préparer, nettoyer et transformer vos données
- 5:52
- Vu 14705 fois
-
Rogner une image pour l'ajuster à une forme
- 2:50
- Vu 14501 fois
-
Gérer les notifications de nouveau message
- 1:50
- Vu 13622 fois
-
Rappeler ou remplacer un message électronique que vous avez envoyés
- 1:35
- Vu 13293 fois
-
Modifier la police par defaut de vos emails
- 1:14
- Vu 12202 fois
-
Modifier ou supprimer un rendez-vous, une réunion ou un évènement
- 1:19
- Vu 12158 fois
-
Copilot en entreprise : Réussir l'usage et la gouvernance
- 02:20
- Vu 92 fois
-
Données et confidentialité : un cadre clair pour l’entreprise
- 02:10
- Vu 90 fois
-
Choisir Copilot ou connecter une IA externe dans Microsoft 365
- 02:27
- Vu 83 fois
-
Pourquoi l'IA en entreprise pose une question différente ?
- 01:49
- Vu 70 fois
-
Exploiter les notes de Facilitator après une réunion
- 03:19
- Vu 87 fois
-
Activer Facilitator pendant une réunion Teams
- 01:54
- Vu 98 fois
-
Activer Facilitator avant une réunion Teams
- 02:20
- Vu 119 fois
-
Connaître les prérequis et les limites de Facilitator
- 01:56
- Vu 99 fois
-
Les licences nécessaires pour utiliser Facilitator dans Teams
- 02:16
- Vu 110 fois
-
Comprendre Facilitator dans Teams
- 02:14
- Vu 114 fois
Objectifs :
Comprendre comment gérer l'accès aux documents dans SharePoint, en particulier pour les équipes de vente, et apprendre à modifier les autorisations d'accès pour différents groupes d'utilisateurs.
Chapitres :
-
Introduction à la gestion des documents dans SharePoint
Dans le cadre de la gestion des documents, il est essentiel de rassembler toutes les informations pertinentes au sein d'une plateforme accessible. Récemment, les équipes de vente ont commencé à centraliser leurs documents sur un site SharePoint, où une bibliothèque a été créée pour stocker tous les documents liés aux séminaires et à des dossiers spécifiques. -
Organisation des documents
Les équipes ont ajouté des documents importants, tels que l'appel d'offre pour le client B Microsoft et celui pour le client Mandarine. Cela permet de garder une trace des propositions et des informations essentielles dans un seul endroit. -
Gestion des accès aux documents
Il est crucial de gérer qui a accès à quels documents. Les consultants de Mandarine Académie ont accès au site SharePoint en tant que membres, ce qui leur permet de visualiser et de modifier les documents. Cependant, un problème se pose lorsque certains documents, comme l'appel d'offre pour le client B Microsoft, ne concernent pas tous les consultants. -
Modification des autorisations d'accès
Pour résoudre ce problème, il n'est pas nécessaire de déplacer le document vers un autre dossier ou site SharePoint. Il suffit de sélectionner le document, d'utiliser le bouton d'information, puis de gérer l'accès. Cela permet de modifier les droits d'accès au niveau du document, de la bibliothèque ou du site. -
Suppression de l'accès
En quelques clics, il est possible de retirer l'accès direct des consultants Mandarine à l'appel d'offre pour le client B Microsoft. Cela garantit que seules les personnes concernées peuvent accéder aux informations sensibles. -
Rétablissement des accès
Pour redonner l'accès, il suffit de cliquer sur 'Partager' et de taper le nom du groupe. Cela permet de gérer facilement les autorisations tout en maintenant la sécurité des documents. -
Conclusion
Gérer les droits d'accès dans SharePoint nécessite une certaine connaissance de la plateforme et une gestion fine des autorisations. En suivant ces étapes, les équipes peuvent s'assurer que les documents sont accessibles uniquement aux personnes appropriées, tout en maintenant un environnement de travail collaboratif.
FAQ :
Qu'est-ce que SharePoint et comment est-il utilisé?
SharePoint est une plateforme de collaboration qui permet aux équipes de stocker, gérer et partager des documents. Il est utilisé pour créer des bibliothèques de documents, gérer les accès et faciliter la collaboration entre les membres d'une organisation.
Comment gérer les droits d'accès dans SharePoint?
Pour gérer les droits d'accès dans SharePoint, sélectionnez le document ou le dossier, utilisez le bouton d'information pour accéder aux paramètres de gestion des accès, puis modifiez les permissions des utilisateurs ou des groupes selon vos besoins.
Que faire si un document est accessible à des personnes qui ne devraient pas y avoir accès?
Vous pouvez supprimer l'accès direct à ce document pour les utilisateurs non autorisés en modifiant les droits d'accès dans SharePoint. Cela peut être fait en quelques clics via les paramètres de gestion des accès.
Quels sont les avantages d'utiliser SharePoint pour la gestion de documents?
SharePoint offre une gestion centralisée des documents, facilite la collaboration en temps réel, permet de contrôler les accès et les permissions, et aide à organiser les informations de manière structurée.
Comment partager un document avec un groupe dans SharePoint?
Pour partager un document avec un groupe, sélectionnez le document, cliquez sur 'Partager', puis entrez le nom du groupe avec lequel vous souhaitez partager le document. Assurez-vous que le groupe a les permissions appropriées.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projets
Les équipes de projet peuvent utiliser SharePoint pour centraliser tous les documents liés à un projet, tels que les appels d'offres, les rapports et les présentations, facilitant ainsi l'accès et la collaboration entre les membres.
Contrôle d'accès aux documents sensibles
Dans une entreprise, il peut être nécessaire de restreindre l'accès à certains documents sensibles. SharePoint permet de gérer les droits d'accès de manière fine, en s'assurant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier ces documents.
Formation et développement
Les départements de formation peuvent utiliser SharePoint pour stocker et partager des ressources de formation, des manuels et des vidéos, tout en contrôlant qui peut accéder à ces informations en fonction des rôles des employés.
Collaboration entre équipes
Les équipes de vente et de marketing peuvent collaborer efficacement en utilisant SharePoint pour partager des documents, suivre les mises à jour et gérer les accès aux informations pertinentes pour leurs projets communs.
Archivage de documents
Les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour archiver des documents anciens ou obsolètes, en les organisant dans des bibliothèques spécifiques et en gérant les droits d'accès pour garantir la sécurité des informations.
Glossaire :
SharePoint
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.
Bibliothèque
Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent conserver des documents et des fichiers, organisés par dossiers.
Consultants
Des professionnels qui fournissent des conseils et des services spécialisés dans un domaine particulier, souvent engagés pour des projets spécifiques.
Accès
La permission accordée à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs pour visualiser ou modifier des documents ou des informations dans SharePoint.
Droits
Les autorisations qui déterminent ce qu'un utilisateur peut faire avec un document ou un dossier, comme le lire, le modifier ou le supprimer.
Groupe
Un ensemble d'utilisateurs dans SharePoint qui partagent des permissions similaires pour accéder à des documents ou des sites.
Appel d'offre
Un document formel par lequel une entreprise invite des fournisseurs à soumettre des propositions pour un projet ou un service.
Cette formation pourrait intéresser votre entreprise ?
Mandarine Academy vous offre la possibilité d'obtenir des catalogues complets et actualisés, réalisés par nos formateurs experts dans différents domaines pour votre entreprise
Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER
LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants
Formation Vidéo - Gérer et paramétrer Microsoft SharePoint
Une fois mon intranet Microsoft SharePoint déployé, il est important de démarrer le paramétrage de ce dernier. Que ce soit en tant que membre d’un site, propriétaire ou encore administrateur Microsoft 365 de votre entreprise, découvrez avec nous les fonctionnalités de personnalisation proposées.
Cours E-learning