Sway - Gestion du partage externe et du contenu externe Tutoriels

Découvrez comment gérer le partage externe et le contenu externe dans Microsoft Office 365 grâce à cette vidéo.
Obtenez des conseils pratiques pour activer ou désactiver le partage externe et les sources de contenu externes en accédant aux paramètres d'administration.
Apprenez à personnaliser les politiques de votre entreprise pour contrôler le partage de présentations avec des utilisateurs externes.
Veuillez noter que cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d'un compte Office 365 avec des privilèges d'administrateur.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de contenu et tutoriel.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre les fonctionnalités d'administration d'Office 365, notamment la gestion du partage externe et des sources de contenu.

Chapitres :

Introduction à l'administration d'Office 365
Dans cette section, nous allons explorer les capacités d'un administrateur Office 365, en mettant l'accent sur les paramètres d'administration accessibles uniquement aux administrateurs. Ces fonctionnalités sont essentielles pour gérer les interactions et les ressources au sein de l'organisation.
Gestion du partage externe
L'une des premières fonctionnalités que l'administrateur peut gérer est le partage externe. Cela concerne la possibilité pour les utilisateurs de partager des présentations et d'autres contenus avec des personnes en dehors de l'organisation. - **Activer ou désactiver le partage externe** : - Si le partage externe est désactivé, les membres de l'organisation ne pourront pas partager de contenu avec des utilisateurs externes. - Cela permet de protéger les informations sensibles et de contrôler qui a accès aux ressources de l'entreprise.
Sources de contenu
Les sources de contenu sont les ressources suggérées lors des recherches sur Internet. L'administrateur peut gérer ces suggestions pour s'assurer qu'elles sont appropriées pour les utilisateurs de l'organisation. - **Gestion des ressources suggérées** : - Par exemple, si l'administrateur désactive Wikipedia comme source, les utilisateurs ne verront plus cette ressource dans leurs suggestions. - Cela permet de filtrer les informations et de s'assurer que les utilisateurs accèdent à des contenus pertinents et fiables.
Enregistrement des paramètres
Une fois que l'administrateur a configuré les politiques d'entreprise concernant le partage externe et les sources de contenu, il est crucial de sauvegarder ces paramètres. - **Étapes pour enregistrer** : - Après avoir effectué les modifications nécessaires, l'administrateur doit cliquer sur le bouton 'Enregistrer' pour appliquer les changements. - Cela garantit que les nouvelles configurations prennent effet et que les utilisateurs respectent les nouvelles politiques.
Conclusion
En résumé, la gestion des paramètres d'Office 365 par un administrateur est essentielle pour contrôler le partage d'informations et les ressources accessibles aux utilisateurs. En activant ou désactivant le partage externe et en gérant les sources de contenu, l'administrateur joue un rôle clé dans la sécurité et l'efficacité de l'organisation.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un administrateur Office 365?

Un administrateur Office 365 est un utilisateur qui a des droits d'accès spéciaux pour gérer les paramètres et les services d'Office 365, permettant de configurer des fonctionnalités comme le partage externe et les sources de contenu.

Comment activer ou désactiver le partage externe dans Office 365?

Pour activer ou désactiver le partage externe, l'administrateur doit accéder aux paramètres d'administration d'Office 365 et modifier les options de partage externe selon les besoins de l'organisation.

Quelles sont les conséquences de désactiver le partage externe?

Si le partage externe est désactivé, les membres de l'organisation ne pourront pas partager des documents ou des présentations avec des utilisateurs qui ne font pas partie de l'entreprise, limitant ainsi la collaboration externe.

Comment gérer les sources de contenu dans Office 365?

Les administrateurs peuvent gérer les sources de contenu en accédant aux paramètres d'administration et en choisissant quelles ressources, comme Wikipedia, doivent être incluses ou exclues des suggestions lors des recherches.

Quelques cas d'usages :

Gestion du partage de documents

Un administrateur d'une entreprise peut désactiver le partage externe pour s'assurer que les informations sensibles ne sont pas partagées avec des utilisateurs externes, protégeant ainsi la confidentialité des données de l'entreprise.

Optimisation des recherches internes

En ajustant les sources de contenu, un administrateur peut améliorer la pertinence des résultats de recherche pour les employés, en s'assurant que seules les ressources fiables et pertinentes sont suggérées.

Mise en conformité avec la politique d'entreprise

Un administrateur peut configurer les paramètres de partage et de contenu pour se conformer aux politiques de l'entreprise, garantissant que toutes les pratiques respectent les directives établies pour la sécurité et la confidentialité.

Glossaire :

Administrateur Office 365

Un utilisateur ayant des droits d'accès et de gestion sur les services et paramètres d'Office 365, permettant de configurer et de contrôler les fonctionnalités de la plateforme.

Partage externe

La capacité de partager des documents ou des présentations avec des utilisateurs qui ne font pas partie de l'organisation. Si désactivé, les membres de l'organisation ne peuvent pas partager des contenus avec des utilisateurs externes.

Sources de contenu

Les différentes ressources suggérées lors d'une recherche sur Internet, qui peuvent inclure des sites comme Wikipedia. La désactivation de certaines sources peut limiter les suggestions affichées aux utilisateurs.

Politique d'entreprise

Un ensemble de règles et de directives établies par une organisation pour régir le comportement et les opérations au sein de l'entreprise, y compris l'utilisation des outils numériques.

00:00:10

Et ce composant avec Miss ration n'est bien sûr accessible que lorsqu'on est administrateur et dans les services et compléments qu'on retrouve dans les paramètres.

00:00:20

On n'a une section.

00:00:23

Qui va concerner soit ?

00:00:28

1ère chose on peut activer ou désactiver le partage externe donc on dit partage externe.

00:00:36

On parle enfaite d'utilisateurs externes à la société et donc là si vous désactivez les membres de votre société.

00:00:45

Ne pouvons pas partager une présentation souhait avec l'extérieur.

00:00:49

Ensuite dans sources de contenu c'est tout ce que souhaite vous suggère lorsque vous faites une recherche sur internet et donc là vous avez les différentes ressources qui apparaissent ici et bien sûr si vous désactivez euh le nom dans ce cas-là Wikipédia bien dans les suggestions de utilisateurs ?

00:01:10

À aucune ressource Wikipédia une fois que vous avez choisi la politique d'entreprise il ne reste plus qu'à faire enregistrer.

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