Outlook Online - Messages d'absence et réponses automatiques Tutoriels

Découvrez comment configurer des messages d'absence et des réponses automatiques dans Outlook Online pour optimiser votre communication professionnelle dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour informer vos collaborateurs de votre absence, bloquer votre calendrier et annuler les réunions programmées pendant votre absence.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et communiquer efficacement grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

Apprendre à configurer des réponses automatiques dans Outlook Online pour informer vos collaborateurs de votre absence.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans ce guide, nous allons explorer comment configurer des réponses automatiques dans Outlook Online. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pendant vos congés ou lors d'une absence prolongée, car elle permet d'informer vos collègues que vous êtes indisponible et de leur fournir des informations supplémentaires.
  2. Accéder aux paramètres d'Outlook
    Pour commencer, cliquez sur l'icône de la roue crantée située en haut à droite de votre écran. Cela ouvrira un volet de paramètres. En bas de ce volet, cliquez sur 'Afficher tous les paramètres d'Outlook'.
  3. Configurer les réponses automatiques
    Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez 'Courrier', puis 'Réponses automatiques'. Activez l'option pour les réponses automatiques. Vous aurez la possibilité de définir une période durant laquelle Outlook enverra ces réponses.
  4. Définir la période d'absence
    Vous pouvez choisir un intervalle de temps pour vos réponses automatiques. Il est également possible de débloquer votre calendrier pour cette période. Donnez un titre à votre absence pour informer vos collaborateurs de la nature de votre absence, et cette information sera automatiquement ajoutée à votre calendrier.
  5. Gestion des demandes de réunion
    Vous avez la possibilité de refuser automatiquement toute demande de réunion durant votre absence. En cochant cette option, vous pourrez visualiser tous les événements déjà prévus dans votre calendrier pendant cette période. Vous pouvez alors choisir d'envoyer un message d'absence en guise d'annulation pour ces réunions ou définir un message spécifique pour annuler vos rendez-vous.
  6. Rédaction du message d'absence
    Rédigez le texte de votre message d'absence et mettez-le en forme à l'aide des outils disponibles. Vous pouvez également choisir d'envoyer un message d'absence différent aux contacts externes à votre entreprise, soit uniquement à ceux figurant dans votre liste de contacts, soit à tous les expéditeurs externes qui vous contacteront.
  7. Finalisation de la configuration
    Une fois que vous avez configuré votre message d'absence, cliquez sur 'Enregistrer' pour valider vos paramètres. Notez que si vous avez défini une période d'absence, les réponses automatiques seront automatiquement désactivées à la fin de celle-ci.
  8. Conclusion
    Configurer des réponses automatiques dans Outlook Online est un moyen efficace de gérer vos communications pendant votre absence. Cela permet de maintenir une bonne communication avec vos collaborateurs et de leur fournir les informations nécessaires en votre absence.

FAQ :

Comment configurer des réponses automatiques dans Outlook Online?

Pour configurer des réponses automatiques, cliquez sur la roue crantée en haut à droite de votre écran, sélectionnez 'Afficher tous les paramètres d'Outlook', puis choisissez 'Courrier' et 'Réponse automatique'. Activez les réponses automatiques et définissez la période durant laquelle elles seront envoyées.

Puis-je personnaliser le message d'absence?

Oui, vous pouvez rédiger et mettre en forme le texte de votre message d'absence en utilisant les outils disponibles dans Outlook Online.

Comment gérer les demandes de réunion pendant mon absence?

Vous pouvez choisir de refuser automatiquement toutes les demandes de réunion durant votre période d'absence et annuler les réunions déjà programmées. Vous aurez également la possibilité d'envoyer un message d'annulation aux participants concernés.

Les réponses automatiques se désactivent-elles automatiquement?

Oui, si vous avez défini une période d'absence, les réponses automatiques seront désactivées automatiquement à la fin de cette période.

Puis-je envoyer un message d'absence différent aux contacts externes?

Oui, vous pouvez choisir d'envoyer un message d'absence différent aux contacts externes, soit à ceux de votre liste de contacts, soit à tous les expéditeurs externes qui vous contactent.

Quelques cas d'usages :

Gestion des congés

Lors de vos congés, vous pouvez configurer des réponses automatiques pour informer vos collègues de votre absence et leur fournir des informations de contact alternatives, ce qui améliore la communication et la gestion des attentes.

Planification des réunions

En utilisant les réponses automatiques, vous pouvez gérer efficacement les demandes de réunion pendant votre absence, en refusant automatiquement les invitations et en annulant les réunions programmées, ce qui permet de maintenir un calendrier organisé.

Communication avec les clients

Si vous êtes en congé, vous pouvez configurer un message d'absence spécifique pour les contacts externes, garantissant ainsi que les clients reçoivent une réponse appropriée et savent à qui s'adresser en cas d'urgence.

Amélioration de la productivité

En automatisant les réponses aux emails pendant votre absence, vous réduisez le temps passé à gérer les communications, ce qui vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches importantes à votre retour.

Glossaire :

Outlook Online

Une version web de Microsoft Outlook qui permet aux utilisateurs de gérer leurs emails, calendriers et contacts en ligne.

Réponses automatiques

Fonctionnalité qui permet d'envoyer automatiquement un message prédéfini aux personnes qui vous contactent par email lorsque vous êtes absent.

Calendrier

Outil dans Outlook qui permet de planifier et de gérer des événements, des réunions et des rendez-vous.

Demande de réunion

Une invitation envoyée par email pour organiser une réunion à laquelle plusieurs participants sont conviés.

Message d'absence

Texte prédéfini que vous pouvez envoyer aux personnes qui vous contactent lorsque vous êtes en congé ou absent.

Contact externe

Une personne ou une entité qui n'appartient pas à votre organisation et qui peut vous envoyer des emails.

résultat(s)
00:00:03
Pendant vos congés ou lors
00:00:05
d'une absence prolongée,
00:00:06
vous pouvez configurer Outlook online
00:00:08
de façon à répondre automatiquement
00:00:10
à toutes les personnes qui vous
00:00:12
enverront des messages électroniques.
00:00:14
Les réponses automatiques vous
00:00:15
permettent d'indiquer à vos
00:00:17
collaborateurs que vous êtes absent
00:00:18
du Bureau et que vous ne pourrez
00:00:20
donc pas leur répondre tout de suite,
00:00:22
mais également de leur fournir
00:00:23
d'autres informations,
00:00:24
par exemple le mail de personne
00:00:26
a contacté en cas de demande
00:00:29
urgente ou votre date de retour.
00:00:31
Cliquez sur la roue crantée en
00:00:33
haut à droite de votre écran.
00:00:34
Un volet sourd.
00:00:36
En bas de celui ici,
00:00:38
cliquez sur afficher tous
00:00:40
les paramètres d'un Outlook.
00:00:41
Dans la fenêtre qui s'affiche,
00:00:43
choisissez courrier. Puis.
00:00:47
Réponse automatique.
00:00:49
Et activer les réponses automatiques.
00:00:52
Vous avez la possibilité de choisir
00:00:54
un intervalle de temps durant lequel
00:00:57
Outlook online enverra des réponses
00:00:59
automatiques à vos collaborateurs.
00:01:01
Cette option vous permet également de
00:01:03
bloquer votre calendrier sur cette période.
00:01:06
Donnez-lui un titre pour informer
00:01:07
vos collaborateurs ayant accès aux
00:01:09
informations de votre calendrier,
00:01:10
de la nature de votre absence.
00:01:14
Celle-ci sera alors automatiquement
00:01:16
ajoutée à votre calendrier.
00:01:19
Vous avez la possibilité de refuser
00:01:21
automatiquement toute demande de
00:01:22
réunion durant cette période et
00:01:24
de refuser et d'annuler toutes
00:01:25
les réunions déjà programmées
00:01:27
durant cette période.
00:01:30
En cochant cette dernière option,
00:01:32
vous visualisez tous les événements
00:01:34
déjà prévus dans votre calendrier
00:01:35
pendant votre période d'absence.
00:01:37
Vous pouvez alors choisir d'envoyer
00:01:39
votre message d'absence en guise
00:01:41
d'annulation à ces réunions ou
00:01:43
définir un message spécifique pour
00:01:45
l'annulation de vos rendez-vous.
00:01:47
Sélectionnez ensuite les événements
00:01:49
que vous souhaitez annuler ou
00:01:51
conserver dans votre calendrier
00:01:52
durant votre période d'absence.
00:01:56
Rédigez le texte de votre message
00:01:59
d'absence et mettez le en forme
00:02:01
avec les outils disponibles.
00:02:03
Enfin, vous pouvez envoyer un message
00:02:05
d'absence différent au contact externe
00:02:07
à votre entreprise en choisissant soit
00:02:09
de l'envoyer uniquement au contact
00:02:11
externe figurant dans votre liste de
00:02:13
contacts ou à tous les expéditeurs
00:02:16
externes qui prendront contact avec vous.
00:02:19
Une fois votre message d'absence configuré,
00:02:22
cliquez sur enregistrer pour valider.
00:02:25
Sachez que si vous avez défini
00:02:27
une période d'absence,
00:02:28
les réponses automatiques seront
00:02:30
automatiquement désactivées
00:02:31
à la fin de celle-ci.

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résultat(s)
00:00:03
Durante a licença ou durante
00:00:05
uma ausência prolongada,
00:00:06
Você pode configurar o Outlook online
00:00:08
para responder automaticamente
00:00:10
a todas as pessoas que o ajudaram.
00:00:12
enviar mensagens de e-mail.
00:00:14
As respostas automáticas ajudá-lo-ão
00:00:15
permitir que indique ao seu
00:00:17
funcionários que você está ausente
00:00:18
e que você não será capaz de
00:00:20
por isso, não lhes responda imediatamente,
00:00:22
mas também para lhes proporcionar
00:00:23
outras informações,
00:00:24
por exemplo, e-mail de ninguém
00:00:26
contactado em caso de pedido
00:00:29
ou a sua data de regresso.
00:00:31
Clique na roda dentada em
00:00:33
canto superior direito do ecrã.
00:00:34
Um obturador silenciado.
00:00:36
Na parte inferior do aqui,
00:00:38
Clique em Mostrar tudo
00:00:40
as configurações de um Outlook.
00:00:41
Na janela que aparece,
00:00:43
Escolha Mail. Depois.
00:00:47
Resposta automática.
00:00:49
E ative as respostas automáticas.
00:00:52
Você tem a opção de escolher
00:00:54
um intervalo de tempo durante o qual
00:00:57
O Outlook online enviará respostas
00:00:59
aos seus funcionários.
00:01:01
Esta opção também lhe permite:
00:01:03
Bloqueie o seu calendário durante este período.
00:01:06
Dê-lhe um título para informar
00:01:07
seus funcionários com acesso ao
00:01:09
informações do seu calendário,
00:01:10
a natureza da sua ausência.
00:01:14
Isso será automaticamente
00:01:16
adicionado ao seu calendário.
00:01:19
Você tem a opção de recusar
00:01:21
automaticamente qualquer pedido de
00:01:22
reunir-se durante este período e
00:01:24
recusar e cancelar tudo
00:01:25
Reuniões já agendadas
00:01:27
durante este período.
00:01:30
Ao marcar esta última opção,
00:01:32
Você pode ver todos os eventos
00:01:34
já está no seu calendário
00:01:35
durante o período de ausência.
00:01:37
Em seguida, pode optar por enviar
00:01:39
a sua mensagem de ausência como um
00:01:41
cancelamento dessas reuniões, ou
00:01:43
Definir uma mensagem específica para
00:01:45
Cancelamento dos seus compromissos.
00:01:47
Em seguida, selecione os eventos
00:01:49
que pretende cancelar, ou
00:01:51
Manter no seu calendário
00:01:52
durante o período de ausência.
00:01:56
Escreva o texto da sua mensagem
00:01:59
e formatá-lo
00:02:01
com as ferramentas disponíveis.
00:02:03
Finalmente, você pode enviar uma mensagem
00:02:05
ausência diferente de contacto externo
00:02:07
ao seu negócio, escolhendo
00:02:09
para enviá-lo apenas para o contato
00:02:11
na sua lista de
00:02:13
contatos ou todos os remetentes
00:02:16
que entrará em contacto consigo.
00:02:19
Depois de configurar a sua mensagem de ausência,
00:02:22
Clique em Salvar para confirmar.
00:02:25
Esteja ciente de que, se você tiver definido
00:02:27
um período de ausência,
00:02:28
As respostas automáticas serão
00:02:30
Desativado automaticamente
00:02:31
no final.

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