Outlook - Renseigner ses horaires de travail dans Outlook Tutoriels

Optimisez votre productivité en apprenant à gérer vos horaires de travail dans Outlook ! Dans cette vidéo, découvrez comment rendre visibles vos horaires à vos collègues et comment personnaliser votre calendrier pour une meilleure organisation. Ne manquez pas ces astuces pratiques pour maîtriser votre agenda : regardez maintenant !

02:21
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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Apprendre à gérer vos horaires de travail dans Outlook, y compris la visualisation des horaires, la modification des paramètres de calendrier et l'ajout de calendriers de collaborateurs.

Chapitres :

Introduction à la gestion des horaires dans Outlook
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment gérer vos horaires de travail dans Outlook. L'un des principaux avantages de cette fonctionnalité est la possibilité de visualiser vos horaires et de les rendre visibles à vos collègues au sein de la même organisation.
Accéder au calendrier
Pour commencer, accédez à votre calendrier dans Outlook. Par défaut, le calendrier s'affiche en mode mensuel. Vous pouvez changer ce mode d'affichage en sélectionnant l'option 'Semaine de travail', ce qui vous permettra de voir uniquement les jours travaillés de la semaine.
Affichage des horaires de travail
Dans le mode semaine, les horaires non travaillés apparaissent en gris, ce qui est également visible par vos collègues. Cela facilite la compréhension de vos disponibilités.
Définir ou modifier vos horaires de travail
Pour définir ou modifier vos horaires de travail, cliquez sur l'onglet 'Afficher' puis sur 'Paramètres du calendrier'. Ensuite, sélectionnez 'Horaires et lieux de travail'. Dans ce panneau, vous pouvez définir vos jours de travail, vos horaires, ainsi que votre lieu de travail, que ce soit à distance ou au bureau.
Enregistrer les modifications
Par exemple, vous pouvez définir une heure de fin à treize heures pour ce jeudi. Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur 'Enregistrer' puis sur 'Fermer' pour revenir à la page précédente. Vous remarquerez que le jeudi à l'heure définie est bien grisé dans le calendrier.
Ajouter un calendrier de collaborateur
Pour voir le calendrier d'un collaborateur de la même organisation, cliquez sur 'Ajouter un calendrier' dans le volet de navigation à gauche. Sélectionnez 'Ajouter à partir de l'annuaire', puis entrez l'adresse e-mail du collaborateur. Une fois que vous avez sélectionné son adresse, cliquez sur 'Ajouter' puis fermez la fenêtre.
Comparer les calendriers
Pour faciliter la comparaison des deux calendriers, sélectionnez le mode d'affichage fractionné sur le ruban. Si vous souhaitez masquer le calendrier d'un collaborateur, décochez son nom dans la barre de navigation.
Visualiser les jours fériés
Une petite astuce : vous pouvez également visualiser les jours fériés sur votre calendrier en cochant l'option 'Jour férié France'. Assurez-vous de désactiver le mode fractionné pour faciliter la lecture.
Conclusion
En résumé, gérer vos horaires de travail dans Outlook vous permet non seulement de mieux organiser votre temps, mais aussi de communiquer vos disponibilités à vos collègues. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement personnaliser votre calendrier et collaborer plus efficacement.

FAQ :

Comment gérer mes horaires de travail dans Outlook ?

Pour gérer vos horaires de travail dans Outlook, accédez à votre calendrier, cliquez sur l'onglet 'Afficher', puis sélectionnez 'Horaires et lieux de travail'. Vous pouvez définir vos jours de travail, vos horaires et le lieu de travail.

Comment modifier mes horaires de travail dans Outlook ?

Pour modifier vos horaires de travail, allez dans le panneau 'Horaires et lieux de travail' dans les paramètres de votre calendrier. Vous pouvez y ajuster vos heures de début et de fin ainsi que les jours de travail.

Comment voir le calendrier d'un collaborateur dans Outlook ?

Pour voir le calendrier d'un collaborateur, cliquez sur 'Ajouter un calendrier' dans le volet de navigation, sélectionnez 'Ajouter à partir de l'annuaire', puis entrez l'adresse e-mail du collaborateur. Cela vous permettra de visualiser son calendrier.

Qu'est-ce que le mode fractionné dans Outlook ?

Le mode fractionné dans Outlook vous permet de visualiser deux calendriers côte à côte, facilitant ainsi la comparaison des disponibilités entre vous et vos collaborateurs.

Comment afficher les jours fériés dans mon calendrier Outlook ?

Pour afficher les jours fériés dans votre calendrier Outlook, cochez l'option 'Jour férié France' dans les paramètres de votre calendrier.

Quelques cas d'usages :

Planification d'une réunion d'équipe

Utilisez les horaires de travail définis dans Outlook pour planifier des réunions d'équipe. En visualisant les disponibilités de vos collègues, vous pouvez choisir un créneau horaire qui convient à tout le monde, améliorant ainsi l'efficacité des réunions.

Gestion des horaires de travail à distance

Pour les équipes travaillant à distance, définissez clairement vos horaires de travail dans Outlook. Cela permet à vos collègues de savoir quand vous êtes disponible, ce qui facilite la collaboration et la communication.

Comparaison des calendriers pour la planification de projets

Utilisez le mode fractionné pour comparer votre calendrier avec celui d'un collaborateur lors de la planification de projets. Cela vous aide à identifier les conflits d'horaire et à coordonner les tâches efficacement.

Suivi des jours fériés

En activant l'affichage des jours fériés dans votre calendrier Outlook, vous pouvez mieux planifier vos projets et vos tâches en tenant compte des jours non travaillés, ce qui améliore la gestion du temps.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'organisation développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de calendrier, de gestion des tâches et de contacts.

Calendrier

Un outil utilisé pour planifier et visualiser des événements, des rendez-vous et des horaires de travail.

Mode d'affichage

La manière dont les informations sont présentées dans le calendrier, par exemple, par mois ou par semaine de travail.

Horaires de travail

Les heures spécifiques durant lesquelles un employé est prévu de travailler, qui peuvent être définies dans le calendrier.

Lieu de travail

L'endroit où un employé effectue son travail, qui peut être un bureau ou un espace de travail à distance.

Ajouter un calendrier

Une fonctionnalité qui permet d'inclure le calendrier d'un collaborateur dans votre propre vue de calendrier pour faciliter la planification.

Mode fractionné

Une vue qui permet de comparer deux calendriers côte à côte pour une meilleure visualisation des disponibilités.

Jour férié

Un jour où le travail est généralement suspendu en raison de célébrations ou de commémorations officielles.

00:00:06

gérer vos horaires de travail dans Outlook.

00:00:09

L'avantage est de pouvoir visualiser vos horaires de travail et de

00:00:13

les rendre visibles aux collaborateurs qui partagent la même organisation.

00:00:17

Tout d'abord, nous allons nous rendre dans le calendrier

00:00:20

par défaut,

00:00:21

le mode d'affichage du calendrier est par mois.

00:00:25

Vous pouvez changer ce mode d'affichage en

00:00:27

choisissant semaine de travail pour voir les

00:00:30

jours travaillés uniquement affichés toute la semaine

00:00:33

ici ou revenir à l'affichage par mois

00:00:36

en mode semaine,

00:00:38

les horaires non travaillés sont grisés,

00:00:40

ce qui est également visible par vos collègues.

00:00:43

Pour définir ou modifier les horaires de travail, cliquez sur l'onglet "Afficher"

00:00:48

"Paramètre du calendrier",

00:00:49

puis cliquez sur "Horaires et lieux de travail".

00:00:54

Dans ce panneau,

00:00:55

vous pouvez définir vos jours de travail, les horaires ainsi que le lieu de travail.

00:01:00

si vous travaillez à distance ou au bureau,

00:01:03

vous pouvez choisir d'afficher ou non le lieu de travail dans votre calendrier.

00:01:07

Dans cet espace,

00:01:10

nous allons définir une heure de fin à 13h ce jeudi,

00:01:13

afin de voir la différence sur le calendrier,

00:01:16

cliquez sur "Enregistrer"

00:01:18

puis fermer

00:01:19

pour revenir à la page précédente.

00:01:21

Vous verrez que le jeudi à l'heure définie. Le calendrier est bien grisé.

00:01:26

Pour voir le calendrier d'un collaborateur de la même organisation,

00:01:29

cliquer sur "Ajouter un calendrier"

00:01:32

dans le volet de navigation à gauche, cliquer sur "Ajouter à partir de l'annuaire".

00:01:37

Ensuite sélectionner l'adresse mail sur laquelle le collaborateur est relié.

00:01:42

Entrez son adresse de messagerie puis sélectionnez "Mes calendriers".

00:01:46

Pour que l'affichage soit proposé dans le volet de navigation de cette zone,

00:01:50

cliquez sur "Ajouter"

00:01:52

puis fermez la fenêtre.

00:01:55

Sélectionner le mode d'affichage fractionné sur le

00:01:57

ruban pour faciliter la comparaison des deux calendriers.

00:02:01

Pour masquer son calendrier, décocher le nom dans la barre de navigation.

00:02:06

Petite astuce,

00:02:07

vous pouvez aussi visualiser les jours fériés

00:02:09

sur votre calendrier en cochant "Jour férié France"

00:02:14

Assurez-vous de désactiver le mode fractionné pour faciliter la lecture.

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