Power Automate - Flow - Signaler automatiquement les blocages des tâches avec Power Automate Tutoriels

Ne laissez pas les blocages invisibles freiner votre productivité ! Dans cette vidéo intitulée "escalader automatiquement les blocages des tâches", découvrez comment automatiser la détection et l'escalade des problèmes en temps réel avec Power Automate. Transformez votre gestion de projet grâce à cette méthode efficace qui réduit les temps morts et permet une réactivité ciblée. Ne manquez pas cette opportunité d'optimiser vos flux de travail !

05:55
147 vues

Disponible dans Microsoft365

00:00:07

une tâche peut rester bloquée pendant des jours sans que personne ne soit informé,

00:00:11

retardant l'ensemble du projet.

00:00:14

Cette troisième automatisation détecte instantanément les blocages

00:00:18

et les escalade automatiquement vers les bonnes

00:00:20

personnes pour débloquer la situation rapidement.

00:00:23

Contrairement aux automatisations précédentes

00:00:26

qui fonctionnent de manière planifiée,

00:00:28

celle ci réagit en temps réel dès qu'un changement de statut est détecté.

00:00:34

Commençons par créer un nouveau flux d'emp Power automate.

00:00:37

Pour cette automatisation,

00:00:39

nous utiliserons le déclencheur lorsqu'un élément est créé ou modifié

00:00:43

du connecteur SharePoint.

00:00:45

Ce déclencheur est parfaitement adapté à notre besoin,

00:00:49

car il surveille en temps réel

00:00:51

toutes les modifications apportées aux éléments de votre liste

00:00:54

sans nécessité de vérification planifiée.

00:00:57

Une fois le déclencheur ajouté à votre flux,

00:01:00

vous devez le connecter à votre liste de suivi de projet.

00:01:03

Commencez par sélectionner l'adresse du site Cirpointe où se trouve votre liste.

00:01:08

Vous pouvez choisir parmi vos sites récents ou

00:01:10

saisir directement l'URL complète du site concerné.

00:01:14

Ensuite,

00:01:15

dans le champ suivant,

00:01:16

sélectionnez le nom de votre liste qui contient vos tâches

00:01:19

et leur statut.

00:01:21

Une fois cette configuration terminée,

00:01:23

le déclencheur surveillera automatiquement

00:01:26

tous les changements effectués sur cette liste,

00:01:28

prêt à réagir

00:01:29

à chaque modification.

00:01:31

maintenant que le déclencheur est en place,

00:01:33

ajoutons une condition pour filtrer uniquement

00:01:36

les cas de blocage.

00:01:38

Cette étape est absolument cruciale car nous ne voulons

00:01:40

pas que le flux s'exécute à chaque modification,

00:01:43

mais uniquement lorsqu'une tâche passe en statut bloqué.

00:01:47

Pour configurer cette condition,

00:01:49

sélectionnez le contenu dynamique,

00:01:52

statut provenant du déclencheur.

00:01:53

Choisissez l'opérateur

00:01:56

et gala puis tapez bloquer

00:01:58

en respectant exactement la casse et l'orthographe

00:02:00

utilisée dans votre liste.

00:02:03

Cette condition évalue intelligemment chaque élément modifié

00:02:07

et n'exécute la suite du flux

00:02:09

que si le statut correspond effectivement à un blocage.

00:02:13

Passons maintenant aux actions à effectuer

00:02:16

lorsque la condition est vraie,

00:02:18

c'est-à-dire quand une tâche est bloquée.

00:02:21

il est important de noter ici

00:02:22

une différence majeure avec l'automatisation précédente.

00:02:26

contrairement au flux de rappels d'échéance où nous devions récupérer

00:02:30

les détails des tâches planeurs avec une action supplémentaire.

00:02:33

Ici,

00:02:33

nous n'avons pas besoin d'ajouter une action.

00:02:36

Obtenir les éléments.

00:02:37

Le déclencheur,

00:02:38

lorsqu'un élément est créé ou modifié,

00:02:41

ne parcourt pas toute la liste mais traite uniquement

00:02:44

l'élément qui vient d'être modifié.

00:02:46

Toutes les métadonnées de cet élément sont déjà

00:02:49

disponibles directement dans le contenu dynamique du déclencheur.

00:02:53

C'est un avantage majeur en termes de performance et de simplicité

00:02:57

qui rend ce flux particulièrement efficace.

00:03:01

Dans la branche vraie

00:03:03

de votre condition,

00:03:04

ajoutez maintenant l'action,

00:03:06

publier le message dans une conversation instantanée

00:03:09

ou un canal

00:03:10

du connecteur Microsoft Teams.

00:03:12

Configurez cette action en choisissant de publier

00:03:15

en tant que botte de flux,

00:03:17

sélectionnez Cal comme destination,

00:03:19

puis choisissez l'équipe et le canal approprié pour vos escalades.

00:03:24

Ce canal peut être un espace dédié aux situations

00:03:26

urgentes ou votre canal principal de suivi de projet,

00:03:30

selon l'organisation de votre équipe.

00:03:34

Commencer par un titre accrocheur comme blocage signalé,

00:03:37

actions requise

00:03:39

pour attirer immédiatement l'attention.

00:03:41

Dans la section des détails,

00:03:42

insérer les contenus dynamiques suivants,

00:03:45

le champ,

00:03:45

titre pour le nom de la tâche bloquée,

00:03:48

le chant,

00:03:49

personne pour le nom de la personne qui a bloqué la tâche à signer

00:03:52

pour identifier le responsable.

00:03:54

le champ créé par

00:03:56

pour le décideur qui a initié cette tâche

00:03:59

et le champ modifié

00:04:00

pour la date de signalement du blocage.

00:04:02

Si votre liste dispose d'un champ de description,

00:04:05

ajoutez-le pour contextualiser le problème.

00:04:08

Terminer avec le contenu dynamique lien vers l'élément qui

00:04:12

permet un accès direct à l'élément d'en liste.

00:04:15

L'avantage majeur de Sharepoint est que tous ces champs sont

00:04:18

des propriétés natives déjà formatées et prêtes à l'emploi,

00:04:21

contrairement à peur où nous devions résoudre les idées en non lisible.

00:04:27

Tout est immédiatement exploitable pour créer un message clair et actionnable.

00:04:31

Pour garantir que les personnes concernées soient alertées,

00:04:34

même si elles ne consultent pas Teams régulièrement,

00:04:37

ajoutez l'action

00:04:38

envoyer un e-mail

00:04:40

du connecteur office 365 Outlook.

00:04:44

Dans le champ A,

00:04:46

insérer le contenu dynamique de l'adresse e-mail de la personne assignée

00:04:50

via

00:04:51

responsable e-mail.

00:04:52

En ajoutant un point virgule comme séparateur,

00:04:55

ajoutez l'e-mail du créateur de la tâche via

00:04:57

créé par e-mail qui représente le décideur.

00:05:01

Rédiger l'objet suivi du titre dynamique de la tâche.

00:05:04

Dans le corps,

00:05:05

reprenez le même contenu structuré

00:05:07

que votre message Teams pour assurer une cohérence parfaite entre les deux canaux.

00:05:12

L'avantage clé est que les destinataires sont entièrement dynamiques.

00:05:16

Le flux envoie automatiquement l'alerte aux bonnes personnes

00:05:20

selon qui est assigné à la tâche

00:05:22

et qui l'a créé,

00:05:23

garantissant que chaque blocage

00:05:25

est escaladé exactement aux personnes concernées.

00:05:29

cette automatisation transforme radicalement votre gestion des blocages.

00:05:34

au lieu de problèmes invisibles qui retardent silencieusement vos projets.

00:05:38

Vous disposez maintenant d'un système d'alerte visible et actionnable.

00:05:42

Les temps morts sont considérablement réduits

00:05:44

car l'escalade est immédiate et ciblée.

00:05:47

La fluidité de vos projets est maintenue grâce à une détection,

00:05:51

un résolution rapide des obstacles.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants

Abonnés

89 vues

E-learning Débutant

Formation Vidéo Microsoft 365 - Choisir son outil de gestion des tâches

Découvrez comment structurer la gestion des tâches dans Microsoft 365 en combinant Outlook, Lists, Planner, Loop et To Do pour un pilotage f...

Cours E-learning

TOUS LES COURS