Comment protéger vos documents ? Tutoriels

Découvrez comment protéger efficacement vos documents dans la solution Microsoft 365 avec la vidéo "Comment protéger vos documents".
Vous apprendrez à utiliser les étiquettes de classification pour contrôler l'accès à vos fichiers et appliquer des niveaux de protection adaptés.
Découvrez les différentes nuances d'étiquettes, telles que "Confidentiel" et "Hautement confidentiel", qui vous permettent de chiffrer vos documents et de choisir qui peut y accéder.
Apprenez également comment ajouter des dates d'expiration à vos droits d'accès.
Ne manquez pas cette vidéo essentielle pour protéger vos données sensibles et garantir la sécurité de votre entreprise dans Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre le fonctionnement des étiquettes de classification dans un document Word et leur impact sur la sécurité des informations.

Chapitres :

  1. Introduction aux Étiquettes de Classification
    Dans cette section, nous allons explorer comment les étiquettes de classification fonctionnent dans un document Word. Lorsque vous ouvrez un fichier Word, un nouveau ruban apparaît sous le ruban classique, indiquant la présence de ces étiquettes.
  2. Types d'Étiquettes de Classification
    Il existe plusieurs étiquettes de classification, chacune ayant des implications différentes sur la sécurité des documents : - **Public** : Cette étiquette permet de classifier le document sans appliquer de protection particulière. Elle est appropriée pour des fichiers dont la diffusion n'impacte pas l'organisation, comme une image. - **Confidentiel** : Cette étiquette applique une classification et chiffre le document. Elle permet de définir qui a accès au document et quels droits sont appliqués. Vous pouvez choisir des individus ou un groupe collaboratif, et même ajouter une date d'expiration à ces droits. - **Hautement Confidentiel** : En plus de chiffrer et classifier le document, cette étiquette permet de spécifier les personnes ayant accès et d'ajouter l'option 'Ne pas transférer'. Elle est essentielle pour des données sensibles, comme un plan financier, car une fuite pourrait avoir des conséquences critiques pour l'entreprise.
  3. Stratégies de Sécurité Automatisées
    Il est possible de paramétrer une stratégie de sécurité qui détecte automatiquement des données sensibles, comme un numéro de carte de crédit, et applique la classification adéquate. Cela renforce la protection des informations critiques.
  4. Changement de Classification
    Lorsque vous souhaitez changer la classification d'un document, une justification auprès de l'administrateur est nécessaire. Par exemple, si vous devez envoyer un fichier contenant un plan financier à une personne externe, il est crucial de choisir la bonne étiquette.
  5. Exemple Pratique
    Imaginons que vous classifiez un fichier contenant des informations sensibles comme 'Public'. Une alerte apparaîtra, indiquant que vous ne pouvez pas l'envoyer tant qu'une classification plus élevée n'est pas appliquée. Une fois le fichier transmis, si un collaborateur externe souhaite le partager avec un membre de son équipe qui n'est pas impliqué dans le projet, cela sera impossible. La classification 'Hautement Confidentiel' n'autorise que les membres identifiés par le propriétaire du document à le partager. Dans ce cas, le collaborateur externe devra faire une demande pour obtenir l'accès.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un ruban dans un document Word?

Le ruban est une interface graphique qui regroupe les outils et fonctionnalités nécessaires pour travailler sur un document. Il se trouve généralement en haut de l'écran.

Comment classifier un document dans Word?

Pour classifier un document, vous devez sélectionner l'étiquette appropriée dans le ruban. Les options incluent 'Public', 'Confidentiel' et 'Hautement confidentiel', chacune ayant des implications différentes sur l'accès et la sécurité.

Que se passe-t-il si je choisis l'étiquette 'Public' pour un document sensible?

Si vous choisissez l'étiquette 'Public' pour un document contenant des informations sensibles, une alerte apparaîtra vous informant que vous devez appliquer une classification plus élevée avant de pouvoir l'envoyer.

Quelles sont les conséquences d'une mauvaise classification d'un document?

Une mauvaise classification peut entraîner des fuites d'informations sensibles, ce qui pourrait nuire à l'organisation. Il est donc crucial de choisir l'étiquette appropriée.

Comment puis-je ajouter une date d'expiration à un document classifié?

Lors de la classification d'un document, vous pouvez choisir d'ajouter une date d'expiration aux droits d'accès, ce qui limitera la durée pendant laquelle le document peut être consulté.

Quelques cas d'usages :

Gestion de documents financiers

Lors de l'envoi de documents financiers sensibles à des partenaires externes, il est essentiel de les classifier correctement comme 'Hautement confidentiel' pour éviter toute fuite d'informations. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au document.

Partage sécurisé d'informations

Dans un environnement de travail collaboratif, l'utilisation d'étiquettes de classification permet de contrôler qui peut partager des documents. Par exemple, un membre d'une équipe ne pourra pas partager un document classé 'Hautement confidentiel' sans autorisation explicite.

Protection des données sensibles

Les entreprises peuvent mettre en place une stratégie de sécurité qui détecte automatiquement les données sensibles, comme les numéros de carte de crédit, et applique la classification adéquate pour protéger ces informations.

Conformité réglementaire

Les organisations doivent souvent se conformer à des réglementations sur la protection des données. En utilisant des étiquettes de classification, elles peuvent s'assurer que les documents sensibles sont correctement protégés et que l'accès est limité.

Glossaire :

Ruban

Interface graphique dans les applications Microsoft, qui regroupe des outils et fonctionnalités en onglets.

Étiquette

Classification appliquée à un document pour déterminer son niveau de sécurité et d'accès.

Classification

Processus d'attribution d'un niveau de sécurité à un document, indiquant qui peut y accéder et comment il doit être protégé.

Confidentiel

Étiquette qui chiffre le document et limite l'accès à certaines personnes ou groupes.

Hautement confidentiel

Étiquette qui chiffre et classe le document, avec des restrictions d'accès strictes, y compris l'option de ne pas transférer.

Données sensibles

Informations dont la divulgation pourrait nuire à une organisation, comme des plans financiers ou des informations personnelles.

Stratégie de sécurité

Plan mis en place pour protéger les données sensibles, incluant des mécanismes de détection et de classification automatique.

Justification

Explication requise pour changer la classification d'un document, souvent adressée à un administrateur.

résultat(s)
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fonctionne l'outil en nous rendant
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directement sur un fichier Word,
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par exemple, lorsque l'on ouvre le document,
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on remarque directement qu'un nouveau ruban a
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fait son apparition sous le ruban classique.
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Nous voyons également les
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étiquettes qui sont proposés.
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Nous remarquons aussi que ce document
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et classifier automatiquement en
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tant que public, car il ne dispose
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d'aucune information sensible.
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Voyons ensemble les nuances
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entre ces étiquettes.
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La première personne.
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Elle, propose de classifier le document,
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mais n'applique pas de
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protection particulière.
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Il peut s'agir d'un fichier dont la fuite
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n impacterait pas l'organisation comme
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par exemple la diffusion d'une image.
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L'étiquette confidentiel, quant à elle,
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applique une classification
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et chiffre le document.
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Elle permet de choisir qui doit avoir
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accès au document et quel droit appliquer.
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Il peut s'agir d'une ou plusieurs personnes
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ou encore d'un groupe collaboratif.
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Il existe également une option permettant
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d'ajouter une date d'expiration à ses droits.
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Enfin, l'étiquette hautement confidentiel
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chiffres et classifie le document,
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mais permet également de choisir
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à qui on veut donner accès,
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puis d'y ajouter l'option.
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Ne pas transférer il est important de
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choisir cette étiquette pour des données
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sensibles comme un plan financier,
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par exemple.
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Car la fuite de ces données impacterait
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de manière critique l'entreprise.
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Il est néanmoins possible de paramétrer
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une stratégie de sécurité qui détectera
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automatiquement une donnée sensible,
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un code de carte bleue par exemple,
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et appliquera la classification adéquate.
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Lorsque l'on désire
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changer la classification,
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une justification auprès de
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l'administrateur est nécessaire.
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Prenons un exemple,
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je désire envoyer un fichier contenant
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le plan financier d'un projet à un
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nombre externe à mon organisation.
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Imaginons que je n'ai pas encore
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saisi la nuance entre les différentes
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étiquettes et que pour ce fichier,
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je choisis sur l'étiquette public.
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Cette dernière n'est pas l'étiquette
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qu'il faut rattacher à ce fichier,
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car il s'agit d'une donnée sensible.
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Lorsque j'ai classifie ce document
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en tant que public,
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une alerte apparaît à l'écran et
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mundi que je ne peux pas l'envoyer
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tant que je n'ai pas appliquer
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une classification plus élevé.
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Je ne pourrai donc pas envoyer ce fichier
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s'il n'est pas correctement protégé.
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Une fois le fichier transmis,
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mon collaborateur externe
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Louvre depuis son environnement,
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il souhaite le partager.
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Un membre de son équipe qui
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ne fait pas partie du projet.
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Cette action sera impossible
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car là classification hautement
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confidentiel n'autorise que
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les membres identifiés par le
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propriétaire du document à le faire.
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Il devra alors m'en faire la demande.
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Et si je suis autorisée,
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je devrais ajouter le nom de son
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collaborateur à la liste des
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personnes ayant accès au document.

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