Power Automate - Flow - Dropbox : Créer un SAS d'échanges entre Sharepoint et un autre service de stockage Tutoriels

Ce tutoriel montre comment automatiser le transfert de fichiers entre Dropbox et SharePoint à l'aide de Power Automate. Configurez un flux pour que tout fichier déposé dans un dossier spécifique de Dropbox soit automatiquement transféré vers une bibliothèque SharePoint. Apprenez à personnaliser le flux avec des notifications Teams incluant des liens cliquables vers les fichiers transférés. Ce guide est parfait pour les entreprises migrantes de Dropbox vers SharePoint et souhaitant automatiser leurs processus de transfert de fichiers.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment automatiser le transfert de fichiers entre Dropbox et SharePoint à l'aide de Power Automate, en créant un flux qui facilite l'échange de données entre ces deux services.

Chapitres :

Introduction à Power Automate
Power Automate est un outil puissant qui permet d'automatiser des actions entre divers services, y compris des solutions Microsoft et des services externes. Dans cette vidéo, nous allons explorer comment utiliser Power Automate pour automatiser le transfert de fichiers entre Dropbox et SharePoint.
Contexte de l'exemple
Prenons l'exemple d'une entreprise qui a récemment migré de Dropbox vers SharePoint pour le stockage de ses fichiers. L'objectif est de créer un sas d'échange automatisé entre ces deux espaces de stockage. Lorsqu'un fichier est déposé dans un dossier spécifique de Dropbox, il doit être automatiquement transféré dans une bibliothèque SharePoint.
Configuration de Dropbox et SharePoint
Dans Dropbox, un dossier nommé 'Sas d'échange SP' sera utilisé pour accueillir les fichiers à transférer. Du côté de SharePoint, une bibliothèque est disponible dans un site SharePoint nommé 'SasdBox'.
Création du flux dans Power Automate
Power Automate propose de nombreux modèles pour faciliter la création de flux. En utilisant les mots-clés appropriés, un modèle de flux peut être sélectionné. Il est essentiel de connecter votre espace Dropbox au flux avec les identifiants corrects. Le flux commence par un déclencheur qui s'active lorsque le fichier est créé dans Dropbox, suivi d'une action pour SharePoint.
Définition des actions dans le flux
Dans le bloc d'action Dropbox, il faut identifier le dossier à surveiller, ici nommé 'sas d'échange SharePoint'. Dans le bloc d'action SharePoint, il est nécessaire de définir l'emplacement cible, c'est-à-dire le site et le dossier correspondant à la bibliothèque. Le nom du fichier créé sera identique à celui du fichier original, et il est important de noter que le flux ne supprimera pas le fichier original dans Dropbox.
Ajout de notifications via Teams
Pour améliorer le flux, une notification via Teams peut être ajoutée pour informer de la dépose d'un fichier. Les propriétés du fichier peuvent être récupérées en utilisant son ID. Un bloc d'action pour publier un message dans Teams est également intégré, où le message contiendra le nom du fichier et son lien d'accès.
Test et validation du flux
Après avoir configuré le flux, il est possible de tester en important un fichier dans le dossier. Une notification de dépôt est reçue dans Teams, mais le lien n'est pas cliquable. Pour corriger cela, le flux peut être modifié pour intégrer le lien dans une balise hypertexte en HTML. Un test supplémentaire avec deux fichiers simultanément montre que les notifications fonctionnent correctement avec des liens cliquables.
Conclusion
Le sas d'échange entre Dropbox et SharePoint fonctionne comme prévu, permettant un transfert automatisé de fichiers. Cette automatisation améliore l'efficacité et la gestion des fichiers au sein de l'entreprise.

FAQ :

Qu'est-ce que Power Automate et comment fonctionne-t-il ?

Power Automate est un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications. Il fonctionne en définissant des déclencheurs et des actions, permettant ainsi d'automatiser des tâches répétitives.

Comment puis-je automatiser le transfert de fichiers entre Dropbox et SharePoint ?

Vous pouvez utiliser Power Automate pour créer un flux qui surveille un dossier spécifique dans Dropbox. Lorsqu'un fichier est ajouté, le flux le transfère automatiquement vers une bibliothèque SharePoint.

Quels types de fichiers peuvent être transférés avec Power Automate ?

Tous les types de fichiers pris en charge par Dropbox et SharePoint peuvent être transférés, tant que les actions sont correctement configurées dans le flux.

Puis-je recevoir des notifications lors du transfert de fichiers ?

Oui, vous pouvez configurer votre flux pour envoyer des notifications via Microsoft Teams lorsque des fichiers sont déposés dans Dropbox.

Qu'est-ce qu'un SAS d'échange et comment l'utiliser ?

Un SAS d'échange est un espace de stockage temporaire pour transférer des fichiers. Vous pouvez le configurer dans Dropbox pour accueillir les fichiers à transférer vers SharePoint.

Quelques cas d'usages :

Automatisation du transfert de fichiers pour une équipe marketing

Une équipe marketing utilise Power Automate pour transférer automatiquement des fichiers de campagne de Dropbox vers SharePoint. Cela permet de centraliser les documents et d'assurer un accès facile pour tous les membres de l'équipe.

Notification de dépôt de fichiers pour un projet collaboratif

Dans un projet collaboratif, les membres de l'équipe reçoivent des notifications via Teams chaque fois qu'un fichier est ajouté à un dossier Dropbox spécifique, ce qui améliore la communication et la réactivité.

Gestion des documents de conformité

Une entreprise utilise Power Automate pour transférer des documents de conformité de Dropbox vers SharePoint, garantissant ainsi que tous les documents sont stockés de manière sécurisée et accessible pour les audits.

Suivi des fichiers de projet

Un chef de projet configure un flux pour suivre les fichiers de projet déposés dans Dropbox et les transférer vers SharePoint, tout en recevant des notifications sur les mises à jour, ce qui facilite la gestion des documents.

Glossaire :

Power Automate

Un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications et services.

Dropbox

Un service de stockage en ligne qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers.

SharePoint

Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet de gérer des documents et de partager des informations au sein d'une organisation.

SAS d'échange

Un espace de stockage temporaire utilisé pour transférer des fichiers entre deux systèmes ou services.

Bibliothèque SharePoint

Un emplacement dans SharePoint où les fichiers et documents peuvent être stockés et organisés.

Flux

Un ensemble d'actions automatisées qui se déclenchent en réponse à un événement spécifique.

Déclencheur

Un événement qui initie l'exécution d'un flux dans Power Automate.

ID de fichier

Un identifiant unique attribué à chaque fichier pour le référencer dans un système.

HTML

Un langage de balisage utilisé pour créer des pages web.

Contenu dynamique

Des informations qui changent en fonction des données d'entrée ou des actions effectuées dans un flux.

00:00:06

entre certains services Microsoft et d'autres solutions externes.

00:00:10

Prenons comme exemple le cas suivant.

00:00:13

Ma société utilisait jusqu'à présent un stockage cloud hébergé chez Dropbox,

00:00:19

suite au passage à Microsoft trois cent Soixante-cinq et,

00:00:22

de ce fait à une solution de stockage SharePoint.

00:00:25

J'ai besoin de mettre en place un sas d'échange automatisé

00:00:28

entre ces deux espaces.

00:00:30

Mon objectif est que

00:00:32

lors de la dépose d'un fichier dans un dossier Dropbox spécifique,

00:00:36

ce fichier soit automatiquement rapatrié dans une bibliothèque SharePoint

00:00:40

spécifique elle aussi.

00:00:42

Mon exemple est relatif à une solution Dropbox,

00:00:45

mais j'aurais pu illustrer un drive de chez Google.

00:00:47

Bien sûr,

00:00:48

j'ai côté Dropbox,

00:00:50

un dossier nommé

00:00:51

Sas d'échange SP

00:00:53

qui accueillera le ou les fichiers à rapatrier.

00:00:56

Côté Sharepoint,

00:00:57

une bibliothèque est disponible dans un site SharePoint nommé

00:01:01

Sasd

00:01:01

Box.

00:01:03

Il existe de nombreux modèles proposés par Power Automate à

00:01:06

partir des modèles et en saisissant les mots clés adéquats.

00:01:09

Un modèle de flux m'est proposé.

00:01:12

Allons-y.

00:01:14

Il faudra dans votre cas connecter

00:01:16

au flux votre espace Dropbox Avec les bons identifiants.

00:01:20

Le flux est globalement simple.

00:01:22

Il propose

00:01:23

un déclencheur définissant le début du processus

00:01:26

lorsque le fichier est créé côté Dropbox,

00:01:29

puis une seconde action côté SharePoint. Naturellement,

00:01:33

dans le bloc d'action Dropbox,

00:01:34

j'identifie le dossier à surveiller qui se nomme ici sas d'échange Sharepoint.

00:01:41

Dans l'autre bloc d'action, je définis l'emplacement cible

00:01:45

mon site

00:01:46

ainsi que le dossier correspondant à la bibliothèque.

00:01:52

Certains éléments sont préremplis.

00:01:55

Je suis parti d'un modèle.

00:01:57

Le nom du fichier créé sera identique et contiendra le contenu du fichier initial.

00:02:02

Attention, le flux ne supprimera pas le fichier original. Côté Dropbox,

00:02:07

les actions Power automate sur les services externes sont limitées.

00:02:11

Je vais compléter ce flux en souhaitant être notifié via Teams

00:02:14

de la dépose d'un fichier.

00:02:17

Selon le détail à intégrer dans ce message de notification,

00:02:21

je vais récupérer les propriétés du fichier CRE

00:02:24

en y faisant référence par son ID.

00:02:31

J'ajoute, pour terminer un bloc d'action, de publication,

00:02:34

de message conversationnel Teams.

00:02:42

Je suis le destinataire.

00:02:45

Je rédige le message qui devra contenir le

00:02:48

nom du fichier et son lien d'accès récupéré.

00:02:51

Grâce au contenu dynamique,

00:02:58

je vais enregistrer

00:03:00

T T

00:03:01

et importer un fichier dans mon dossier.

00:03:04

Je peux évidemment déplacer un fichier d'un dossier de

00:03:08

dans le dossier du SAS.

00:03:12

Le flux s'exécute et je reçois dans Teams

00:03:15

une notification de dépose avec le nom.

00:03:19

Mais le lien n'est pas cliquable.

00:03:21

Je vais alors modifier mon flux,

00:03:24

passe en code avec la petite icône en haut à droite

00:03:28

et intégrer le lien dans une balise hypertexte rédigée en html.

00:03:35

Je vais tester à nouveau

00:03:39

en déposant cette fois-ci deux fichiers simultanément.

00:03:46

Parfait.

00:03:47

Je reçois bien deux notifications avec des liens fonctionnels.

00:03:54

Côté bibliothèque SharePoint, les trois fichiers sont bien présents.

00:03:57

Mon sas d'échange fonctionne et répond à mes attentes.

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