Excel - Faire référence à un tableau avec des filtres et des tris appliqués Tutoriels

Découvrez comment faire référence à un tableau avec des filtres et des tris appliqués dans Microsoft 365 pour optimiser votre travail avec Excel.
Cette vidéo présente la fonction FILTRE pour afficher les données en fonction d'un critère spécifique et la fonction TRIER pour trier les données en fonction d'une colonne spécifique.
Obtenez des conseils pratiques pour appliquer ces fonctions à vos données et apprenez comment les utiliser avec des exemples concrets.
Avec Microsoft 365, vous pouvez facilement manipuler et analyser des données dans Excel pour améliorer votre productivité.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les fonctions de filtrage et de tri dans un tableau, en intégrant un menu déroulant pour sélectionner des valeurs spécifiques. Cela permet de rendre les données plus interactives et accessibles.

Chapitres :

  1. Introduction aux Menus Déroulants
    Dans cette section, nous allons explorer comment créer et modifier un menu déroulant. Les menus déroulants sont des outils pratiques pour sélectionner des valeurs uniques dans un tableau. Pour accéder aux options de modification, il faut se rendre dans le menu 'données' et cliquer sur 'validation des données'.
  2. Création d'un Menu Déroulant Fonctionnel
    Une fois le menu déroulant créé, il est possible de l'utiliser pour afficher un tableau correspondant à la valeur sélectionnée. Par exemple, si l'on choisit une période spécifique, le tableau affichera uniquement les données relatives à cette période. Pour cela, nous allons utiliser la fonction FILTRE.
  3. Utilisation de la Fonction FILTRE
    La fonction FILTRE nécessite de sélectionner le tableau sur lequel nous souhaitons travailler. Ensuite, nous définissons la règle de filtrage, qui consiste à garder les valeurs uniquement lorsque la période citée est égale à la valeur sélectionnée dans le menu déroulant. Si aucune valeur n'est sélectionnée, le tableau reste vide.
  4. Préparation pour le Filtrage
    Il est important de prévoir de l'espace sous le tableau pour éviter d'écraser les valeurs existantes. Par exemple, si la dernière valeur est en février, assurez-vous de laisser de la place pour les résultats filtrés.
  5. Tri des Données Filtrées
    En plus de filtrer, il est possible de trier les données. Pour cela, nous allons encapsuler la fonction FILTRE avec la fonction TRIER. Il faut sélectionner le tableau, puis indiquer la colonne selon laquelle nous souhaitons trier. Dans notre cas, nous allons trier par le numéro d'édition, qui se trouve dans la quatrième colonne.
  6. Définition de l'Ordre de Tri
    Pour définir l'ordre de tri, nous utilisons 1 pour un tri croissant et 0 pour un tri décroissant. Dans notre exemple, nous voulons un tri décroissant, donc nous mettrons 0. Il n'est pas nécessaire de compléter le dernier élément, car nous ne faisons pas de tri par rapport à des colonnes mais par rapport à des lignes.
  7. Conclusion et Application Pratique
    En utilisant les fonctions FILTRE et TRIER, nous pouvons créer des tableaux interactifs qui facilitent l'analyse des données. Ces outils sont particulièrement utiles pour travailler avec des références et rendre les données plus accessibles et compréhensibles.

FAQ :

Comment créer un menu déroulant dans Excel?

Pour créer un menu déroulant dans Excel, allez dans l'onglet 'Données', puis sélectionnez 'Validation des données'. Choisissez 'Liste' et entrez les valeurs que vous souhaitez voir dans le menu.

Qu'est-ce que la fonction FILTRE dans Excel?

La fonction FILTRE permet de sélectionner des lignes d'un tableau qui répondent à des critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez filtrer les données pour ne montrer que celles d'une certaine période.

Comment utiliser la fonction TRIER avec FILTRE?

Vous pouvez encapsuler la fonction FILTRE avec la fonction TRIER pour d'abord filtrer les données selon vos critères, puis trier les résultats obtenus. Cela permet d'avoir un tableau interactif et organisé.

Quels sont les avantages d'utiliser des menus déroulants dans Excel?

Les menus déroulants facilitent la saisie de données, réduisent les erreurs de saisie et permettent une meilleure organisation des informations dans un tableau.

Comment éviter d'écraser des valeurs lors de l'utilisation de FILTRE?

Il est conseillé de prévoir de l'espace en dessous des cellules où les résultats filtrés apparaîtront pour éviter d'écraser les valeurs existantes.

Quelques cas d'usages :

Analyse des ventes mensuelles

Utilisez un menu déroulant pour sélectionner un mois spécifique et appliquez la fonction FILTRE pour afficher uniquement les ventes de ce mois. Cela permet une analyse rapide des performances mensuelles.

Gestion des stocks

Créez un tableau de gestion des stocks où vous pouvez filtrer les produits par catégorie à l'aide d'un menu déroulant. Cela aide à identifier rapidement les produits qui nécessitent un réapprovisionnement.

Rapports de performance

Utilisez la fonction TRIER après avoir filtré les données pour générer des rapports de performance. Par exemple, trier les résultats par chiffre d'affaires du plus élevé au plus bas pour une meilleure visualisation des performances.

Suivi des projets

Implémentez un tableau de suivi des projets où vous pouvez filtrer par statut de projet à l'aide d'un menu déroulant. Cela permet de visualiser rapidement l'état d'avancement de chaque projet.

Évaluation des employés

Créez un tableau d'évaluation des employés où vous pouvez filtrer par département et trier les résultats par note d'évaluation. Cela facilite la gestion des performances au sein de l'entreprise.

Glossaire :

Menu déroulant

Un menu déroulant est un élément d'interface utilisateur qui permet de sélectionner une option parmi plusieurs. Lorsqu'on clique sur le menu, une liste d'options s'affiche.

Validation des données

La validation des données est le processus de vérification que les données saisies respectent certaines règles ou critères avant d'être acceptées dans un système.

FILTRE

La fonction FILTRE dans Excel permet de filtrer un ensemble de données en fonction de critères spécifiés, ne retournant que les lignes qui répondent à ces critères.

TRIER

La fonction TRIER dans Excel permet d'organiser les données d'un tableau selon un ordre spécifique, soit croissant soit décroissant, basé sur une ou plusieurs colonnes.

Période citée

La période citée fait référence à une période de temps spécifique pour laquelle les données sont filtrées ou analysées.

Valeurs uniques

Les valeurs uniques sont des valeurs distinctes dans un ensemble de données, sans répétition.

résultat(s)
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on va encore aller plus loin.
00:00:03
L'idée, ça va être à partir du
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menu déroulant qui se situe ici.
00:00:07
Alors Pour rappel,
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les menus déroulants si vous voulez en
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créer un ou en tout cas le modifier,
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vous pouvez ici aller dans données
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aller ici sur ce petit encart
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validation des données et là vous
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retrouvez toutes les options pour
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aller modifier votre menu déroulant
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et typiquement l'exercice qu'on
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a fait précédemment sur le fait
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de lister des valeurs uniques.
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ce que je vous disais en fait,
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ça peut aller nourrir un menu
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déroulant comme ici ce que
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j'ai sélectionné,
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OK donc maintenant on a un menu
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déroulant qui est fonctionnel et
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en gros l'idée ça va être de se
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dire à chaque fois que je vais
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changer de valeur ici ça va m'afficher
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le tableau qui correspondra du
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coup à la période citée que j'ai
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choisie mais du coup l'entièreté
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du tableau donc pour ça je vais
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utiliser la fonction qui s'appelle
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"=FILTRE" qui va permettre en fait de
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de faire ce type de manipulation.
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Le premier élément qu'il me demande,
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c'est d'aller sélectionner le tableau
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sur lequel je souhaite travailler.
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Et ici :
00:01:02
Ensuite,
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je vais définir la règle qui
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va dire à quel moment je suis
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censée garder les valeurs,
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donc là c'est assez simple.
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On va lui dire, tu me gardes
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les valeurs uniquement quand
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la période citée
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Est égal à
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la valeur qui est sélectionnée
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dans le menu déroulant.
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Et dernier élément d'ailleurs,
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on peut sélectionner même
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du tout début du tableau.
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C'est plus simple et on s'y retrouvera.
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Et si la valeur est vide
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tu ne fait rien de particulier,
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tu la laisses à vide. Voilà,
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on va cliquer sur entrée et à partir de là,
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effectivement, on retrouve que les,
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festivals qui débutent
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En janvier.
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On va pouvoir faire cet élément là,
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cet élément là etc...
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donc là, de la même manière que la
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fonction unique prévoyez de la place en
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dessous pour éviter d'écraser les valeurs.
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Là, vous voyez,
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j'ai prévu le coup avec la valeur
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la plus grande, à savoir
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Février.
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Donc pensez bien également à le faire.
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L'autre élément qu'on va pouvoir voir,
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c'est en plus de filtrer
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je peux également prévoir un tri.
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directement sur la valeur gardez en tête
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aussi que du coup les en-têtes de
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colonnes vous devrez les recréer.
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Voilà,
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il va vous retourner que les valeurs.
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Donc ici, on va aller encapsuler la
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fonction de "=FILTRE" avec la fonction
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"=TRIER" donc sélectionner du
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coup le tableau.
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c'est ce que je suis en train de définir ici.
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Ensuite je vais lui dire à partir de
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quelle colonne je souhaite faire le tri.
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Donc si on regarde l'énoncé,
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faites en sorte que le tableau récupéré
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soit trié par rapport au numéro de
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l'édition du plus grand au plus petit,
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donc le numéro d'édition
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c'est cette colonne là et donc
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par rapport à mon tableau,
00:02:57
c'est là 4ème colonne donc
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ici on va mettre 4 tout simplement.
00:03:03
Et l'ordre de tri et bien là,
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c'est assez facile si je veux
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que ça soit croissant,
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je mets 1 si je veux que
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ça soit décroissant,
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je mets -1 comme dans mon cas,
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je veux du plus grand au
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plus petit,
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je vais mettre -1 et le dernier
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idem vu qu'on n'est pas en train de
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faire des tris par rapport à des
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colonnes mais par rapport à des lignes,
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j'ai pas besoin de le compléter,
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je le laisse tout simplement à vide.
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Je vais rentrer la valeur et donc là on
00:03:27
retrouve effectivement ça a bien fonctionné.
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Le tri qui est fait sur le numéro de
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l'édition par rapport à un filtre
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qui est effectué sur la périodicité,
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donc plutôt pratique pour faire des
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choses un petit peu interactive.
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Évidemment,
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on peut travailler aussi
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directement sur le tableau,
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mais quand on fait ça en termes
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de référence on peut le
00:03:46
faire de cette de cette manière là.

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