Teams - Filtrer l'affichage de ses documents Tutoriels

Apprenez comment filtrer et afficher vos documents de manière personnalisée. Découvrez comment appliquer des filtres par collaborateur et visualiser les personnes ayant ajouté des documents.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à appliquer des filtres sur les documents dans Microsoft Teams, afin de faciliter la recherche et la gestion des fichiers en fonction des collaborateurs.

Chapitres :

Introduction aux Filtres dans Microsoft Teams
Dans Microsoft Teams, lorsque vous êtes dans un canal d'équipe, il est possible d'appliquer des filtres sur vos documents. Cela vous permet de visualiser uniquement les fichiers qui vous intéressent, par exemple, ceux créés ou modifiés par un collaborateur spécifique.
Application des Filtres
Pour appliquer un filtre, suivez ces étapes : 1. Accédez à l'onglet 'Fichiers' dans le canal d'équipe. 2. Cliquez sur 'Modifier par' puis sélectionnez 'Filtrer par'. 3. Une fenêtre apparaîtra sur le côté droit de l'écran, affichant toutes les personnes ayant ajouté des documents. 4. Vous pouvez rechercher des collaborateurs par leur nom ou leur adresse e-mail. Microsoft Teams propose également une liste directe des collaborateurs. 5. Une fois que vous avez sélectionné le collaborateur, cliquez sur 'Appliquer'. Vous verrez alors la liste des documents qui ont été modifiés par cette personne.
Enregistrement des Filtres
Si vous souhaitez réutiliser ce filtre fréquemment, vous pouvez l'enregistrer comme un affichage. Voici comment procéder : - Cliquez sur 'Tous les documents' puis sur 'Enregistrer l'affichage sous'. - Donnez un nom à votre affichage. - Choisissez si vous souhaitez le rendre public ou non. Cet affichage sera disponible dans la liste déroulante des options d'affichage, vous permettant de visualiser rapidement le filtre à nouveau.
Disponibilité des Filtres
Il est important de noter que cette option de filtre est également disponible pour toutes les autres colonnes dans l'onglet 'Fichiers', ce qui vous permet d'affiner encore plus votre recherche de documents.

FAQ :

Comment appliquer des filtres sur mes documents dans Microsoft Teams?

Pour appliquer des filtres, allez dans un canal d'équipe, puis dans l'onglet fichier. Cliquez sur 'modifier par' et sélectionnez 'filtrer par'. Une fenêtre apparaîtra où vous pourrez choisir un collaborateur spécifique.

Puis-je enregistrer un filtre pour une utilisation future?

Oui, vous pouvez enregistrer un filtre en cliquant sur 'tous les documents' puis sur 'enregistrer l'affichage sous'. Donnez-lui un nom et choisissez s'il doit être public ou non.

Comment puis-je rechercher des collaborateurs dans Microsoft Teams?

Vous pouvez rechercher des collaborateurs par leur nom ou leur adresse e-mail dans la fenêtre de filtrage qui apparaît lorsque vous appliquez un filtre.

Est-ce que les filtres sont disponibles pour d'autres colonnes?

Oui, l'option de filtre est disponible pour toutes les autres colonnes dans l'onglet fichier de Microsoft Teams.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent utiliser les filtres pour afficher uniquement les documents modifiés par des membres spécifiques de l'équipe, facilitant ainsi le suivi des contributions de chacun.

Collaboration inter-équipes

Lors de la collaboration entre plusieurs équipes, les utilisateurs peuvent filtrer les documents pour voir ceux qui ont été créés ou modifiés par des collaborateurs d'autres équipes, ce qui aide à maintenir la transparence et la communication.

Archivage de documents

Les utilisateurs peuvent enregistrer des affichages de filtres pour retrouver rapidement des documents importants, ce qui améliore l'efficacité lors de la recherche d'informations archivées.

Formation et onboarding

Lors de l'intégration de nouveaux employés, les responsables peuvent utiliser des filtres pour montrer uniquement les documents pertinents créés par des mentors ou des formateurs, facilitant ainsi l'apprentissage.

Glossaire :

canal d'équipe

Un espace de collaboration dans Microsoft Teams où les membres d'une équipe peuvent communiquer et partager des fichiers.

onglet fichier

Une section dans Microsoft Teams où les utilisateurs peuvent accéder et gérer les fichiers partagés au sein d'un canal d'équipe.

filtres

Des outils permettant de restreindre l'affichage des documents selon des critères spécifiques, comme l'auteur ou la date de modification.

collaborateur

Une personne qui travaille avec d'autres sur un projet ou une tâche, souvent au sein d'une équipe.

modifier par

Une option permettant de filtrer les documents en fonction de la personne qui les a modifiés.

enregistrer l'affichage sous

Une fonctionnalité qui permet de sauvegarder un filtre ou une vue personnalisée pour un accès futur.

affichage public

Une option qui permet à tous les membres d'une équipe de voir un affichage ou un filtre enregistré.

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Quand vous êtes dans un canal d'équipe,

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puis dans l'onglet fichier,

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vous pouvez appliquer des

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filtres sur vos documents.

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Par exemple, afficher uniquement

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les fichiers créés ou modifiés

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par un collaborateur spécifique.

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Pour cela, cliquez sur modifier par,

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puis filtrer par à l'écran.

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Une fenêtre apparaît sur le côté droit.

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Vous visualisez ici toutes les

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personnes qui ont ajouté des documents

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rechercher des collaborateurs par

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leur nom ou leurs adresses mail.

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Sinon, Microsoft teams vous propose

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directement la liste des collaborateurs.

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Une fois le collaborateur sélectionné,

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cliquez sur appliquer.

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Vous visualisez maintenant la

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liste des documents qui ont été

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modifiés par cette personne.

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Si vous souhaitez réutiliser

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ce filtre fréquemment,

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enregistrez-le comme un affichage

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en cliquant sur tous les documents,

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puis sur enregistrer l'affichage sous.

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Donnez-lui un nom.

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Puis choisissez si vous voulez

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le rendre public ou non.

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Vous retrouverez cette vue dans

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la liste déroulante des options

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d'affichage vous permettant à nouveau

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de visualiser le filtre rapidement.

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Cette option de filtre est également

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disponible pour toutes les autres colonnes.

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