Outlook - Organiser dans des dossiers Tutoriels

Découvrez comment organiser vos e-mails dans des dossiers dans Outlook grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options disponibles pour créer des dossiers et y déplacer des e-mails, y compris la personnalisation des noms de dossiers et la configuration des règles de messagerie pour un tri automatique.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour une meilleure gestion de votre messagerie professionnelle.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à organiser efficacement vos messages en créant des dossiers et sous-dossiers, ainsi qu'à utiliser les fonctionnalités de favoris pour un accès rapide.

Chapitres :

Introduction à l'organisation des messages
Lorsque vous recevez un grand nombre de messages, il devient essentiel de les organiser pour une gestion efficace. Cette vidéo vous guide à travers le processus de création de dossiers et de sous-dossiers pour classer vos messages.
Création d'un nouveau dossier
Pour commencer, vous devez créer un nouveau dossier sous votre boîte de réception. Voici les étapes à suivre : - Effectuez un clic droit sur 'Boîte de réception'. - Sélectionnez l'option 'Créer un nouveau dossier'. - Tapez le nom souhaité pour le dossier et appuyez sur la touche 'Entrée'. Votre dossier est maintenant créé, mais il est encore vide.
Déplacement de messages dans le dossier
Une fois le dossier créé, vous pouvez y déplacer des messages. Pour ce faire, sélectionnez un ou plusieurs messages et faites-les glisser dans le nouveau dossier. Cela vous permet de garder votre boîte de réception organisée.
Création de sous-dossiers
Il est également possible de créer des sous-dossiers pour une organisation plus fine. Pour cela : - Effectuez un clic droit sur le dossier que vous avez créé. - Choisissez 'Nouveau dossier'. - Donnez-lui un nom et appuyez sur 'Entrée'. Vous pouvez créer autant de dossiers et sous-dossiers que nécessaire.
Utilisation des Favoris
Pour faciliter l'accès à vos dossiers les plus utilisés, vous pouvez les ajouter à la zone 'Favoris'. Voici comment : - Faites un clic droit sur le dossier souhaité et choisissez 'Afficher dans les favoris'. - Alternativement, vous pouvez glisser-déposer le dossier directement dans la section 'Favoris'. Cela vous permet d'accéder rapidement à vos dossiers importants.
Réorganisation des dossiers
Vous pouvez également réorganiser l'arborescence de vos dossiers en les faisant glisser à l'endroit souhaité. Cela vous aide à changer l'ordre d'affichage selon vos préférences.
Déplacement automatique des messages
Pour automatiser le déplacement des messages, sélectionnez un message, puis dans le ruban, cliquez sur 'Déplacer' et choisissez 'Toujours déplacer les messages de cette conversation'. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez un dossier ou créez-en un, puis cliquez sur 'Ok'. Cette fonction déplacera automatiquement les futurs messages de cette conversation dans le dossier spécifié.
Gestion des nouveaux messages
Attention, les nouveaux messages seront directement déplacés dans le dossier spécifié, donc ne vous attendez pas à les voir dans votre liste de nouveaux messages. Pour gérer cela, vous pouvez utiliser le dossier 'Courrier non lu' dans vos favoris, qui centralise tous les nouveaux messages reçus, ou vous référer au chiffre à côté du dossier dans la section favoris.
Accès au dossier 'Courrier non lu'
Si vous ne voyez pas votre dossier 'Courrier non lu' dans vos favoris, faites un clic droit sur ce dossier, cliquez sur 'Dossiers de recherche', puis sélectionnez 'Courrier non lu'. Validez pour l'ajouter à vos favoris, facilitant ainsi son accès.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez organiser vos messages de manière efficace, ce qui vous permettra de gagner du temps et d'améliorer votre productivité. L'utilisation de dossiers et de la fonction de favoris est essentielle pour une gestion optimale de votre boîte de réception.

FAQ :

Comment créer un nouveau dossier dans ma boîte de réception?

Pour créer un nouveau dossier, effectuez un clic droit sur la boîte de réception, sélectionnez 'Nouveau dossier', tapez le nom souhaité et appuyez sur la touche Entrée.

Puis-je créer des sous-dossiers?

Oui, vous pouvez créer des sous-dossiers en effectuant un clic droit sur un dossier existant et en choisissant 'Nouveau dossier'.

Comment ajouter un dossier à mes Favoris?

Pour ajouter un dossier à vos Favoris, effectuez un clic droit sur le dossier souhaité et choisissez l'option pour l'afficher dans les Favoris, ou glissez-le directement dans la section Favoris.

Comment déplacer automatiquement les messages d'une conversation?

Sélectionnez un message, cliquez sur 'Déplacer' dans le ruban, puis choisissez 'Toujours déplacer les messages de cette conversation'. Sélectionnez un dossier ou créez-en un, puis cliquez sur 'Ok' pour sauvegarder.

Que faire si je ne vois pas mon dossier de Courrier non lu?

Si vous ne voyez pas votre dossier de Courrier non lu, effectuez un clic droit sur le dossier, cliquez sur 'Dossiers de recherche', puis sélectionnez 'Courrier non lu'. Validez et ajoutez-le à vos Favoris pour un accès facile.

Quelques cas d'usages :

Organisation des messages dans un environnement professionnel

Dans un bureau où de nombreux messages sont reçus quotidiennement, la création de dossiers et sous-dossiers permet de classer les communications par projet ou par client, améliorant ainsi l'efficacité et la productivité.

Gestion des priorités avec les Favoris

Un gestionnaire de projet peut utiliser la section Favoris pour accéder rapidement aux dossiers contenant des messages critiques, ce qui lui permet de répondre plus rapidement aux demandes urgentes.

Automatisation du tri des messages

Un assistant administratif peut configurer le déplacement automatique des messages d'une conversation spécifique vers un dossier dédié, ce qui réduit le temps passé à trier les courriels et garantit que les informations importantes ne sont pas perdues.

Suivi des messages non lus

Un commercial peut utiliser le dossier de Courrier non lu pour centraliser tous les nouveaux messages reçus, ce qui lui permet de prioriser ses réponses et de ne manquer aucune opportunité.

Glossaire :

Dossier

Un dossier est un emplacement de stockage pour organiser des messages ou des fichiers. Il permet de regrouper des éléments similaires pour une gestion plus facile.

Sous-dossier

Un sous-dossier est un dossier créé à l'intérieur d'un autre dossier. Il permet de créer une hiérarchie et d'organiser davantage les informations.

Favoris

Les Favoris sont une section qui permet d'accéder rapidement aux dossiers ou fichiers que l'utilisateur utilise le plus souvent.

Glisser-déposer

Une méthode d'interaction qui consiste à cliquer sur un élément, à le maintenir enfoncé, puis à le déplacer vers un autre emplacement avant de relâcher le bouton de la souris.

Ruban

Le ruban est une interface graphique qui regroupe des commandes et des outils dans des onglets, facilitant l'accès aux fonctionnalités d'un logiciel.

Courrier non lu

Un dossier qui centralise tous les messages qui n'ont pas encore été ouverts par l'utilisateur.

00:00:09

Tout d'abord, nous allons créer un nouveau dossier qui s'ajoutera sous la boîte de réception.

00:00:14

En effectuant un clic droit sur "Boîte de réception", vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier.

00:00:19

Tapez le nom que vous souhaitez lui donner, puis appuyez sur la touche "Entrée".

00:00:24

Mon dossier est à présent créé, celui-ci est encore vide donc je vais pouvoir sélectionner un voir plusieurs messages,

00:00:31

et simplement les glisser-déposer dans mon nouveau dossier.

00:00:35

Donc il est également possible de créer des sous-dossiers, de la même manière, j'effectue un clic droit sur le dossier que je viens de créer,

00:00:42

et je choisis "Nouveau dossier".

00:00:44

Je lui donne un nom et j'appuie sur "Entrée".

00:00:48

Vous pouvez créer autant de dossiers et sous-dossiers que vous le souhaitez mais il se peut que lorsque vous en créez beaucoup, il devient un peu laborieux de développer chaque dossier un par un pour pouvoir retrouver son contenu.

00:00:58

C'est pourquoi vous pouvez ajouter les dossiers que vous utilisez le plus souvent dans la zone "Favoris".

00:01:04

En effectuant un clic droit sur le dossier souhaité, vous pouvez choisir de l'afficher dans les favoris.

00:01:10

Ou alors vous pouvez tout simplement le glisser-déposer directement dans la partie "Favoris" et là vous avez désormais un accès plus rapide à ce dossier.

00:01:18

Il est également possible de réorganiser l'arborescence de vos dossiers en les faisant simplement glisser à l'endroit où vous souhaitez qu'ils s'affichent.

00:01:25

Ou si vous souhaitez simplement changer l'ordre d'affichage de ces dossiers.

00:01:30

Une autre manière vous permet également de déplacer les messages de façon automatique, donc sélectionnez un élément,

00:01:36

puis dans le ruban, cliquez sur "Déplacer",

00:01:40

puis choisissez "Toujours déplacer les messages de cette conversation".

00:01:44

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez un dossier ou créez-en un.

00:01:48

Puis cliquez sur "Ok" pour sauvegarder.

00:01:51

Cette fonction déplacera automatiquement les futurs messages de cette conversation dans ce dossier.

00:01:57

Par contre attention, les nouveaux messages seront déplacés directement dans le dossier spécifié donc ne vous attendez pas à les voir apparaître en haut de la liste des nouveaux messages.

00:02:05

Donc dans ce cas vous pouvez utiliser soit le dossier "Courrier non lu" présent dans la partie "Favoris" qui va centraliser tous les nouveaux messages reçus de tout dossiers confondus.

00:02:16

Ou bien référez-vous au chiffre qui apparaîtra à coté du dossier, donc toujours dans la partie favoris si vous y avez ajouté le dossier en question en tant que favoris.

00:02:25

Si vous ne voyez pas votre dossier de "Courrier non lu" dans vos favoris et qu'il n'est pas présent dans votre dossier de recherche,

00:02:31

faites un clic-droit sur ce dossier,

00:02:33

cliquez sur "Dossiers de recherche",

00:02:36

puis sélectionnez "Courrier non lu".

00:02:39

Validez.

00:02:40

Vous pouvez maintenant placer ce dossier dans vos favoris pour le retrouver plus facilement.

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