SharePoint - Personnaliser les colonnes d'une liste ou d'une bibliothèque de documents Tutoriels

Découvrez comment personnaliser les colonnes d'une liste ou d'une bibliothèque de documents dans la solution Microsoft 365 pour votre entreprise.
Cette vidéo pratique vous guide à travers les étapes pour ajouter des colonnes supplémentaires, spécifier le type d'informations à stocker, et modifier l'affichage de la colonne.
Obtenez des conseils pratiques pour améliorer l'expérience utilisateur de votre équipe et répondre à des besoins commerciaux spécifiques.
Avec une bonne gestion des colonnes, vous pouvez trier, regrouper et filtrer les éléments, calculer automatiquement les données relatives aux éléments et afficher les résultats de ces calculs.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, colonnes de liste, personnalisation de colonnes.

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Description
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer et gérer des colonnes dans une liste ou une bibliothèque, en comprenant les différents types de colonnes disponibles et leur utilisation appropriée pour stocker des données de manière efficace.

Chapitres :

Introduction à la gestion des colonnes
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment trier, regrouper et filtrer des éléments dans une liste ou une bibliothèque. Nous aborderons également la manière de calculer automatiquement des données et d'afficher les résultats de ces calculs.
Création de colonnes
Lors de la création d'une liste ou d'une bibliothèque, certaines colonnes, comme le titre ou 'modifié par', sont automatiquement créées. Vous pouvez également ajouter des colonnes supplémentaires selon vos besoins. Pour ce faire, cliquez sur 'ajouter une colonne', puis sur le bouton '+' pour nommer et spécifier le type de colonne souhaité.
Types de colonnes
Le type de colonne détermine comment les données sont stockées et affichées. Voici quelques types de colonnes courants : - **Texte sur une seule ligne** : Pour collecter de petites quantités de texte non formaté, comme des prénoms ou des adresses. - **Texte sur plusieurs lignes** : Pour des descriptions d'éléments ou des informations plus longues. - **Choix** : Permet aux utilisateurs de sélectionner parmi une liste d'options prédéfinies, garantissant la cohérence des données. - **Recherche** : Permet de sélectionner plusieurs valeurs basées sur des informations déjà stockées sur le site. - **Oui/Non** : Affiche une case à cocher pour des réponses binaires, comme la participation à un événement. - **Valeur calculée** : Affiche des informations basées sur des calculs d'autres colonnes.
Considérations lors de la création de colonnes
Avant de créer une colonne, il est crucial de réfléchir au type de données que vous souhaitez stocker. Posez-vous les questions suivantes : - Quel type de données voulez-vous stocker ? (lettres, nombres, etc.) - Allez-vous utiliser ces données dans des calculs financiers ou mathématiques ? La bonne définition du type de colonne est essentielle pour éviter des altérations des données existantes.
Personnalisation des colonnes
Une fois le type de données défini, vous pouvez ajouter une description et exiger que la colonne contienne des informations. Vous pouvez également définir des valeurs uniques ou le nombre maximum de caractères. Pour modifier l'affichage de la colonne, vous pouvez ajouter un format JSON dans le champ approprié. Après validation, votre nouvelle colonne apparaîtra dans la liste.
Gestion des colonnes
En cliquant sur l'en-tête de colonne, vous pouvez accéder aux paramètres pour déplacer, masquer ou modifier la colonne. Cela vous permet de personnaliser votre liste ou bibliothèque selon vos besoins.
Conclusion
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour personnaliser votre liste ou bibliothèque. En comprenant les différents types de colonnes et leur gestion, vous pouvez optimiser le stockage et l'affichage des données selon vos besoins spécifiques.

FAQ :

Comment puis-je ajouter une colonne à ma liste ou bibliothèque?

Pour ajouter une colonne, allez dans la bibliothèque de documents ou la liste, cliquez sur 'Ajouter une colonne', puis appuyez sur le bouton plus. Ensuite, nommez la colonne et spécifiez son type.

Quels types de colonnes puis-je créer?

Vous pouvez créer plusieurs types de colonnes, y compris : une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte, choix, recherche, oui/non, et valeur calculée. Chaque type est conçu pour stocker des données spécifiques.

Que se passe-t-il si je change le type d'une colonne existante?

Modifier le type d'une colonne existante peut altérer les données déjà stockées dans cette colonne. Il est donc important de bien réfléchir au type de données que vous souhaitez stocker avant de faire des modifications.

Comment puis-je m'assurer que les données dans une colonne sont cohérentes?

Utilisez le type de colonne 'Choix' pour permettre aux utilisateurs de sélectionner parmi une liste d'options que vous avez spécifiées. Cela garantit que toutes les données stockées dans la colonne sont cohérentes.

Puis-je exiger que ma colonne contienne des informations?

Oui, lors de la création de la colonne, vous pouvez exiger que celle-ci contienne des informations, ce qui affichera un message d'information requise pour chaque ligne de votre liste.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les colonnes peuvent être utilisées pour suivre l'état des tâches. Par exemple, une colonne 'Statut' peut être créée avec des choix comme 'À faire', 'En cours', et 'Terminé', permettant une visualisation claire de l'avancement du projet.

Suivi des employés

Les ressources humaines peuvent utiliser des colonnes pour stocker des informations sur les employés, comme le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, et le statut d'emploi. Cela facilite la gestion des données des employés et leur accès rapide.

Inventaire de produits

Dans un système de gestion d'inventaire, des colonnes peuvent être créées pour stocker des informations sur les produits, telles que le nom, la quantité en stock, et le prix. Cela permet de suivre efficacement les niveaux de stock et d'effectuer des calculs de valeur totale.

Évaluation des performances

Les entreprises peuvent créer des colonnes pour évaluer les performances des employés, en utilisant des valeurs calculées pour générer des scores basés sur des critères spécifiques. Cela aide à identifier les domaines d'amélioration et à prendre des décisions éclairées.

Collecte de feedback

Les équipes peuvent utiliser des colonnes avec des cases à cocher pour recueillir des feedbacks sur des événements ou des produits. Cela permet de savoir rapidement qui a participé et d'analyser les retours d'expérience.

Glossaire :

Colonne

Une colonne est une structure dans une liste ou une bibliothèque qui permet d'organiser et de stocker des informations spécifiques. Chaque colonne peut avoir un type de données défini, comme du texte, des nombres, ou des cases à cocher.

Type de colonne

Le type de colonne détermine comment les données sont stockées et affichées. Il peut inclure des options comme texte, nombre, ou choix, et influence les calculs possibles sur les données.

Données

Les données sont des informations collectées et stockées dans les colonnes d'une liste ou d'une bibliothèque. Elles peuvent être de différents types, comme des chiffres, du texte, ou des valeurs booléennes.

Valeur calculée

Une valeur calculée est une donnée qui est générée par un calcul basé sur d'autres colonnes de la liste. Par exemple, une colonne peut afficher le résultat d'une multiplication entre deux autres colonnes.

Case à cocher

Une case à cocher est un type de champ qui permet à l'utilisateur de faire un choix binaire, généralement 'oui' ou 'non'.

Format JSON

Le format JSON (JavaScript Object Notation) est un format léger d'échange de données qui est facile à lire et à écrire pour les humains et à analyser et générer pour les machines.

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Disponible dans Microsoft365

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Vous pouvez également calculer automatiquement les données relatives aux éléments et afficher les résultats de ces calculs.

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Les colonnes permet également de spécifier le type d'informations qui doit être entrés lorsqu'un dilateur ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque ?

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Lors de la création de liste ou bibliothèque certaines colonnes tel que le titre ou modifié par sont automatiquement créés.

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Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires selon vos besoins.

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Les colonnes que vous avez créé déterminer changer les options qui apparaissent dans les formulaires ?

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Depuis la bibliothèque de documents ou depuis la liste je clique sur ajouter une colonne.

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Appuie sur le bouton plus.

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Je dois nommer et spécifier le type de colonne que je souhaite.

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Un type de colonne détermine comment les données sont stockées est affiché dans une liste ou une bibliothèque.

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Nous allons donc choisir un type de colonne indiquant le type de données que l'on souhaite stocker dans cette colonne.

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Tel que dénombre du texte des cases à cocher etc.

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Sachez que la modification du type une colonne existante peut altérer les données déjà stockées dans cette colonne.

00:01:24

Pour ces raisons il est important de bien réfléchir à quel type de données vous souhaitez stocker avant de créer votre colonne.

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Lorsque vous choisissez le type de colonne que vous voulez.

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Posez-vous les questions suivantes.

00:01:37

Quel type de données voulez-vous stocker ?

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Uniquement des lettres.

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Uniquement des nombres.

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Par exemple vous ne pouvez pas stocker des lettres dans une colonne de nombres.

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Savoir quel type de données vous souhaitez stocker et donc la 1ère étape pour choisir le type de colonne le plus approprié.

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Voulez-vous utiliser les données dans les calculs financiers.

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Si c'est le cas le type de colonne monétaire et la meilleure option.

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Voulez-vous utiliser les données dans des calculs mathématique.

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Vous pouvez calculer de donner mathématique dans une colonne nombre ou une colonne monétaire mais sachez que les calculs dans une colonne de vis sont plus précis.

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Nous allons expliquer brièvement quelques types de colonnes.

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Une seule ligne de texte.

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Utiliser ce type de champ pour collecter afficher les petites quantité de texte non mis en forme dans une seule ligne tels que des prénoms ou des noms services cela peut-être également des combinaisons de texte de nombres.

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Tels que des adresses postales ou des numéros de compte.

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Où encore des nombres qui ne sont pas utilisés dans les calculs tels que des numéro d'employé des numéro de téléphone ou encore des codes postaux ?

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Plusieurs lignes de texte.

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Utiliser ce type de champ pour collecter et affiché au format texte plusieurs lignes par exemple la description d'un élément.

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Choix utilisez ce champ pour permettre aux utilisateurs de choisir parmi une liste d'options que vous avez spécifié.

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Ce type de colonne est un choix idéal dans les cas où souhaitez vous assurer que toutes les données dans la colonne sont cohérentes car vous pourrez limiter les valeurs qui sont stockés ?

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Le type de champ recherche par exemple permet aux utilisateurs de sélectionner plusieurs valeurs basées sur les informations qui sont déjà stockées sur le site ?

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Ces informations proviennent donc soit d'un forum de discussion soit une bibliothèque soi d'une liste de votre site la source à Chelles.

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Ne peut pas être un souci te un wiki ou un blog par exemple.

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Le champ oui non et bien utilisez ce champ pour faire apparaître une colonne oui non sous la forme d'une seule case à cocher.

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Par exemple pour savoir si une personne participe à un évènement.

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Personne ou groupe ce type de champ fortnightly ce qui vous permet de rechercher des personnes et des groupes vous pouvez ensuite ajouter ou modifier des éléments pour ces personnes cela peut-être très pratique ?

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Pour une liste de tâches.

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Le type de champ valeur calculée quant à lui permet d'afficher des informations qui sont basées uniquement sur les résultat d'un calcul d'autres colonnes de la liste ?

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Par exemple on aurait une colonne utilisation qui correspondra à la quantité multiplié par le prix ?

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2 autres colonnes présents sur la liste.

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Une fois le style de données définis je peux donc ajouter une description dans le champ description.

00:04:27

Oh je peux exiger que ma colonne contiennent des informations.

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Demande uniquement des valeurs uniques.

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Où encore définir le nombre de caractères maximum ?

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Sachez qu'il est possible de modifier l'affichage de la colonne ajoutant un format jeison dans le champ ci-dessous.

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Je valide ensuite ma création via le bouton ok.

00:04:54

On constate maintenant que ma nouvelle colonne est bien présente ayant exigé que ma colonne contiennent des informations je vois les message informations requises pour chaque ligne.

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De ma liste oublié au tech.

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En cliquant sur l'en-tête de colonne puis sur paramètres des colonnes.

00:05:11

Je peux si je le souhaite déplacer ma colonne.

00:05:15

La masquer.

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L'épinglé au volley des filtres ou bien encore la modifier.

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Vous avez maintenant toutes les clés en main pour personnaliser votre liste bibliothèque c'est à vous de jouer.

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