Viva Insights - Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues Tutoriels
Découvrez comment respecter les horaires de déconnexion de vos collègues dans la solution Microsoft 365. Dans cette vidéo, vous apprendrez comment planifier des réunions en tenant compte des horaires de travail de vos collègues, éviter de les déranger en dehors de leurs heures de travail et gagner en visibilité en planifiant l'envoi de vos e-mails.
Suivez ces conseils pour maintenir une communication respectueuse et efficace avec vos collègues tout en optimisant votre utilisation de Microsoft 365.
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Viva Engage - Naviguer dans la page d'accueil
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Viva Engage - Rechercher et rejoindre un groupe
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Préparer, nettoyer et transformer vos données
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Rogner une image pour l'ajuster à une forme
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Gérer les notifications de nouveau message
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Rappeler ou remplacer un message électronique que vous avez envoyés
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Modifier la police par defaut de vos emails
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Modifier ou supprimer un rendez-vous, une réunion ou un évènement
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Comprendre Facilitator dans Teams
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Objectifs :
Comprendre comment gérer les horaires de travail des collègues et optimiser la planification des réunions et l'envoi des emails.
Chapitres :
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Gestion des Horaires de Travail
Lorsque vous planifiez une réunion à l'aide de l'assistant de planification, les horaires de travail de vos collègues seront affichés. Les plages horaires en dehors de ces heures seront grisées, ce qui vous permet de visualiser facilement les moments appropriés pour organiser des réunions. -
Notifications et Réunions
À partir de l'heure indiquée lors de la planification, vos collègues recevront des notifications concernant les réunions. Cela garantit qu'ils sont informés et disponibles pour participer aux discussions importantes. -
Envoi d'Emails en Dehors des Horaires de Travail
Si vous écrivez un email en dehors des horaires de travail de vos collègues, un message s'affichera vous proposant de planifier l'envoi de votre email. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer votre message d'un simple clic, afin qu'il ne soit reçu que pendant les heures de travail officielles. -
Avantages de la Planification
En évitant d'envoyer des emails en dehors des heures de travail, vous réduisez les interruptions pour vos collègues pendant leurs heures de déconnexion. Cela contribue à une meilleure gestion du temps et à une visibilité accrue des communications importantes.
FAQ :
Comment planifier une réunion en utilisant l'assistant de planification?
Pour planifier une réunion, ouvrez l'assistant de planification, sélectionnez les participants et choisissez un créneau horaire disponible. Les plages horaires en dehors des heures de travail seront grisées pour éviter les conflits.
Que se passe-t-il si j'envoie un mail en dehors des horaires de travail?
Si vous essayez d'envoyer un mail en dehors des horaires de travail, un message s'affichera pour vous proposer de planifier l'envoi afin que votre mail soit reçu pendant les heures de travail officielles.
Pourquoi est-il important de respecter les horaires de travail lors de l'envoi de mails?
Respecter les horaires de travail permet d'éviter de perturber les collègues pendant leurs heures de déconnexion, ce qui peut améliorer la communication et la productivité.
Comment les notifications fonctionnent-elles dans l'assistant de planification?
Les notifications vous informent des horaires de travail de vos collègues et vous alertent lorsque vous planifiez une réunion, afin que vous puissiez choisir un moment approprié.
Quelques cas d'usages :
Planification de réunions d'équipe
Utilisez l'assistant de planification pour organiser des réunions d'équipe en tenant compte des horaires de travail de chaque membre. Cela garantit que tous les participants sont disponibles et améliore l'efficacité des réunions.
Gestion des communications par mail
Lors de l'envoi de mails, utilisez la fonction de planification pour envoyer des messages pendant les heures de travail de vos collègues. Cela aide à maintenir une communication respectueuse et à éviter les interruptions.
Optimisation de la productivité
En respectant les horaires de travail et en utilisant les notifications de l'assistant de planification, les équipes peuvent mieux gérer leur temps et améliorer leur productivité globale.
Glossaire :
assistant de planification
Outil ou logiciel utilisé pour organiser et planifier des réunions, en tenant compte des disponibilités des participants.
plages horaires
Intervalle de temps durant lequel une personne est disponible pour des activités professionnelles, comme des réunions ou des appels.
notifications
Alertes ou messages envoyés pour informer les utilisateurs d'événements ou d'actions à venir, comme des réunions planifiées.
Courrier électronique utilisé pour communiquer des informations, poser des questions ou partager des documents.
horaires de travail
Heures spécifiques durant lesquelles un employé est censé travailler et être disponible pour des communications professionnelles.
message d'envoi programmé
Notification qui propose d'envoyer un mail à un moment ultérieur, souvent pour respecter les horaires de travail des destinataires.
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