Outlook - Utiliser le mode conversation Tutoriels

Découvrez comment interagir dans une conversation d'équipe avec Microsoft Teams grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes fonctionnalités disponibles pour rendre vos conversations plus productives, telles que l'enregistrement de messages pour un suivi facile, l'utilisation d'emojis pour réagir à un message, la mention de personnes ou de canaux pour attirer leur attention, et la recherche de messages enregistrés.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Teams et pour une meilleure collaboration en équipe.
Les tags associés sont Microsoft Teams, gestion de projet, communication en équipe, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment organiser et gérer les messages électroniques dans Outlook en utilisant le mode Conversations.

Chapitres :

Introduction au mode Conversations
Dans Outlook, les messages électroniques dans votre boîte de réception sont par défaut regroupés et organisés par date. Cependant, vous avez la possibilité de les organiser par conversation, ce qui facilite la gestion des échanges de courriels.
Activation du mode Conversations
Pour activer ou désactiver le mode Conversations, rendez-vous dans l'onglet 'Affichage'. Vous y trouverez une case à cocher pour afficher vos messages en tant que conversation. Lorsque vous activez cette option, Outlook vous demande si vous souhaitez appliquer ce mode à tous les dossiers ou uniquement à celui que vous consultez.
Fonctionnement du mode Conversations
Lorsque le mode Conversations est activé, les messages partageant le même objet apparaissent ensemble dans la liste des messages. Les messages au sein de chaque conversation sont triés avec le plus récent en haut. Ainsi, lors de la réception d'un nouveau message, c'est l'ensemble de la conversation qui se déplace en haut de votre liste.
Affichage des conversations
Les conversations peuvent être réduites ou développées. Les conversations réduites sont indiquées par une flèche pointant vers la droite, tandis que celles développées affichent une flèche pointant vers le bas. En cliquant sur ces flèches, vous pouvez développer ou réduire les conversations. Lorsqu'une conversation est développée, la liste des messages affiche non seulement les éléments reçus, mais également ceux que vous avez envoyés.
Avantages du mode Conversations
L'affichage en mode Conversations permet de réduire le nombre de mails dans votre boîte de réception et facilite la lecture des messages issus d'une même conversation. Cela contribue à une meilleure organisation et à une gestion plus efficace de vos courriels.
Personnalisation des paramètres de conversation
Enfin, vous pouvez modifier le comportement des conversations en cliquant sur les options souhaitées dans le menu 'Paramètres de conversation'. Cela vous permet d'adapter l'affichage selon vos préférences.

FAQ :

Comment organiser mes messages électroniques par conversation dans Outlook?

Pour organiser vos messages par conversation dans Outlook, allez dans l'onglet 'Affichage' et activez l'option pour afficher les messages en tant que conversation. Vous serez ensuite invité à choisir si vous souhaitez activer ce mode pour tous les dossiers ou uniquement pour le dossier actuel.

Que se passe-t-il lorsque le mode Conversations est activé?

Lorsque le mode Conversations est activé, tous les messages ayant le même objet sont regroupés ensemble dans la liste des messages. Les messages sont triés avec le plus récent en haut, et lorsque vous recevez un nouveau message, l'ensemble de la conversation se déplace en haut de votre liste.

Comment réduire ou développer une conversation dans Outlook?

Pour réduire ou développer une conversation, cliquez sur la flèche pointant vers la droite pour réduire ou vers le bas pour développer. Cela vous permettra de voir les messages reçus ainsi que ceux que vous avez envoyés.

Quels sont les avantages d'utiliser le mode Conversations?

Le mode Conversations permet de réduire le nombre de mails visibles dans votre boîte de réception, facilitant ainsi la lecture et la gestion des messages issus d'une même conversation.

Comment modifier les paramètres de conversation dans Outlook?

Vous pouvez modifier le comportement des conversations en cliquant sur les options souhaitées dans le menu 'Paramètres de conversation' dans Outlook.

Quelques cas d'usages :

Gestion efficace des emails

Dans un environnement professionnel où la communication par email est fréquente, l'utilisation du mode Conversations dans Outlook permet de regrouper les échanges liés à un projet ou à un client, facilitant ainsi le suivi des discussions et la recherche d'informations pertinentes.

Réduction du désordre dans la boîte de réception

Pour les professionnels recevant un grand volume d'emails, activer le mode Conversations aide à réduire le désordre dans la boîte de réception, rendant la gestion des emails plus efficace et moins stressante.

Amélioration de la collaboration d'équipe

Les équipes qui utilisent le mode Conversations peuvent mieux collaborer sur des projets, car tous les messages relatifs à une discussion sont regroupés, ce qui permet à chaque membre de l'équipe de suivre facilement l'historique des échanges.

Suivi des communications clients

Les professionnels du service client peuvent utiliser le mode Conversations pour suivre les échanges avec un client spécifique, ce qui leur permet de répondre plus rapidement et de manière plus informée aux demandes des clients.

Optimisation du temps de réponse

En utilisant le mode Conversations, les utilisateurs peuvent rapidement identifier les messages non lus ou les réponses en attente, ce qui leur permet d'optimiser leur temps de réponse et d'améliorer leur productivité.

Glossaire :

Messages électroniques

Communications envoyées et reçues par le biais d'un service de messagerie, souvent sous forme de texte, images ou fichiers.

Boîte de réception

Dossier principal dans un client de messagerie où les nouveaux messages électroniques sont stockés.

Mode Conversations

Fonctionnalité qui regroupe les messages ayant le même objet en une seule conversation, facilitant ainsi la gestion des échanges.

Affichage

Paramètre qui permet de choisir comment les messages sont présentés dans la boîte de réception, par date ou par conversation.

Dossier

Un emplacement dans un client de messagerie où les messages peuvent être organisés et stockés.

Éléments reçus

Messages électroniques qui ont été reçus dans la boîte de réception.

Éléments envoyés

Messages électroniques qui ont été envoyés par l'utilisateur et qui sont généralement stockés dans un dossier séparé.

Paramètres de conversation

Options qui permettent à l'utilisateur de personnaliser le comportement et l'affichage des conversations dans le client de messagerie.

00:00:10

Vous pouvez également choisir de les organiser par conversation.

00:00:14

Dans l'onglet "Affichage", vous pouvez activer ou désactiver la case pour afficher ou non vos messages en tant que conversation.

00:00:21

Lorsque celle-ci est activée, Outlook vous demande si vous souhaitez activer ce mode pour tous les dossiers ou uniquement pour ce dossier.

00:00:30

Lorsque le mode "Conversations" est activé, les messages qui partagent le même objet apparaissent ensemble dans la liste des messages.

00:00:36

Les messages au sein de chaque conversation sont triés avec le message le plus récent en haut.

00:00:41

Lors de la réception d'un nouveau message, c'est la conversation entière qui se déplace en haut de votre liste de message.

00:00:48

Les conversations réduites apparaissent avec une flèche pointant vers la droite.

00:00:52

Les conversations développées avec une flèche pointant vers le bas.

00:00:56

Cliquez dessus pour développer ou réduire les conversations.

00:00:59

Lorsqu'elle est développée, la liste des messages affiche les éléments reçus mais également ceux que vous avez envoyé, vous pouvez les sélectionner pour les afficher.

00:01:08

L'affichage en mode Conversations permet de réduire le nombre de mail dans votre boîte et facilite la lecture des mails issus d'une même conversation.

00:01:16

Enfin, vous pouvez modifier le comportement des conversations en cliquant sur les options souhaitées dans le menu "Paramètres de conversation".

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