Outlook - Utiliser les catégories Tutoriels

Découvrez comment utiliser les catégories de couleurs dans Outlook pour organiser efficacement vos messages, rendez-vous et contacts.
Dans la vidéo "Utiliser les catégories", vous apprendrez à créer de nouvelles catégories, à les affecter à vos éléments Outlook et à les gérer.
Cette fonctionnalité vous permettra de mieux structurer votre boîte de réception et de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
Ne manquez pas cette opportunité d'optimiser votre productivité avec Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre comment créer et gérer des catégories de couleurs dans Outlook pour organiser efficacement vos éléments tels que les messages, les rendez-vous et les contacts.

Chapitres :

Introduction aux catégories de couleurs
Les catégories de couleurs dans Outlook sont un outil efficace pour organiser vos éléments. Elles permettent d'identifier et de regrouper vos messages, rendez-vous et contacts, facilitant ainsi la gestion de votre temps et de vos priorités.
Création d'une nouvelle catégorie
Pour créer une nouvelle catégorie, suivez ces étapes : 1. Sous l'onglet 'Accueil', cliquez sur l'icône 'Classer'. 2. Sélectionnez 'Toutes les catégories'. 3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous verrez les catégories déjà créées. Cliquez sur 'Nouveau' pour en ajouter une nouvelle. 4. Donnez un nom à votre catégorie, choisissez une couleur et, si vous le souhaitez, affectez-lui un raccourci clavier. 5. Cliquez sur 'Ok' pour finaliser la création de votre nouvelle catégorie.
Affectation d'une catégorie à un élément
Pour affecter une catégorie à un message électronique : - Sélectionnez le message, puis cliquez sur le bouton 'Classer' dans le ruban et choisissez la catégorie que vous venez de créer. - Vous pouvez également faire un clic droit sur le message pour accéder à cette fonction. Il est possible d'affecter plusieurs catégories de couleur à un seul élément. De plus, vous pouvez sélectionner plusieurs éléments pour leur attribuer la même catégorie rapidement.
Application des catégories aux autres éléments
Le processus est similaire pour les éléments de votre calendrier, vos contacts et vos tâches. Sélectionnez simplement l'élément souhaité et affectez-lui la catégorie désirée.
Retrait ou modification d'une catégorie
Pour retirer une catégorie que vous avez affectée : - Retournez dans le menu 'Classer' et désélectionnez la catégorie. - Vous pouvez également choisir 'Effacer toutes les catégories'. Pour modifier ou supprimer une catégorie, rendez-vous dans le menu 'Toutes les catégories'. Notez que les 10 dernières couleurs utilisées apparaissent dans le menu 'Classer', donc il se peut que vous ne trouviez pas immédiatement celle dont vous avez besoin.

FAQ :

Comment créer une nouvelle catégorie de couleur dans Outlook ?

Pour créer une nouvelle catégorie de couleur dans Outlook, allez sous l'onglet Accueil, cliquez sur l'icône Classer, puis choisissez Toutes les catégories. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Nouveau, donnez un nom à votre catégorie, choisissez une couleur et, si vous le souhaitez, attribuez-lui un raccourci clavier. Cliquez ensuite sur Ok pour finaliser la création.

Puis-je attribuer plusieurs catégories à un seul élément dans Outlook ?

Oui, vous pouvez attribuer plusieurs catégories de couleur à un seul élément dans Outlook. Il est également possible de sélectionner plusieurs éléments et de leur attribuer la même catégorie rapidement.

Comment retirer une catégorie d'un élément dans Outlook ?

Pour retirer une catégorie d'un élément dans Outlook, retournez dans le menu Classer, puis désélectionnez la catégorie que vous souhaitez retirer. Vous pouvez également choisir l'option Effacer toutes les catégories pour retirer toutes les catégories attribuées.

Où puis-je modifier ou supprimer une catégorie existante dans Outlook ?

Pour modifier ou supprimer une catégorie existante dans Outlook, allez dans le menu Toutes les catégories. Vous y trouverez les options pour gérer vos catégories.

Comment accéder rapidement aux catégories récemment utilisées dans Outlook ?

Les 10 dernières couleurs utilisées apparaissent dans le menu Classer d'Outlook, ce qui vous permet d'accéder rapidement aux catégories que vous avez récemment utilisées.

Quelques cas d'usages :

Organisation des e-mails

Dans un environnement professionnel, les utilisateurs d'Outlook peuvent utiliser les catégories de couleurs pour organiser leurs e-mails. Par exemple, un employé peut attribuer une couleur spécifique aux e-mails urgents, une autre pour les e-mails à suivre, et ainsi de suite. Cela permet de visualiser rapidement les priorités et d'améliorer la gestion du temps.

Gestion des rendez-vous

Les catégories de couleurs peuvent également être appliquées aux rendez-vous dans le calendrier d'Outlook. Un gestionnaire peut utiliser différentes couleurs pour distinguer les réunions internes, les rendez-vous clients et les événements personnels, facilitant ainsi la planification et la gestion du temps.

Suivi des contacts

Les professionnels peuvent utiliser les catégories de couleurs pour suivre leurs contacts dans Outlook. Par exemple, un commercial peut attribuer des couleurs différentes à ses prospects, clients et partenaires, ce qui lui permet de prioriser ses interactions et de mieux gérer ses relations.

Gestion des tâches

Les utilisateurs peuvent appliquer des catégories de couleurs à leurs tâches dans Outlook pour mieux les organiser. Par exemple, une couleur peut être utilisée pour les tâches à haute priorité, tandis qu'une autre peut être pour les tâches à long terme. Cela aide à visualiser les priorités et à améliorer l'efficacité.

Collaboration d'équipe

Dans un cadre de travail collaboratif, les équipes peuvent convenir d'un code de couleurs pour les catégories dans Outlook. Par exemple, chaque membre de l'équipe peut utiliser une couleur spécifique pour ses projets, ce qui permet à tous de voir rapidement qui travaille sur quoi et d'améliorer la communication au sein de l'équipe.

Glossaire :

Catégories de couleurs

Les catégories de couleurs sont des outils d'organisation dans Outlook qui permettent de classer et d'identifier les messages, les rendez-vous et les contacts en leur attribuant des couleurs spécifiques.

Raccourci clavier

Un raccourci clavier est une combinaison de touches qui permet d'exécuter une commande rapidement sans utiliser la souris. Dans le contexte d'Outlook, il peut être attribué à une catégorie pour un accès rapide.

Ruban

Le ruban est une interface graphique dans les applications Microsoft, y compris Outlook, qui contient des onglets et des boutons pour accéder aux différentes fonctionnalités et outils.

Menu Classer

Le menu Classer dans Outlook permet aux utilisateurs de trier et d'organiser leurs éléments en leur attribuant des catégories de couleurs.

Désélectionner

Désélectionner signifie retirer une sélection ou une attribution, par exemple, en enlevant une catégorie d'un élément dans Outlook.

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Disponible dans Microsoft365

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excellent moyen d'organiser vos éléments outlook.

00:00:09

Elle permet d'identifier et de regrouper vos messages,

00:00:11

vos rendez-vous et vos contacts.

00:00:14

Vous pouvez choisir parmi un ensemble de

00:00:15

catégories par défaut qui sont organisées par

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couleur ou créer vos propres catégories afin

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de les affecter à vos éléments outlook.

00:00:23

Tout d'abord,

00:00:23

nous allons créer une nouvelle catégorie.

00:00:25

Pour cela,

00:00:25

sous l'onglet accueil,

00:00:27

cliquez sur l'icône classée.

00:00:29

puis choisissez toutes les catégories.

00:00:32

dans la fenêtre qui s'ouvre ou visualiser les catégories déjà créées.

00:00:36

Et vous pouvez cliquer sur nouveau pour en ajouter une nouvelle.

00:00:39

Donnez-lui un nom.

00:00:42

Choisissez une couleur.

00:00:44

Et affectez-lui un raccourci clavier si vous le souhaitez.

00:00:47

Enfin,

00:00:48

cliquez sur OK.

00:00:50

Votre nouvelle catégorie est créée.

00:00:52

Voyons maintenant comment l'affecter.

00:00:55

Pour un message électronique,

00:00:56

vous pouvez sélectionner un message et cliquer sur le bouton classé du ruban,

00:01:00

puis choisir la catégorie que vous venez de créer.

00:01:03

vous pouvez également accéder à cette fonction en

00:01:05

effectuant un clic droit sur le message.

00:01:09

bien évidemment,

00:01:10

vous pouvez affecter plusieurs catégories de couleurs à un seul élément.

00:01:15

mais aussi en sélectionner plusieurs afin de leur

00:01:17

affecter à tous la même catégorie plus rapidement.

00:01:23

Pour un élément de votre calendrier,

00:01:24

c'est le même principe,

00:01:25

sélectionnez le puis affectez lui la catégorie souhaitée.

00:01:32

Il en est de même pour vos contacts.

00:01:39

Et vos tâches.

00:01:48

Enfin,

00:01:48

si vous souhaitez retirer une catégorie que vous avez affectée,

00:01:51

retournez dans le menu classé puis désélectionnez la catégorie.

00:01:55

Vous pouvez aussi choisir effacer toutes les catégories.

00:02:00

Vous pouvez également modifier ou supprimer une catégorie en

00:02:02

vous rendant dans le menu toutes les catégories.

00:02:05

Notez aussi que vous pouvez affecter une catégorie à l'élément sélectionné

00:02:08

en cochant là où les cases souhaitaient directement depuis cette fenêtre.

00:02:13

En effet,

00:02:14

les 10 dernières couleurs utilisées apparaissent dans le menu classé.

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Il se peut donc que vous ne trouviez pas

00:02:19

celle dont vous avez besoin dans ce menu directement.

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