Bookings - Ajouter du personnel Tutoriels

Découvrez comment ajouter du personnel à votre page de réservation dans la vidéo "Ajouter du personnel".
Apprenez à associer des personnes à votre service, à définir leurs autorisations et à gérer leurs disponibilités.
Vous verrez également comment personnaliser les profils des membres du personnel et les supprimer si nécessaire.
Cette vidéo est essentielle pour les professionnels utilisant la solution Microsoft 365. Ne manquez pas cette opportunité d'optimiser votre gestion du personnel et de maximiser l'efficacité de votre entreprise.

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Objectifs :

Comprendre comment ajouter et gérer le personnel dans la page de réservation, y compris les rôles, les autorisations et les disponibilités.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cette section, nous allons explorer le processus d'ajout de membres du personnel à un service dans la page de réservation. Cela inclut les étapes nécessaires pour associer des personnes, définir leurs rôles et gérer leurs disponibilités.
  2. Ajout de Personnel
    Pour ajouter du personnel, accédez au volet 'Employés' où vous verrez la liste des employés de votre page de réservation. Cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau membre. Une fenêtre contextuelle s'ouvrira, vous permettant d'entrer le nom d'une personne, d'un groupe ou une adresse e-mail.
  3. Personnalisation des Informations
    Dans cette fenêtre, vous pouvez également choisir une couleur pour représenter la personne dans le calendrier. Des informations relatives au compte Microsoft associé à cette personne seront affichées, et vous pourrez les modifier sans impact sur le compte Office de l'utilisateur.
  4. Définition des Rôles et Autorisations
    Vous devez ensuite choisir les autorisations à attribuer au membre du personnel. Voici les rôles disponibles :
  5. Notifications et Disponibilités
    Vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail au personnel lorsqu'une réservation lui est attribuée ou modifiée. De plus, vous pouvez lier les disponibilités de la page de réservation avec le calendrier Office personnel, permettant à Bookings de noter la disponibilité de l'utilisateur en cas de réunion ou rendez-vous personnel.
  6. Gestion des Heures de Disponibilité
    Les heures de disponibilité par défaut sont liées aux paramètres de votre entreprise. Cependant, vous pouvez les modifier manuellement si nécessaire. Par exemple, vous pouvez ajouter une pause le lundi de 10h00 à 15h00 ou supprimer une journée complète. Une fois les modifications effectuées, n'oubliez pas de sauvegarder.
  7. Conclusion
    En suivant ces étapes, vous serez en mesure d'ajouter efficacement des membres du personnel à votre page de réservation, de gérer leurs rôles et de personnaliser leurs disponibilités, ce qui améliorera la gestion de vos services.

FAQ :

Comment ajouter un membre du personnel à un service?

Pour ajouter un membre du personnel à un service, allez dans le volet Employés de votre page de réservation, cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau membre, puis entrez les informations requises.

Quels types de rôles peuvent être attribués aux membres du personnel?

Les rôles qui peuvent être attribués incluent Membre de l'équipe, Administrateur, Planificateur, Lecteur et Invité, chacun ayant des niveaux d'accès et de permissions différents.

Comment modifier les heures de disponibilité d'un membre du personnel?

Pour modifier les heures de disponibilité, décochez la case liée aux paramètres de l'entreprise et ajustez manuellement les horaires selon les besoins.

Est-il possible d'envoyer des notifications par e-mail aux membres du personnel?

Oui, vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail aux membres du personnel lorsqu'une réservation leur est attribuée ou modifiée.

Comment les disponibilités sont-elles liées au calendrier Office?

Les disponibilités peuvent être liées au calendrier Office personnel, permettant à Bookings de noter automatiquement les moments où le membre du personnel est occupé.

Quelques cas d'usages :

Gestion des réservations dans un salon de beauté

Dans un salon de beauté, les employés peuvent être ajoutés en tant que membres du personnel pour gérer les réservations de services. Chaque employé peut avoir un rôle spécifique, comme Administrateur ou Membre de l'équipe, pour assurer une gestion efficace des horaires et des clients.

Planification d'événements dans une entreprise

Les entreprises peuvent utiliser le système pour planifier des événements en ajoutant des membres du personnel avec des rôles de Planificateur. Cela permet de gérer les réservations, d'accéder aux informations clients et de consulter les paramètres de l'événement.

Optimisation des horaires de travail dans une clinique

Dans une clinique, les heures de disponibilité des médecins peuvent être ajustées manuellement pour refléter les pauses ou les jours de congé. Cela aide à éviter les conflits de rendez-vous et à améliorer l'efficacité des opérations.

Coordination des équipes dans une agence de voyage

Les agences de voyage peuvent affecter des rôles spécifiques aux agents, comme Lecteur ou Administrateur, pour gérer les réservations de voyages. Cela permet une meilleure coordination et un accès approprié aux informations nécessaires.

Glossaire :

Service

Un service est une offre ou une prestation fournie par une entreprise à ses clients, souvent liée à des réservations ou à des rendez-vous.

Personnel

Le personnel désigne les employés ou membres d'une organisation qui sont responsables de la prestation de services.

Calendrier

Un calendrier est un outil utilisé pour organiser et planifier des événements, des rendez-vous ou des réservations.

Membre de l'équipe

Un membre de l'équipe a accès à son propre calendrier et peut le gérer et y effectuer des modifications.

Administrateur

Un administrateur a tous les droits d'accès et de gestion sur le système, similaires à ceux du créateur du service.

Planificateur

Le rôle de planificateur permet de gérer les réservations, les informations clients et de consulter les paramètres de la page de personnel et de services.

Lecteur

Un lecteur a uniquement un droit de consultation au calendrier et ne peut pas effectuer de modifications.

Invité

Un invité peut être affecté aux réservations, mais n'a pas accès à la boîte aux lettres de réservation ni à la possibilité de modifier des informations.

Disponibilités

Les disponibilités se réfèrent aux moments où un membre du personnel est libre pour accepter des réservations.

Heures de disponibilité

Les heures de disponibilité sont les plages horaires spécifiques durant lesquelles un membre du personnel est disponible pour des réservations.

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Lorsque vous créez un service,
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vous devez y associer une
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ou plusieurs personnes.
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Mais avant de pouvoir la réaffecter à
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un service, ils doivent obligatoirement
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avoir été ajoutés aux membres du
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personnel de la page de réservation.
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Pour ajouter du personnel,
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allez dans le volet Employés,
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vous voyez apparaître la liste des
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employés de votre page de réservation.
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En cliquant sur ce bouton,
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vous pourrez ajouter un nouveau
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membre dans cette liste.
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Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
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Vous avez alors la possibilité
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d'entrer le nom d'une personne,
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d'un groupe ou une adresse mail.
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Vous avez
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ensuite la possibilité de choisir la couleur
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qui le représentera dans le calendrier.
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Vous trouverez également les
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informations relatives au compte
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Microsoft associé à cette personne.
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Vous pouvez les modifier si besoin.
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Notez que toute modification
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n'aura pas de répercussion sur
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le compte Office de la personne.
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Vous choisissez ensuite les autorisations
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que vous souhaitez lui donner.
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Membre de l'équipe :
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donne accès à leur propre calendrier.
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Ils peuvent ainsi le gérer et
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y effectuer des modifications.
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Administrateur : lui conférera
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les mêmes droits que vous.
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Le rôle de Planificateur donne le
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droit de gérer les réservations,
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les informations clients et de
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consulter les paramètres de la
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page de personnel et de services.
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Lecteur : ne lui donnera qu'un droit de
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consultation au calendrier. En tant qu'invité,
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il pourra être affecté aux réservations,
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mais ne pourra pas ouvrir la
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boîte aux lettres de réservation
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ni effectuer des modifications.
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Ensuite,
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vous pourrez choisir si un mail
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est envoyé ou non à cette personne
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lorsqu'une réservation lui
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serait attribuée ou modifiée.
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La case suivante permet de lier les
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disponibilités de la page de réservation
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avec le calendrier Office personnel.
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Cela permet à Bookings de le noter comme
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non disponible lors des réservations
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si celui-ci a une réunion
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ou un rendez-vous personnel.
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La dernière partie concerne les heures
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de disponibilité de cette personne.
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Par défaut,
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elle est liée aux paramètres de votre
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entreprise que vous avez entrés,
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mais il se peut que cette
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personne travaille différemment.
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Une fois que la case est décochée,
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il est possible de modifier
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manuellement ses horaires.
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Vous pouvez par exemple ajouter une
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pause le lundi de 10h00 à 15h00
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ou encore enlever une journée complète.
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Une fois complété, sauvegardez.
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Vous avez ajouté un membre du
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personnel qui pourra maintenant
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être affecté à des services.
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Vous pouvez à tout moment modifier
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son profil ou le supprimer.

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