Bookings - Ajouter du personnel Tutoriels

Découvrez comment ajouter du personnel à votre page de réservation dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des astuces pratiques pour ajouter un nouveau membre du personnel à votre liste, définir les autorisations et les disponibilités, et personnaliser les options de notification pour chaque membre.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos réservations et améliorer votre organisation grâce à Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre comment ajouter et gérer le personnel dans la page de réservation, y compris les rôles et les autorisations associés.

Chapitres :

  1. Introduction à l'ajout de personnel
    Lorsque vous créez un service, il est essentiel d'associer une ou plusieurs personnes à ce service. Avant de pouvoir réaffecter un membre du personnel à un service, il doit d'abord être ajouté à la liste des membres de la page de réservation.
  2. Ajout de personnel
    Pour ajouter du personnel, accédez au volet 'Employés'. Vous verrez apparaître la liste des employés de votre page de réservation. En cliquant sur le bouton d'ajout, une fenêtre contextuelle s'ouvre, vous permettant d'entrer le nom d'une personne, d'un groupe ou une adresse e-mail.
  3. Personnalisation des informations
    Vous pouvez choisir une couleur pour représenter cette personne dans le calendrier. Des informations relatives au compte Microsoft associé à cette personne seront également affichées, et vous pourrez les modifier sans que cela n'ait d'impact sur le compte Office de la personne.
  4. Choix des autorisations
    Il est crucial de définir les autorisations que vous souhaitez accorder à chaque membre du personnel. Voici les rôles disponibles :
  5. Notifications et intégration avec Office
    Vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail au personnel lorsqu'une réservation lui est attribuée ou modifiée. De plus, vous avez la possibilité de lier les disponibilités de la page de réservation avec le calendrier personnel Office, permettant à Bookings de noter la disponibilité de la personne en cas de réunion ou de rendez-vous personnel.
  6. Gestion des heures de disponibilité
    Les heures de disponibilité par défaut sont liées aux paramètres de votre entreprise. Cependant, si un membre du personnel a des horaires différents, vous pouvez les modifier manuellement. Par exemple, vous pouvez ajouter une pause le lundi de 10h00 à 15h00 ou supprimer une journée complète.
  7. Finalisation et gestion du profil
    Une fois que vous avez complété toutes les informations, n'oubliez pas de sauvegarder. Vous avez ainsi ajouté un membre du personnel qui pourra maintenant être affecté à des services. Vous pouvez modifier son profil ou le supprimer à tout moment.

FAQ :

Comment ajouter un membre du personnel à un service?

Pour ajouter un membre du personnel à un service, vous devez d'abord l'ajouter à la liste des employés de la page de réservation. Ensuite, vous pouvez l'affecter au service souhaité.

Quels types de rôles peuvent être attribués aux membres du personnel?

Les rôles qui peuvent être attribués incluent Membre de l'équipe, Administrateur, Planificateur, Lecteur et Invité, chacun ayant des niveaux d'accès et de permissions différents.

Comment modifier les heures de disponibilité d'un membre du personnel?

Pour modifier les heures de disponibilité, décochez la case liée aux paramètres de l'entreprise et ajustez manuellement les horaires selon les besoins du membre du personnel.

Est-il possible d'envoyer des notifications par e-mail aux membres du personnel?

Oui, vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail aux membres du personnel lorsqu'une réservation leur est attribuée ou modifiée.

Comment gérer les conflits de calendrier avec les réservations?

En liant les disponibilités de la page de réservation avec le calendrier Office personnel, Bookings peut automatiquement marquer un membre comme indisponible s'il a une réunion ou un rendez-vous personnel.

Quelques cas d'usages :

Gestion des réservations dans un salon de beauté

Un salon de beauté peut utiliser ce système pour gérer les réservations de services, en attribuant des membres du personnel à des créneaux horaires spécifiques, tout en tenant compte de leurs disponibilités et de leurs rôles.

Planification d'événements d'entreprise

Les entreprises peuvent utiliser ce système pour planifier des événements, en affectant des membres du personnel à des tâches spécifiques et en s'assurant que leurs horaires sont compatibles avec les réservations.

Suivi des disponibilités des employés

Les organisations peuvent suivre les disponibilités de leurs employés en intégrant leurs calendriers personnels, ce qui permet d'éviter les conflits de réservation et d'optimiser l'utilisation des ressources.

Optimisation des horaires de travail

Les entreprises peuvent ajuster manuellement les heures de disponibilité des employés pour inclure des pauses ou des jours de congé, améliorant ainsi la satisfaction des employés et l'efficacité opérationnelle.

Glossaire :

Service

Un service est une offre ou une prestation fournie par une entreprise ou un individu, souvent associée à des réservations.

Personnel

Le personnel désigne les employés ou membres d'une organisation qui sont responsables de la prestation de services.

Calendrier

Un calendrier est un outil utilisé pour organiser et planifier des événements, des rendez-vous ou des réservations.

Membre de l'équipe

Un membre de l'équipe a accès à son propre calendrier et peut le gérer et y effectuer des modifications.

Administrateur

Un administrateur a tous les droits d'accès et de gestion sur le système, similaires à ceux du créateur du service.

Planificateur

Le rôle de planificateur permet de gérer les réservations, les informations clients et de consulter les paramètres de la page de personnel et de services.

Lecteur

Un lecteur a uniquement un droit de consultation au calendrier et ne peut pas effectuer de modifications.

Invité

Un invité peut être affecté aux réservations, mais n'a pas accès à la boîte aux lettres de réservation ni à la possibilité de modifier des réservations.

Disponibilités

Les disponibilités se réfèrent aux moments où un membre du personnel est libre pour accepter des réservations.

Heures de disponibilité

Les heures de disponibilité sont les plages horaires spécifiques durant lesquelles un membre du personnel est disponible pour des réservations.

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Lorsque vous créez un service,
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vous devez y associer une
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ou plusieurs personnes.
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Mais avant de pouvoir la réaffecter à
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un service, ils doivent obligatoirement
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avoir été ajoutés aux membres du
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personnel de la page de réservation.
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Pour ajouter du personnel,
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allez dans le volet Employés,
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vous voyez apparaître la liste des
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employés de votre page de réservation.
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En cliquant sur ce bouton,
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vous pourrez ajouter un nouveau
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membre dans cette liste.
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Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
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Vous avez alors la possibilité
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d'entrer le nom d'une personne,
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d'un groupe ou une adresse mail.
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Vous avez
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ensuite la possibilité de choisir la couleur
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qui le représentera dans le calendrier.
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Vous trouverez également les
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informations relatives au compte
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Microsoft associé à cette personne.
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Vous pouvez les modifier si besoin.
00:00:50
Notez que toute modification
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n'aura pas de répercussion sur
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le compte Office de la personne.
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Vous choisissez ensuite les autorisations
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que vous souhaitez lui donner.
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Membre de l'équipe :
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donne accès à leur propre calendrier.
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Ils peuvent ainsi le gérer et
00:01:06
y effectuer des modifications.
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Administrateur : lui conférera
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les mêmes droits que vous.
00:01:12
Le rôle de Planificateur donne le
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droit de gérer les réservations,
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les informations clients et de
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consulter les paramètres de la
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page de personnel et de services.
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Lecteur : ne lui donnera qu'un droit de
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consultation au calendrier. En tant qu'invité,
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il pourra être affecté aux réservations,
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mais ne pourra pas ouvrir la
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boîte aux lettres de réservation
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ni effectuer des modifications.
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Ensuite,
00:01:33
vous pourrez choisir si un mail
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est envoyé ou non à cette personne
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lorsqu'une réservation lui
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serait attribuée ou modifiée.
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La case suivante permet de lier les
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disponibilités de la page de réservation
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avec le calendrier Office personnel.
00:01:48
Cela permet à Bookings de le noter comme
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non disponible lors des réservations
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si celui-ci a une réunion
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ou un rendez-vous personnel.
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La dernière partie concerne les heures
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de disponibilité de cette personne.
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Par défaut,
00:02:00
elle est liée aux paramètres de votre
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entreprise que vous avez entrés,
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mais il se peut que cette
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personne travaille différemment.
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Une fois que la case est décochée,
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il est possible de modifier
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manuellement ses horaires.
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Vous pouvez par exemple ajouter une
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pause le lundi de 10h00 à 15h00
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ou encore enlever une journée complète.
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Une fois complété, sauvegardez.
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Vous avez ajouté un membre du
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personnel qui pourra maintenant
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être affecté à des services.
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Vous pouvez à tout moment modifier
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son profil ou le supprimer.

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