Teams - Gérer l’accès à l’enregistrement et à la transcription dans Teams Tutoriels

Ce tutoriel vous montre comment limiter l’accès à l’enregistrement et à la transcription une fois la réunion terminée, pour éviter une diffusion trop large. Vous découvrirez également l’impact de ce choix sur l’utilisation de Copilot et les bonnes pratiques pour sécuriser le contenu dès la planification.

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Disponible dans Microsoft365

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vous pouvez choisir précisément qui aura le

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droit d'accéder à l'enregistrement et à la transcription

00:00:09

après une réunion.

00:00:11

Ce réglage est particulièrement utile lorsque vous organisez une réunion

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avec des informations sensibles

00:00:17

ou lorsque des participants externes sont invités,

00:00:20

car il évite qu'un trop grand nombre de personnes puissent consulter

00:00:23

le contenu enregistré.

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Avant de commencer,

00:00:27

retenez que cette fonctionnalité est proposée uniquement

00:00:30

si votre organisation dispose d'une licence Microsoft 365 copilot

00:00:35

ou Teams Premium.

00:00:37

Il est également important de savoir que l'option

00:00:40

n'est pas disponible pour certains types de réunions,

00:00:43

notamment les réunions de canal et les réunions lancées de manière improvisée.

00:00:48

Si vous ne voyez pas le réglage décrit dans ce tutoriel,

00:00:51

cela peut venir de ces limitations.

00:00:54

Pour effectuer le paramétrage,

00:00:55

commencez par ouvrir votre réunion

00:00:57

depuis le calendrier Teams.

00:01:00

Une fois la réunion ouverte,

00:01:02

accédez aux options de réunion.

00:01:04

Une nouvelle page s'ouvre alors,

00:01:07

dans laquelle vous pouvez gérer les paramètres essentiels de votre réunion.

00:01:11

Dans cette page,

00:01:12

vous devez vous rendre dans la section

00:01:14

dédiée à l'enregistrement et à la transcription.

00:01:18

Vous y trouverez un paramètre qui vous permet de définir qui a accès à ces éléments.

00:01:23

C'est à cet endroit

00:01:25

que vous allez décider du niveau d'accès selon votre contexte.

00:01:29

Lorsque vous ouvrez ce paramètre,

00:01:32

vous pouvez choisir entre plusieurs niveaux.

00:01:34

Si vous sélectionnez l'option qui autorise tout le monde,

00:01:38

l'ensemble des participants pourra accéder à l'enregistrement

00:01:41

et à la transcription.

00:01:43

Si vous préférez limiter l'accès,

00:01:45

vous pouvez choisir l'option qui réserve l'accès

00:01:47

uniquement à l'organisateur et au co-organisateur.

00:01:51

Vous pouvez aussi sélectionner une option

00:01:54

permettant d'autoriser uniquement certaines personnes,

00:01:57

ce qui vous donne la possibilité de définir un cercle restreint,

00:02:01

par exemple quand seules quelques personnes doivent relire la transcription

00:02:05

ou retrouver un passage précis.

00:02:08

Pour un usage sécurisé,

00:02:09

il est recommandé de faire ce réglage avant le début de la réunion

00:02:13

car vous gardez ainsi le contrôle dès l'envoi de l'invitation.

00:02:17

si vous modifiez ce paramètre alors que la réunion est déjà en cours,

00:02:21

il faut retenir que le changement peut nécessiter de terminer la réunion,

00:02:25

puis de la relancer afin qu'il s'applique correctement.

00:02:29

Il est donc préférable d'anticiper et de

00:02:31

vérifier ses options dès la planification.

00:02:34

Enfin,

00:02:35

gardez à l'esprit que ce choix a un impact direct sur les assistants IA

00:02:39

liés à la réunion.

00:02:41

Lorsqu'un participant n'a pas accès à l'enregistrement ou à la transcription,

00:02:46

il ne pourra pas utiliser copilot sur cette réunion,

00:02:49

même si copilot est activé pendant l'échange.

00:02:52

À ce stade,

00:02:53

vous avez mis en place

00:02:55

un paramétrage simple et efficace

00:02:57

pour maîtriser l'accès à l'enregistrement

00:02:59

et à la transcription.

00:03:01

Avant d'envoyer votre invitation,

00:03:03

prenez l'habitude de vérifier ce réglage,

00:03:05

en particulier lorsque des personnes externes participent

00:03:09

afin de protéger vos informations et de garantir une

00:03:11

gestion plus sûre de vos contenus de réunion.

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