Outlook - Gérer les affichages Tutoriels

Découvrez comment gérer les affichages dans Microsoft 365 pour une meilleure organisation de vos données grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options disponibles pour personnaliser les affichages dans Excel, telles que le tri, le filtrage, la mise en forme conditionnelle et la création de tableaux croisés dynamiques.
Vous apprendrez également comment enregistrer et partager vos affichages personnalisés avec d'autres utilisateurs.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de ces outils et pour une meilleure gestion de vos données.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de données, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à gérer l'affichage des différentes zones dans Outlook pour personnaliser votre espace de travail selon vos besoins. Vous découvrirez comment modifier l'affichage des messages, organiser les conversations, et ajuster les volets pour une meilleure lisibilité et efficacité.

Chapitres :

Introduction à la personnalisation d'Outlook
Dans cette section, nous allons explorer comment personnaliser votre espace de travail dans Outlook. La personnalisation de l'affichage est essentielle pour optimiser votre productivité et répondre à vos besoins spécifiques.
Modifier l'affichage des messages
Dans l'onglet 'Affichage', plusieurs options sont disponibles pour changer la manière dont vos messages s'affichent. Dans le groupe 'Affichage actuel', vous pouvez rapidement modifier l'affichage. Vous avez également la possibilité de gérer les affichages et de créer de nouvelles vues.
Affichage des messages en conversations
Les messages peuvent être affichés en tant que conversations. En cliquant sur l'option appropriée, Outlook vous demande si vous souhaitez appliquer cette organisation à ce dossier uniquement ou à tous les dossiers de votre boîte aux lettres. En activant le mode conversation, les mails d'une même discussion se regrouperont derrière une petite flèche, facilitant ainsi la lisibilité.
Tri et réorganisation des messages
Le groupe 'Réorganisation' vous permet de choisir comment vos messages seront triés. Par défaut, ils sont triés par date. Vous pouvez également réorganiser les différents volets pour une meilleure gestion de votre espace de travail.
Gestion des volets
Le groupe 'Disposition' vous permet de masquer le Volet de lecture pour avoir une meilleure visibilité sur votre liste de messages. La lecture d'un message se fera alors en double-cliquant sur celui-ci, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez choisir d'afficher ce volet en bas ou à droite de votre écran.
Utilisation de la barre des tâches
La barre des tâches vous permet d'afficher un aperçu d'un autre module, comme le calendrier. Cela vous aide à voir vos prochains rendez-vous sans avoir à naviguer entre votre boîte mail et le module de calendrier.
Redimensionnement des zones
Les différentes zones de votre interface Outlook sont redimensionnables. En survolant la ligne de séparation, le curseur change, vous permettant de réduire ou d'agrandir les zones souhaitées pour un meilleur agencement.
Ouvrir des pages dans de nouvelles fenêtres
Vous avez également la possibilité d'utiliser un bouton pour ouvrir la page actuelle dans une nouvelle fenêtre. Cela peut être utile si vous souhaitez épingler vos messages d'un côté tout en ayant une vue complète de votre calendrier de l'autre côté.

FAQ :

Comment personnaliser l'affichage dans Outlook?

Pour personnaliser l'affichage dans Outlook, allez dans l'onglet 'Affichage' où vous pouvez changer la façon dont vos messages s'affichent, accéder à la gestion des affichages, et créer de nouvelles vues selon vos besoins.

Qu'est-ce que le mode conversation dans Outlook?

Le mode conversation dans Outlook organise les messages ayant le même objet en un seul fil de discussion, ce qui améliore la lisibilité et la gestion des échanges par e-mail.

Comment masquer le volet de lecture dans Outlook?

Pour masquer le volet de lecture dans Outlook, allez dans le groupe 'Disposition' de l'onglet 'Affichage' et choisissez de masquer le volet. Vous pourrez alors lire les messages en double-cliquant dessus, ce qui ouvrira le message dans une nouvelle fenêtre.

Comment utiliser la barre des tâches dans Outlook?

La barre des tâches dans Outlook vous permet d'afficher un aperçu d'autres modules, comme le calendrier, afin de voir vos prochains rendez-vous sans avoir à naviguer entre la boîte mail et le calendrier.

Comment redimensionner les zones d'affichage dans Outlook?

Pour redimensionner les zones d'affichage dans Outlook, placez le curseur sur la ligne de séparation entre les zones. Le curseur changera, vous permettant de réduire ou d'agrandir les zones selon vos préférences.

Quelques cas d'usages :

Gestion des e-mails en mode conversation

Dans un environnement de travail où la communication par e-mail est fréquente, utiliser le mode conversation dans Outlook permet de regrouper les messages liés, facilitant ainsi le suivi des discussions et réduisant le désordre dans la boîte de réception.

Optimisation de l'espace de travail

En masquant le volet de lecture et en redimensionnant les zones d'affichage, un utilisateur peut maximiser l'espace disponible pour visualiser sa liste de messages, ce qui améliore l'efficacité lors de la gestion d'un grand volume d'e-mails.

Planification efficace avec le calendrier

En utilisant la barre des tâches pour afficher le calendrier dans Outlook, un professionnel peut rapidement consulter ses rendez-vous tout en répondant à des e-mails, ce qui réduit le temps passé à naviguer entre les différentes fonctionnalités.

Personnalisation de l'interface utilisateur

Les utilisateurs peuvent créer des vues personnalisées dans Outlook pour répondre à leurs besoins spécifiques, par exemple en affichant uniquement les messages non lus ou en triant les e-mails par expéditeur, ce qui améliore la productivité.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'organisation personnelle développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des courriels, des calendriers, des contacts et des tâches.

Affichage

La manière dont les informations sont présentées à l'utilisateur dans une application, ici dans Outlook, permettant de personnaliser l'interface selon les préférences de l'utilisateur.

Volet de lecture

Une section de l'interface d'Outlook qui permet de lire le contenu d'un message sans avoir à l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Mode conversation

Une fonctionnalité d'Outlook qui regroupe les messages ayant le même objet, facilitant ainsi la gestion des discussions par e-mail.

Barre des tâches

Une partie de l'interface d'Outlook qui permet d'accéder rapidement à d'autres modules, comme le calendrier, pour une meilleure organisation.

Redimensionnable

Une caractéristique des zones d'affichage dans Outlook qui permet à l'utilisateur d'ajuster la taille des différentes sections de l'interface.

00:00:11

Pour cela, dans l'onglet Affichage, plusieurs possibilités.

00:00:15

Dans le groupe Affichage actuel vous pouvez rapidement changer la façon dont vos messages s'affichent.

00:00:24

Vous pouvez également accéder à la gestion des affichages et ainsi créer de nouvelles vues.

00:00:30

Ou encore accéder aux paramètres de l'affichage actuel.

00:00:34

Les messages peuvent être affichés en tant que conversations en cliquant ici,

00:00:39

cet affichage organise l'ensemble des messages ayant le même objet.

00:00:43

Dans ce cas, Outlook vous demande si cette organisation doit être appliquée à ce dossier uniquement ou à tous les dossiers de votre boîte aux lettres.

00:00:51

Si vous activez le mode conversation, les mails d'une même discussion se regrouperont derrière une petite flèche que vous pouvez activer pour découvrir le fil de la discussion.

00:01:02

Vous gagnez donc en lisibilité.

00:01:05

Ensuite, le groupe Réorganisation vous permet de choisir la manière dont seront triés vos messages, par défaut ils sont triés par date.

00:01:15

Le groupe Disposition vous permet de ré agencer les différents volets.

00:01:19

Par exemple si je décide de masquer le Volet de lecture afin d'avoir une meilleure visibilité sur ma liste de messages,

00:01:25

la lecture d'un message se fera alors en double-cliquant sur l'un d'eux et s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

00:01:33

Je peux décider d'afficher ce volet en bas,

00:01:36

ou à droite.

00:01:39

La barre des tâches vous propose d'avoir une vue sur un autre module dans votre boîte mail.

00:01:45

Par exemple en affichant le calendrier, vous allez voir un aperçu de vos prochains rendez-vous programmés sur votre calendrier.

00:01:51

Cela peut vous éviter de faire des allers-retours entre la boite mail et le module de calendrier

00:01:56

si pour répondre à vos interlocuteurs vous avez besoin d'avoir une vue sur votre votre journée de travail par exemple.

00:02:02

De plus, les différentes zones sont redimensionnables. Au survol de la ligne de séparation, le curseur change

00:02:08

vous permettant de réduire ou d'agrandir les zones souhaitées.

00:02:13

Vous avez également la possibilité d'utiliser ce bouton pour ouvrir la page actuelle dans une nouvelle fenêtre. Cela peut être utile si par exemple vous souhaitez épingler vos messages d'un côté

00:02:23

et avoir justement une vue plus complète sur votre calendrier de l'autre côté.

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