Outlook Online - Gérer ses contacts Tutoriels

Découvrez comment gérer efficacement vos contacts dans Outlook Online pour améliorer votre productivité dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des astuces pratiques pour organiser vos contacts en favoris, trier vos contacts par nom, prénom, entreprise ou localisation, créer des groupes et des listes, et accéder à l'annuaire complet de votre entreprise.
Apprenez également comment modifier les détails de vos contacts, les fusionner et les supprimer.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos contacts et améliorer votre collaboration grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Description
Avis

Objectifs :

Comprendre l'utilisation de la section Annuaire dans votre entreprise, y compris ses différences par rapport à vos contacts personnels et les actions possibles avec les fiches de contact.

Chapitres :

Introduction à la section Annuaire
La section Annuaire vous permet d'accéder à l'annuaire complet de votre entreprise. Il est important de noter que cette section est distincte de la partie 'Vos contacts', qui correspond aux personnes que vous avez enregistrées vous-même ou importées d'un autre système de messagerie.
Différences entre l'Annuaire et Vos Contacts
L'Annuaire vous permet uniquement de consulter les fiches de contact des personnes de votre entreprise. Ces fiches sont créées par votre administrateur système et peuvent inclure des contacts, des groupes de contacts, ainsi que des ressources comme des salles. Contrairement à vos contacts personnels, vous ne pouvez pas supprimer ces éléments de l'annuaire ; seul votre administrateur a cette capacité.
Fonctionnalités de l'Annuaire
Lorsque vous sélectionnez un contact dans l'annuaire, un panneau d'information détaillé s'ouvre. Vous pouvez alors effectuer plusieurs actions, telles que : - Envoyer un message instantané à ce contact - Planifier un événement ensemble - Consulter les groupes auxquels appartient ce contact - Accéder aux courriers, fichiers et événements que vous avez partagés.
Ajout de Contacts
Vous avez la possibilité d'ajouter un collaborateur à votre liste de contacts en cliquant sur le bouton 'Ajouter aux contacts'. Une fois ajouté, vous pourrez modifier les informations de ce contact, par exemple en ajoutant un numéro de téléphone ou d'autres éléments. De plus, vous pouvez également ajouter ce collaborateur à une liste de contacts personnalisés.

FAQ :

Qu'est-ce que l'annuaire d'entreprise?

L'annuaire d'entreprise est une section qui permet d'accéder à la liste complète des contacts des employés de l'entreprise, créée par l'administrateur système.

Comment puis-je ajouter un contact à ma liste?

Pour ajouter un contact à votre liste, sélectionnez le contact dans l'annuaire et cliquez sur le bouton 'Ajouter aux contacts'.

Puis-je supprimer des contacts de l'annuaire?

Non, vous ne pouvez pas supprimer des contacts de l'annuaire. Seul l'administrateur système a cette capacité.

Quelles actions puis-je effectuer sur un contact?

Vous pouvez envoyer un message instantané, planifier un événement, consulter les groupes auxquels appartient le contact, et partager des fichiers et événements.

Quelle est la différence entre l'annuaire et mes contacts?

L'annuaire contient les contacts de tous les employés de l'entreprise, tandis que vos contacts sont ceux que vous avez enregistrés ou importés personnellement.

Quelques cas d'usages :

Gestion des contacts d'entreprise

Les employés peuvent utiliser l'annuaire pour trouver rapidement les coordonnées de leurs collègues, facilitant ainsi la communication et la collaboration au sein de l'entreprise.

Planification d'événements

Les utilisateurs peuvent planifier des événements en consultant les disponibilités de leurs contacts via le panneau d'information, ce qui améliore l'organisation des réunions.

Création de listes de contacts personnalisées

Les employés peuvent créer des listes de contacts personnalisées pour regrouper des collègues avec lesquels ils collaborent fréquemment, ce qui simplifie l'accès à ces informations.

Partage de fichiers et d'événements

L'annuaire permet aux utilisateurs de partager facilement des fichiers et des événements avec leurs contacts, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.

Glossaire :

Annuaire

Un annuaire est une base de données qui contient des informations de contact sur les employés d'une entreprise, y compris leurs coordonnées et d'autres détails pertinents.

Contact

Un contact est une personne dont les informations sont enregistrées dans le système, que ce soit par l'utilisateur lui-même ou importées d'un autre système de messagerie.

Administrateur système

L'administrateur système est la personne responsable de la gestion et de la maintenance des systèmes informatiques d'une organisation, y compris la création et la gestion de l'annuaire.

Panneau d'information

Un panneau d'information est une interface qui s'ouvre pour afficher des détails supplémentaires sur un contact sélectionné, permettant à l'utilisateur d'effectuer diverses actions.

Événement

Un événement est une activité planifiée qui peut impliquer plusieurs participants, comme des réunions ou des conférences.

Liste de contacts personnalisés

Une liste de contacts personnalisés est un groupe d'individus que l'utilisateur a spécifiquement sélectionnés pour un accès rapide ou une gestion particulière.

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La section Annuaire quant à elle,

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vous permet d'accéder à l'annuaire

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complet de votre entreprise.

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Gardez en tête que cette section est

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différente de la partie vos contacts,

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qui correspond aux personnes que

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vous avez enregistrées vous-même

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en tant que contact ou que vous

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avez importé d'un autre système de

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messagerie et que vous pouvez créer,

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gérer ou supprimer.

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L'annuaire vous permet seulement

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de consulter les fiches contacts

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des personnes de votre entreprise.

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Il est créé par votre administrateur

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système et peut être constitué

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de contacts de groupes,

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de contacts mais également de

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ressources comme des salles par exemple.

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Vous ne pouvez pas supprimer ces

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éléments de l'annuaire seul votre

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administrateur peut le faire.

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Lorsque vous sélectionnez un contact,

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un panneau d'information détaillé s'ouvre.

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Vous pouvez alors effectuer

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différentes actions comme envoyer

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un message instantané à ce contact,

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planifier un événement ensemble,

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consultez les groupes dont fait partie

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ce contact ainsi que les courriers,

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les fichiers et les événements

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que vous avez partagés.

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Vous avez la possibilité d'ajouter

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ce collaborateur à votre liste

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de contacts en cliquant sur le

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bouton ajouter aux contacts.

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Une fois ajouté à votre liste de contacts,

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vous aurez la possibilité de le modifier,

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par exemple en ajoutant un numéro

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de téléphone ou un autre élément.

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Vous avez également la possibilité

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d'ajouter ce collaborateur à une

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liste de contacts personnalisés.

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