Outlook - Importer des contacts dans Outlook Tutoriels

Découvrez comment importer des contacts dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour importer des contacts à partir d'un fichier CSV, choisir la manière dont Outlook traite les doublons et sélectionner le dossier de destination.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour gérer vos contacts en toute simplicité.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier CSV en utilisant l'assistant d'import/export.

Chapitres :

Introduction à l'importation de contacts dans Outlook
Outlook propose un assistant d'import/export qui facilite l'importation de contacts à partir d'un fichier CSV. Cette fonctionnalité est essentielle pour gérer efficacement vos contacts, surtout si vous migrez d'autres systèmes ou si vous avez des listes de contacts à jour.
Étapes pour accéder à l'assistant d'import/export
Pour commencer, ouvrez Outlook et suivez ces étapes : - Allez dans l'onglet 'Fichier'. - Sélectionnez 'Ouvrir et exporter'. - Cliquez sur 'Importer/Exporter'. L'assistant d'import/export s'ouvrira alors.
Choix de l'importation
Dans l'assistant, sélectionnez 'Importer à partir d'un autre programme ou fichier', puis choisissez 'Valeurs séparées par une virgule'. Cela vous permettra d'importer votre fichier de contacts au format CSV.
Gestion des doublons
Lors de l'importation, vous devez choisir comment Outlook doit traiter les doublons. Voici les options disponibles : - **Remplacer les doublons par les éléments importés** : Si un contact existe déjà dans Outlook, ses informations seront remplacées par celles du fichier importé. Choisissez cette option si les informations du fichier sont plus complètes ou récentes. - **Autoriser la création de doublons** : Outlook créera un nouveau contact avec les informations importées, en plus de l'existant. Vous pourrez combiner les informations ultérieurement pour éliminer les doublons. - **Ne pas importer les doublons** : Si un contact existe déjà, Outlook conservera les informations existantes et ignorera celles du fichier importé. Cette option est préférable si les informations dans Outlook sont plus complètes.
Finalisation de l'importation
Après avoir sélectionné l'option de gestion des doublons, cliquez sur 'Suivant' et choisissez le dossier de destination pour vos contacts. Cliquez de nouveau sur 'Suivant', puis sur 'Terminer'. Outlook commencera immédiatement l'importation de vos contacts. L'opération se termine lorsque la boîte de dialogue de progression de l'importation se ferme.
Conclusion
Une fois l'importation terminée, vous pouvez afficher vos contacts dans Outlook. Cette fonctionnalité d'importation est un outil puissant pour maintenir votre carnet d'adresses à jour et organisé.

FAQ :

Comment importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier CSV?

Pour importer des contacts dans Outlook, allez dans l'onglet Fichier, choisissez Ouvrir et exporter, puis cliquez sur Importer/Exporter. Sélectionnez 'Importer à partir d'un autre programme ou fichier', choisissez 'Valeurs séparées par une virgule', et suivez les instructions pour traiter les doublons.

Quelles options ai-je pour gérer les doublons lors de l'importation?

Vous avez trois options : 1) Remplacer les doublons par les éléments importés, 2) Autoriser la création de doublons, ou 3) Ne pas importer les doublons. Choisissez l'option qui convient le mieux à vos besoins.

Que se passe-t-il après avoir cliqué sur 'Terminer' lors de l'importation?

Après avoir cliqué sur 'Terminer', Outlook commence immédiatement à importer vos contacts. L'opération se termine lorsque la boîte de dialogue de progression de l'importation se ferme.

Puis-je combiner des informations de contacts après avoir créé des doublons?

Oui, vous pouvez combiner les informations ultérieurement pour éliminer les doublons, en fusionnant les données des contacts similaires.

Comment savoir si mes contacts ont été importés avec succès?

Vous pouvez vérifier vos contacts dans Outlook après la fermeture de la boîte de dialogue de progression de l'importation pour confirmer que l'importation a été effectuée avec succès.

Quelques cas d'usages :

Importation de contacts pour une campagne marketing

Une entreprise peut importer une liste de contacts à partir d'un fichier CSV pour cibler des clients potentiels dans une campagne marketing. En utilisant l'assistant d'import/export d'Outlook, elle peut gérer les doublons pour s'assurer que chaque contact est unique, ce qui améliore l'efficacité de la campagne.

Mise à jour des informations de contact

Un professionnel peut importer un fichier CSV contenant des informations mises à jour sur ses contacts. En choisissant l'option 'Remplacer les doublons', il s'assure que les informations les plus récentes sont conservées, ce qui lui permet de maintenir une base de données précise.

Gestion des contacts d'une équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, un responsable peut importer des contacts d'équipe à partir d'un fichier CSV. En utilisant l'option 'Autoriser la création de doublons', il peut conserver les informations de chaque membre tout en ajoutant de nouveaux contacts, facilitant ainsi la gestion des relations professionnelles.

Consolidation des contacts d'une entreprise

Une entreprise qui fusionne avec une autre peut importer des contacts de plusieurs fichiers CSV. En choisissant 'Ne pas importer les doublons', elle peut éviter de conserver des informations redondantes, ce qui simplifie la gestion des contacts après la fusion.

Glossaire :

Assistant d'import/export

Un outil dans Outlook qui facilite l'importation et l'exportation de données, comme les contacts, à partir de fichiers externes.

CSV

Un format de fichier (Comma-Separated Values) utilisé pour stocker des données tabulaires, où chaque ligne représente un enregistrement et chaque valeur est séparée par une virgule.

Doublons

Des enregistrements identiques ou très similaires dans une base de données, comme des contacts ayant les mêmes informations.

Remplacer les doublons

Une option qui permet de remplacer les informations existantes d'un contact dans Outlook par celles d'un fichier importé, si elles sont plus récentes ou complètes.

Autoriser la création de doublons

Une option qui permet de créer un nouvel enregistrement pour un contact déjà présent dans Outlook, en conservant les deux versions.

Ne pas importer les doublons

Une option qui rejette les informations d'un fichier importé si un contact existe déjà dans Outlook, conservant ainsi les données existantes.

Dossier de destination

L'emplacement dans Outlook où les contacts importés seront stockés après l'importation.

00:00:09

Pour cela dans l'onglet "Fichier" choisissez "Ouvrir et exporter" puis cliquez sur "Importer/Exporter".

00:00:16

L'assistant s'ouvre, sélectionnez "Importer à partir d'un autre programme ou fichier"

00:00:21

puis "Valeurs séparées par une virgule".

00:00:25

Importez votre fichier de contacts, choisissez la manière dont vous voulez qu'Outlook traite les doublons :

00:00:30

En sélectionnant "Remplacer les doublons par les éléments importés" si un contact figure à la fois dans Outlook et dans votre fichier,

00:00:37

Outlook remplacera les informations déjà stockées par celles contenues dans le nouveau fichier importé, choisissez cette option si les informations de contact du fichier sont plus complètes

00:00:46

ou plus récentes que celles figurant déjà dans Outlook.

00:00:50

En sélectionnant "Autoriser la création de doublons" si un contact est présent dans Outlook et votre fichier, Outlook le créera en double, un avec les informations d'origine et un avec les informations importé de votre fichier.

00:01:02

Vous pouvez combiner les informations ultérieurement afin d'éliminer les doublons, il s'agit de l'opération par défaut.

00:01:09

Enfin "Ne pas importer les doublons" si un contact figure dans Outlook et dans votre fichier importé, Outlook conserve les informations qu'il possède déjà pour ce contact et rejette celles de votre fichier.

00:01:19

Choisissez cette option si les informations contenues dans Outlook sont plus complètes ou plus récentes que celles de votre fichier.

00:01:27

Cliquez sur "Suivant" et sélectionnez le dossier de destination.

00:01:30

Cliquez de nouveau sur "Suivant".

00:01:32

Puis "Terminer".

00:01:34

Outlook commence à importer vos contacts immédiatement, l'opération se termine quand la boîte de dialogue de progression de l'importation se ferme.

00:01:42

Vous pouvez à présent afficher vos contacts.

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