Excel - Importer une série de fichiers dans un dossier Tutoriels

Découvrez comment importer une série de fichiers dans un dossier dans Microsoft Excel grâce à cette vidéo.
Suivez les conseils pratiques pour utiliser Power Query, une fonctionnalité complémentaire de Power Pivot, pour combiner plusieurs fichiers CSV en un seul tableau.
Apprenez à sélectionner le dossier contenant les fichiers, à combiner les fichiers et à charger les données dans Excel.
Suivez les étapes pour importer efficacement des données dans Excel et améliorer votre compétence en analyse de données dans Microsoft Excel.

  • 04:29
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à importer des données clients à partir de fichiers CSV dans Power Query, en combinant plusieurs fichiers en un seul tableau pour faciliter l'analyse des données.

Chapitres :

  1. Introduction à l'importation des données clients
    Dans cette section, nous allons aborder le processus d'importation des informations sur des clients à partir de fichiers de vente et de fichiers CRM. Nous utiliserons des données provenant d'une entreprise fictive pour illustrer le processus.
  2. Compréhension des fichiers CSV
    Il est important de noter que les fichiers que nous allons importer sont des fichiers CSV, même s'ils apparaissent avec le logo Excel. Les fichiers CSV sont plus universels que les fichiers Excel et peuvent être ouverts par Excel, mais ils ne sont pas des fichiers Excel à proprement parler.
  3. Gestion des fichiers clients
    Nous allons rencontrer un défi, car les fichiers clients sont répartis sur quatre fichiers différents. Cela pourrait poser des problèmes lors de l'importation, car chaque fichier nécessiterait un appel distinct, ce qui pourrait entraîner des complications dans l'organisation des données.
  4. Utilisation de Power Query pour l'importation
    Pour simplifier le processus, nous allons utiliser Power Query. Nous allons sélectionner l'option 'À partir d'un dossier' pour importer tous les fichiers en une seule opération. Il est crucial que tous les fichiers aient le même format et les mêmes en-têtes pour que la fusion fonctionne correctement.
  5. Combinaison des fichiers
    Après avoir sélectionné le dossier contenant les fichiers CSV, Power Query affichera les quatre fichiers. Nous allons cliquer sur 'Combiner' pour fusionner ces fichiers en un seul tableau. Cela simplifie considérablement le processus par rapport à une fusion manuelle.
  6. Avantages de la fusion des fichiers
    Une fois les fichiers combinés, nous aurons un tableau unique qui regroupe toutes les données clients. De plus, si nous ajoutons d'autres fichiers dans le même dossier à l'avenir, nous pourrons facilement les intégrer en répétant le même processus.
  7. Applications pratiques
    Cette méthode est particulièrement utile dans des situations réelles, comme la gestion de rapports quotidiens d'une entreprise. Par exemple, si vous avez 365 fichiers pour une année, vous pouvez les fusionner en un seul tableau en un seul clic, ce qui facilite grandement l'analyse des données.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un fichier CSV et comment est-il différent d'un fichier Excel ?

Un fichier CSV est un format de fichier texte qui stocke des données tabulaires, tandis qu'un fichier Excel est un format de fichier propriétaire qui permet des fonctionnalités avancées comme des formules et des graphiques. Les fichiers CSV sont plus universels et peuvent être ouverts par divers logiciels, alors qu'Excel est spécifique à Microsoft.

Comment importer plusieurs fichiers CSV dans Excel ?

Pour importer plusieurs fichiers CSV dans Excel, vous pouvez utiliser Power Query. Allez dans 'Obtenir les données', sélectionnez 'À partir d'un dossier', puis indiquez le chemin du dossier contenant vos fichiers. Power Query vous permettra de combiner ces fichiers en un seul tableau.

Quels sont les avantages d'utiliser Power Query pour l'importation de données ?

Power Query simplifie l'importation et la transformation des données. Il permet de combiner plusieurs fichiers en un seul tableau, ce qui est beaucoup plus efficace que de le faire manuellement. De plus, si de nouveaux fichiers sont ajoutés au dossier, ils peuvent être facilement intégrés dans le tableau existant.

Que faire si mes fichiers CSV n'ont pas la même structure ?

Si vos fichiers CSV n'ont pas la même structure, vous devrez peut-être les modifier pour qu'ils aient les mêmes en-têtes de colonnes avant de les fusionner. Power Query nécessite que les fichiers aient la même nomenclature pour effectuer une fusion correcte.

Comment gérer des fichiers clients dispatchés dans plusieurs fichiers ?

Pour gérer des fichiers clients dispatchés dans plusieurs fichiers, vous pouvez les rassembler dans un dossier et utiliser Power Query pour les importer tous en même temps. Cela vous évite d'avoir à faire plusieurs appels et vous permet de travailler avec un seul tableau consolidé.

Quelques cas d'usages :

Importation de données clients pour une analyse de vente

Une entreprise peut utiliser Power Query pour importer des données clients provenant de plusieurs fichiers CSV. Cela permet de combiner les informations de vente et les caractéristiques des clients en un seul tableau, facilitant ainsi l'analyse des performances de vente.

Consolidation des rapports journaliers

Une équipe de vente peut avoir des rapports journaliers stockés dans des fichiers CSV. En utilisant Power Query, ils peuvent fusionner ces rapports en un seul tableau, ce qui simplifie le suivi des performances et la prise de décision.

Gestion des données d'une enquête annuelle

Une organisation peut collecter des données d'enquête sur une base annuelle, avec un fichier par jour. En utilisant Power Query, ils peuvent facilement fusionner ces 365 fichiers en un seul tableau, ce qui facilite l'analyse des résultats de l'enquête.

Suivi des performances des clients

Une entreprise peut suivre les performances de ses clients en consolidant les données de plusieurs fichiers CSV contenant des informations sur les ventes et les caractéristiques des clients. Cela permet d'identifier les tendances et d'améliorer les stratégies de vente.

Automatisation de l'importation de données

Une société peut automatiser l'importation de données clients en utilisant Power Query pour récupérer régulièrement de nouveaux fichiers CSV ajoutés à un dossier. Cela permet de maintenir les données à jour sans intervention manuelle.

Glossaire :

CSV

CSV (Comma-Separated Values) est un format de fichier utilisé pour stocker des données tabulaires sous forme de texte, où chaque ligne représente un enregistrement et chaque champ est séparé par une virgule. Contrairement aux fichiers Excel, les fichiers CSV sont plus universels et peuvent être ouverts par divers logiciels.

Power Query

Power Query est un outil de Microsoft Excel qui permet d'importer, de transformer et de combiner des données provenant de différentes sources. Il facilite le traitement des données avant leur analyse.

Dossier

Un dossier est un emplacement sur un ordinateur où des fichiers sont stockés. Dans le contexte de l'importation de données, il fait référence à l'emplacement où se trouvent les fichiers à importer.

Fusionner

Fusionner signifie combiner plusieurs fichiers ou ensembles de données en un seul. Dans Power Query, cela permet de rassembler des données provenant de plusieurs fichiers CSV en un seul tableau.

Nomenclature

La nomenclature fait référence à la manière dont les fichiers ou les données sont nommés et organisés. Pour que la fusion des fichiers fonctionne correctement, ils doivent avoir la même nomenclature, c'est-à-dire les mêmes en-têtes de colonnes.

résultat(s)
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c'est l'import des informations sur
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des clients, donc là pour information,
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on est en train d'importer des données
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qui proviennent d'une entreprise qui
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qui n'existe pas une entreprise fictive.
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On va aller importer des fichiers de vente
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enfin des résultats de vente et
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aussi des fichiers CRM type
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Listing de clients avec leurs
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caractéristiques et donc ici on va
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en plus des ventes pouvoir chercher
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les informations sur les clients,
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donc pour ça on va revenir ici
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dans "obtenir les données"
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À partir d'un fichier à partir
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d'un classeur ici,
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et on va aller dans le dossier
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clients qui est toujours là,
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dans la même section,
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des exercices ici et là,
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je me retrouve avec un élément du coup
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qui ne m'affiche aucune information,
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alors pourquoi est ce que le dossier est
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vide? alors je vous le dis directement,
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non, il n'est pas vide en fait c'est
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pas parce que c'est un fichier Excel,
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c'est parce que ce sont des fichiers CSV,
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donc bien attention à ça.
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Je sais que le logo Excel s'affiche
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sur les fichiers CSV.
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Mais en fait, en réalité,
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ce ne sont pas directement
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des fichiers Excel.
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Excel est capable de les ouvrir
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pour les interpréter.
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Mais CSV c'est beaucoup plus
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large que simplement Excel.
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C'est plus universel que ça,
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donc là potentiellement plutôt que
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d'utiliser ce chemin là j'aurais pu
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tout à fait plutôt dire à partir d'un
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fichier texte ou CS V qui se situe
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ici et donc là ne pas avoir à faire
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cette manipulation ici de changer le format,
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le souci qu'on va avoir c'est qu'en fait
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on va avoir des fichiers client qui
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sont dispatchés dans 4 fichiers différents.
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donc ça peut être potentiellement
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problématique parce qu'on va pouvoir
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aller potentiellement importer
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le premier fichier client,
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puis le 2e,
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puis le 3e.
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Donc ça veut dire faire 4 appels
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différents et ensuite avoir des
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problèmes parce que du coup il va
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aller l'emporter dans 4 onglets
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différents donc c'est pas forcément
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le plus pratique donc plutôt que
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que de faire ce système là on va
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avoir une autre fonctionnalité qui
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est extrêmement pratique dans Power Query:
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Donc dans "obtenir les données"
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on va aller dans à partir d'un
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fichier puis à partir d'un dossier.
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Il va nous demander le chemin du dossier,
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donc ça on va aller
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directement nous du coup dans
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ce qui nous intéresse donc à savoir
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sur cet ordinateur, le dossier data,
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le cours sur Excel,
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[Alors ça, c'est de mon côté, vous vous allez
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chercher là où vous l'avez enregistré].
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Du coup, les documents de cours,
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Power Query,
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et le fichier de clients qui est ici.
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Donc je vais cliquer sur "OK" donc là
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en gros c'est le dossier.
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Alors évidemment faut que le
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dossier ne contienne que ces
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éléments là j'avais cliqué sur OK.
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Voilà.
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Et donc là il va trouver
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les 4 fichiers en question,
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les 4 fichier CSV donc il me les affiche ici,
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dans cette fenêtre et là
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ce qu'il va me proposer
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ce qui est super intéressant
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c'est d'aller les combiner,
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ce qui est très important aussi,
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c'est que au-delà qu'il
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soit dans le même dossier,
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c'est que les 4 fichiers ont le même
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format c'est à dire avec toujours
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les mêmes en-têtes pour que la fusion
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puisse se passer correctement.
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Donc là ici on va cliquer sur "combiner".
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Et on va cliquer sur
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"combiner et charger" encore une fois,
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la transformation fera ça plus tard ici.
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Et donc là, ce superbe outil vient de nous
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fusionner 4 fichiers en même temps et si
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on l'aurait fait du coup à la main,
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ça aurait été beaucoup plus compliqué
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mais là du coup automatiquement
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on va voir cette fusion.
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Et on va avoir du coup
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notre fichier client qui va
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apparaître en un seul tableau.
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Voilà avec du coup comme base les
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4 fichiers et ce qui est super
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intéressant avec ce système c'est que
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si vous rajoutez un cinquième fichier comme
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il est présent dans le même dossier
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en fait vous allez pouvoir juste
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indiquer à nouveau à chaque fois ces dossiers
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là et donc il va aller récupérer du
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coup le 5ème dossier
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qui est présent,
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le 6e, le 7e, et cetera et cetera,
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donc la 2e type de d'import
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d'information qui va être
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la sélection de dossier avec des
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fichiers qui ont tout le temps la
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même nomenclature, donc ça
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c'est des éléments qui
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peuvent vraiment se retrouver
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dans la réalité;
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Imaginez,
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des extras journaliers d'une
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entrevue d'une entreprise sur une
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information dont vous allez vous
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retrouver avec 365 fichiers par an,
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et donc là en un seul clic,
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vous allez pouvoir fusionner ces
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365 fichiers en un seul grand
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tableau dans un onglet Excel.

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