Viva Insights - Préparer une absence du bureau Tutoriels

Découvrez comment préparer efficacement une absence du bureau dans la solution Microsoft 365. Ce résumé vous donnera des conseils pratiques pour gérer votre calendrier, informer vos collègues de votre disponibilité et optimiser votre productivité pendant votre absence.
Apprenez à utiliser les fonctionnalités de Microsoft 365 pour planifier vos congés, définir des messages d'absence et gérer vos tâches à distance.
Ne laissez pas votre absence perturber votre travail, suivez ces astuces pour une transition en douceur et une reprise sans stress.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de présenter comment utiliser le complément Insight pour Outlook afin de préparer efficacement son absence au travail. Cela inclut la programmation de messages automatiques, l'alerte des collaborateurs et la gestion des réunions pendant la période d'absence.

Chapitres :

Introduction au Complément Insight pour Outlook
Le complément Insight pour Outlook est un outil conçu pour aider les utilisateurs à gérer leur absence de manière organisée. Il automatise plusieurs tâches essentielles, permettant ainsi de partir en congé en toute sérénité.
Préparation de l'absence
Pour commencer, sélectionnez la section dédiée dans le complément. Vous devez entrer vos dates d'absence, ce qui est la première étape pour préparer votre départ.
Programmation d'un message de réponse automatique
Vous avez la possibilité de programmer un message de réponse automatique pour vos e-mails. Vous pouvez choisir d'écrire un message différent selon que votre collaborateur est interne ou externe. Cela garantit que vos contacts sont informés de votre absence.
Alerte des collaborateurs
Insight propose d'alerter vos collaborateurs concernant votre future absence. Cela peut se faire par l'envoi d'un e-mail ou par la création d'une réunion. La liste des collaborateurs à alerter est générée automatiquement en fonction de vos interactions passées.
Gestion des réunions
Vous avez également la possibilité d'annuler votre présence à toutes les réunions durant votre absence. Un message d'absence est créé automatiquement, et vous pouvez consulter la liste de vos réunions concernées en cliquant sur le lien fourni. De plus, vous pouvez refuser toutes vos réunions avec un message d'excuse de manière simple.
Réservation de créneaux de préparation
Enfin, le complément vous permet de réserver des créneaux de temps pour finaliser vos tâches avant votre départ. Il est également possible de prévoir un créneau à votre retour pour répondre à vos e-mails et à toute autre demande qui pourrait survenir durant votre absence.

FAQ :

Comment utiliser le complément Insight pour préparer mon absence?

Pour utiliser le complément Insight, sélectionnez la section appropriée dans Outlook, entrez vos dates d'absence, et configurez un message de réponse automatique. Insight vous aidera également à alerter vos collaborateurs et à gérer vos réunions.

Puis-je personnaliser mon message de réponse automatique?

Oui, vous pouvez choisir d'écrire un message différent selon que votre collaborateur est interne ou externe.

Comment Insight détermine-t-il mes collaborateurs?

Insight crée automatiquement une liste de vos collaborateurs en fonction de vos interactions passées.

Que faire si je veux annuler ma présence à des réunions pendant mon absence?

Vous pouvez annuler votre présence à toutes les réunions durant votre absence en utilisant un message d'absence, qui sera créé automatiquement par Insight.

Comment puis-je gérer mes tâches à mon retour?

Insight vous permet de réserver un créneau de temps à votre retour pour répondre à vos mails et à toute autre demande qui pourrait survenir pendant votre absence.

Quelques cas d'usages :

Gestion des absences en entreprise

Les employés peuvent utiliser le complément Insight pour automatiser la gestion de leurs absences, en configurant des réponses automatiques et en informant leurs collaborateurs, ce qui améliore la communication et réduit le stress lié à l'absence.

Planification des réunions

Les managers peuvent utiliser Insight pour annuler automatiquement leur présence à des réunions pendant leur absence, en envoyant des messages d'excuse, ce qui permet de maintenir une bonne relation avec les collègues.

Préparation avant un congé

Avant de partir en congé, les employés peuvent réserver des créneaux de temps pour finaliser leurs tâches et s'assurer que tout est en ordre, ce qui augmente l'efficacité et la productivité.

Suivi des demandes après un retour

Après un retour de congé, les employés peuvent utiliser Insight pour gérer efficacement les demandes et les courriels accumulés, en réservant un créneau spécifique pour cela.

Glossaire :

Complément Insight

Un outil intégré à Outlook qui aide à automatiser et à gérer les tâches liées à l'absence d'un utilisateur.

Réponse automatique

Un message préconfiguré qui est envoyé automatiquement en réponse aux courriels reçus pendant une période d'absence.

Collaborateur

Une personne qui travaille avec vous, que ce soit en interne (au sein de la même organisation) ou en externe (d'une autre organisation).

Réunion

Un rassemblement programmé de plusieurs personnes pour discuter de sujets spécifiques.

Message d'absence

Un message informant les autres que vous ne serez pas disponible pendant une période donnée.

Créneau

Une période de temps réservée pour une activité spécifique, comme une réunion ou une tâche.

00:00:02

Si vous êtes en congé et que vous

00:00:05

souhaitez les préparer au mieux,

00:00:06

le compliment Insight pour Outlook

00:00:08

va vous lister et automatiser

00:00:10

les tâches à effectuer pour vous

00:00:12

permettre de partir sereinement.

00:00:13

Pour cela, dans le complément,

00:00:15

sélectionnez cette section.

00:00:16

Commencez par entrer vos dates d'absence.

00:00:20

Ensuite, vous pouvez programmer un message

00:00:23

de réponse automatique à vos mails.

00:00:25

Ici, vous décidez si vous voulez écrire

00:00:28

ou non un message différent, si votre

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collaborateur est interne ou externe.

00:00:33

Insight va ensuite vous proposer

00:00:35

d'alerter vos collaborateurs sur

00:00:37

votre future absence par le biais d'un

00:00:40

mail ou de création d'une réunion.

00:00:42

La liste de ses collaborateurs est

00:00:44

automatiquement créée par Insight

00:00:46

en fonction de vos interactions.

00:00:48

Ensuite, vous avez la possibilité

00:00:50

d'annuler votre présence à toutes les

00:00:52

réunions durant ce créneau à l'aide d'un

00:00:55

message d'absence si vous le désirez.

00:00:56

Le message est créé automatiquement et

00:00:59

vous trouvez en dessous la liste de vos

00:01:02

réunions concernées en cliquant ici.

00:01:04

Puis ici, vous aurez refusé toutes

00:01:06

vos réunions avec un message d'excuse

00:01:09

le plus simplement possible.

00:01:11

La dernière partie vous proposera

00:01:12

de réserver des créneaux de temps

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consacrés à la préparation de votre

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départ pour finaliser vos tâches

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ainsi qu'un créneau à votre retour

00:01:20

pour répondre à vos mails et toute

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autre demande qui serait subvenue

00:01:23

durant votre période d'absence.

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