Viva Insights - Préparer une absence du bureau Tutoriels
Découvrez comment préparer efficacement une absence du bureau dans la solution Microsoft 365. Ce résumé vous donnera des conseils pratiques pour gérer votre calendrier, informer vos collègues de votre disponibilité et optimiser votre productivité pendant votre absence.
Apprenez à utiliser les fonctionnalités de Microsoft 365 pour planifier vos congés, définir des messages d'absence et gérer vos tâches à distance.
Ne laissez pas votre absence perturber votre travail, suivez ces astuces pour une transition en douceur et une reprise sans stress.
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Créer un bulletin d’informations dans Outlook
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Le RGPD, expliqué simplement
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de présenter comment utiliser le complément Insight pour Outlook afin de préparer efficacement son absence au travail. Cela inclut la programmation de messages automatiques, l'alerte des collaborateurs et la gestion des réunions pendant la période d'absence.
Chapitres :
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Introduction au Complément Insight pour Outlook
Le complément Insight pour Outlook est un outil conçu pour aider les utilisateurs à gérer leur absence de manière organisée. Il automatise plusieurs tâches essentielles, permettant ainsi de partir en congé en toute sérénité. -
Préparation de l'absence
Pour commencer, sélectionnez la section dédiée dans le complément. Vous devez entrer vos dates d'absence, ce qui est la première étape pour préparer votre départ. -
Programmation d'un message de réponse automatique
Vous avez la possibilité de programmer un message de réponse automatique pour vos e-mails. Vous pouvez choisir d'écrire un message différent selon que votre collaborateur est interne ou externe. Cela garantit que vos contacts sont informés de votre absence. -
Alerte des collaborateurs
Insight propose d'alerter vos collaborateurs concernant votre future absence. Cela peut se faire par l'envoi d'un e-mail ou par la création d'une réunion. La liste des collaborateurs à alerter est générée automatiquement en fonction de vos interactions passées. -
Gestion des réunions
Vous avez également la possibilité d'annuler votre présence à toutes les réunions durant votre absence. Un message d'absence est créé automatiquement, et vous pouvez consulter la liste de vos réunions concernées en cliquant sur le lien fourni. De plus, vous pouvez refuser toutes vos réunions avec un message d'excuse de manière simple. -
Réservation de créneaux de préparation
Enfin, le complément vous permet de réserver des créneaux de temps pour finaliser vos tâches avant votre départ. Il est également possible de prévoir un créneau à votre retour pour répondre à vos e-mails et à toute autre demande qui pourrait survenir durant votre absence.
FAQ :
Comment utiliser le complément Insight pour préparer mon absence?
Pour utiliser le complément Insight, sélectionnez la section appropriée dans Outlook, entrez vos dates d'absence, et configurez un message de réponse automatique. Insight vous aidera également à alerter vos collaborateurs et à gérer vos réunions.
Puis-je personnaliser mon message de réponse automatique?
Oui, vous pouvez choisir d'écrire un message différent selon que votre collaborateur est interne ou externe.
Comment Insight détermine-t-il mes collaborateurs?
Insight crée automatiquement une liste de vos collaborateurs en fonction de vos interactions passées.
Que faire si je veux annuler ma présence à des réunions pendant mon absence?
Vous pouvez annuler votre présence à toutes les réunions durant votre absence en utilisant un message d'absence, qui sera créé automatiquement par Insight.
Comment puis-je gérer mes tâches à mon retour?
Insight vous permet de réserver un créneau de temps à votre retour pour répondre à vos mails et à toute autre demande qui pourrait survenir pendant votre absence.
Quelques cas d'usages :
Gestion des absences en entreprise
Les employés peuvent utiliser le complément Insight pour automatiser la gestion de leurs absences, en configurant des réponses automatiques et en informant leurs collaborateurs, ce qui améliore la communication et réduit le stress lié à l'absence.
Planification des réunions
Les managers peuvent utiliser Insight pour annuler automatiquement leur présence à des réunions pendant leur absence, en envoyant des messages d'excuse, ce qui permet de maintenir une bonne relation avec les collègues.
Préparation avant un congé
Avant de partir en congé, les employés peuvent réserver des créneaux de temps pour finaliser leurs tâches et s'assurer que tout est en ordre, ce qui augmente l'efficacité et la productivité.
Suivi des demandes après un retour
Après un retour de congé, les employés peuvent utiliser Insight pour gérer efficacement les demandes et les courriels accumulés, en réservant un créneau spécifique pour cela.
Glossaire :
Complément Insight
Un outil intégré à Outlook qui aide à automatiser et à gérer les tâches liées à l'absence d'un utilisateur.
Réponse automatique
Un message préconfiguré qui est envoyé automatiquement en réponse aux courriels reçus pendant une période d'absence.
Collaborateur
Une personne qui travaille avec vous, que ce soit en interne (au sein de la même organisation) ou en externe (d'une autre organisation).
Réunion
Un rassemblement programmé de plusieurs personnes pour discuter de sujets spécifiques.
Message d'absence
Un message informant les autres que vous ne serez pas disponible pendant une période donnée.
Créneau
Une période de temps réservée pour une activité spécifique, comme une réunion ou une tâche.