Outlook - Utiliser l'Assistant Planification Tutoriels

Découvrez comment optimiser la planification de vos réunions grâce à l'assistant de planification d'Outlook ! Apprenez à visualiser les disponibilités des participants et à choisir le créneau idéal de manière rapide et efficace. Cette vidéo est essentielle pour collaborer en toute simplicité et maximiser votre temps. Ne manquez pas ces conseils pratiques pour devenir un pro de l'organisation !

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Disponible dans Microsoft365

00:00:06

l'assistant de planification vous aide à choisir un créneau pertinent

00:00:10

en visualisant au même endroit

00:00:12

les disponibilités des participants et la fenêtre horaire prévue.

00:00:17

Depuis le calendrier,

00:00:18

placez-vous sur le jour concerné puis créer l'invitation

00:00:21

en sélectionnant nouvel événement directement dans la grille.

00:00:25

Dans la fenêtre de réunion qui s'ouvre,

00:00:27

commencez par ajouter vos participants afin

00:00:30

qu'Outlook puisse récupérer leur disponibilité.

00:00:33

Vous constatez généralement un premier indicateur sous chaque nom,

00:00:37

par exemple,

00:00:38

disponible

00:00:39

ou

00:00:39

non disponible.

00:00:40

Ce qui vous donne déjà une lecture rapide avant d'affiner le créneau.

00:00:45

Pour accéder à l'assistant,

00:00:47

ouvrez le bouton planificateur présent dans la zone des participants,

00:00:50

puis sélectionnez planificateur afin d'afficher la vue dédiée.

00:00:55

Vous retrouvez alors une grille de disponibilité

00:00:58

avec un repère de sélection que vous

00:01:00

pouvez déplacer pour tester différents horaires.

00:01:03

Ajuster la date et l'intervalle de début et de fin en haut de la fenêtre,

00:01:08

puis observer la colonne des participants

00:01:11

pour identifier immédiatement

00:01:13

ceux qui seraient en conflit

00:01:15

sur la période choisie.

00:01:17

Lorsque vous modifiez la sélection dans la grille,

00:01:20

Outlook met à jour l'affichage

00:01:22

afin de vous permettre de valider un créneau cohérent,

00:01:25

sans quitter l'invitation.

00:01:28

Si vous souhaitez affiner la recherche,

00:01:30

utilisez le panneau de gauche pour compléter les participants facultatifs

00:01:34

et si votre environnement le permet,

00:01:36

ajoutez des salles.

00:01:39

Pour accélérer la décision,

00:01:40

vous pouvez également vous appuyer sur le bouton,

00:01:43

suggestion d'heures qui propose des créneaux

00:01:45

compatibles avec les disponibilités affichées.

00:01:49

Dans le menu option,

00:01:50

vous gardez la main sur le niveau de détails,

00:01:53

notamment lorsque vous souhaitez limiter l'affichage à vos heures de

00:01:56

travail ou afficher des données de planification plus précises,

00:02:00

selon ce que votre organisation autorise.

00:02:04

Une fois le créneau validé,

00:02:06

revenez à l'invitation,

00:02:08

complétez l'objet et les informations utiles,

00:02:10

puis envoyez la réunion afin que chaque participant reçoive une demande claire,

00:02:14

alignée sur les disponibilités détectées.

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