Outlook Online - Classer et se repérer grâce aux catégories Tutoriels

Découvrez comment utiliser les catégories de couleurs dans Outlook Online pour classer et vous repérer plus facilement dans vos e-mails professionnels dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour créer et gérer des catégories personnalisées, ajouter des catégories à vos e-mails et rendez-vous, et retirer des catégories.
Obtenez des compétences pour mieux organiser vos e-mails et améliorer votre productivité grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Description
Avis

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les catégories de couleurs dans Outlook Online pour mieux organiser et visualiser vos messages et rendez-vous.

Chapitres :

Introduction aux catégories de couleurs
Dans Outlook Online, vous avez la possibilité d'affecter des catégories de couleurs à vos messages. Cela permet de rendre vos éléments plus visibles, facilitant ainsi leur identification et leur association rapide.
Afficher et gérer les catégories
Pour afficher vos catégories, effectuez un clic droit sur un message, puis sélectionnez 'Catégoriser' dans le menu contextuel. Par défaut, six catégories génériques s'affichent : jaune, orange, etc. Vous pouvez sélectionner 'Nouvelle catégorie' pour en créer une ou aller dans 'Gérer les catégories'. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous retrouverez vos six catégories de base.
Créer une nouvelle catégorie
Pour ajouter une catégorie, renseignez son nom et choisissez une couleur parmi celles proposées. Vous pouvez également la définir comme favori, ce qui vous permettra d'accéder à tous les messages de cette catégorie via votre onglet favoris.
Appliquer des catégories aux messages
Une fois vos catégories créées, sélectionnez un ou plusieurs mails, effectuez un clic droit, puis choisissez 'Catégoriser' dans le menu contextuel. Enfin, sélectionnez la catégorie à appliquer. Le nom de la catégorie s'affiche dans l'aperçu de votre email ainsi que dans le volet de visualisation, offrant une meilleure visualisation de vos mails.
Utilisation des catégories dans le calendrier
Vous pouvez également retrouver vos catégories dans votre calendrier. Pour ajouter une catégorie à un rendez-vous, effectuez un clic droit sur celui-ci, puis choisissez votre catégorie dans l'option 'Catégoriser'. Le rendez-vous s'affiche alors dans la couleur de la catégorie, facilitant la distinction entre chaque type de rendez-vous.
Retirer une catégorie
Pour retirer une catégorie, sélectionnez l'élément concerné, effectuez un clic droit, puis dans 'Catégoriser', choisissez 'Effacer les catégories'.
Synchronisation avec l'application Outlook
Sachez que toutes les catégories créées dans votre Outlook Online apparaissent également dans votre application Outlook si elle est installée sur votre ordinateur.

FAQ :

Comment puis-je ajouter une catégorie à un message dans Outlook Online?

Pour ajouter une catégorie à un message, effectuez un clic droit sur le message, sélectionnez 'catégoriser' dans le menu contextuel, puis choisissez la catégorie souhaitée.

Quelles sont les catégories par défaut disponibles dans Outlook Online?

Par défaut, Outlook Online propose six catégories génériques, y compris des catégories de couleur jaune et orange.

Puis-je créer de nouvelles catégories dans Outlook Online?

Oui, vous pouvez créer de nouvelles catégories en cliquant sur 'nouvelle catégorie' dans le menu de gestion des catégories et en renseignant le nom et la couleur de la catégorie.

Comment retirer une catégorie d'un élément dans Outlook?

Pour retirer une catégorie, sélectionnez l'élément concerné, effectuez un clic droit, choisissez 'catégoriser', puis sélectionnez 'effacer les catégories'.

Les catégories créées dans Outlook Online apparaissent-elles dans l'application Outlook sur mon ordinateur?

Oui, toutes les catégories créées dans Outlook Online apparaissent également dans l'application Outlook si elle est installée sur votre ordinateur.

Quelques cas d'usages :

Gestion des emails

Les utilisateurs peuvent appliquer des catégories de couleurs à leurs emails pour mieux les organiser et les retrouver rapidement. Par exemple, une entreprise peut utiliser des catégories pour différencier les emails liés aux projets, aux clients ou aux tâches internes.

Planification d'événements

Lors de la planification de rendez-vous, les utilisateurs peuvent attribuer des catégories de couleurs pour distinguer les types d'événements, comme les réunions d'équipe, les rendez-vous clients ou les événements personnels, facilitant ainsi la gestion de leur calendrier.

Suivi des tâches

Les utilisateurs peuvent créer des catégories spécifiques pour suivre l'avancement de différentes tâches ou projets. Par exemple, une catégorie 'Urgent' peut être utilisée pour les tâches à haute priorité, permettant une meilleure gestion du temps et des ressources.

Collaboration d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, les équipes peuvent utiliser des catégories pour signaler l'état des projets ou des communications, ce qui améliore la transparence et la coordination entre les membres de l'équipe.

Glossaire :

Outlook Online

Une version web de Microsoft Outlook qui permet aux utilisateurs de gérer leurs emails, calendriers et contacts en ligne.

catégories de couleurs

Des étiquettes colorées que l'on peut attribuer aux messages et rendez-vous dans Outlook pour faciliter leur identification et organisation.

menu contextuel

Un menu qui apparaît lorsque l'utilisateur effectue un clic droit sur un élément, offrant des options spécifiques à cet élément.

favoris

Une section dans Outlook où les utilisateurs peuvent accéder rapidement à leurs éléments ou catégories préférés.

rendez-vous

Un événement programmé dans le calendrier d'Outlook, qui peut être associé à des catégories pour une meilleure organisation.

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Disponible dans Microsoft365

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Dans Outlook Online,

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vous avez la possibilité d'affecter

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des catégories de couleurs à vos

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messages afin de rendre vos éléments

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d'un Outlook plus visibles pour les

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identifier et les associer plus rapidement.

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Pour afficher vos catégories,

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effectuez un clic droit sur un message puis,

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dans le menu contextuel.

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Choisissez catégoriser. Par défaut,

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6 catégories génériques s'affichent,

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catégorie jaune, catégorie, orange et cetera.

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Sélectionner nouvelle catégorie pour en

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créer une ou aller dans gérer les catégories.

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Dans la fenêtre qui s'affiche,

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vous Retrouvez vos 6 catégories de bases.

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Vous avez également la possibilité

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de créer une nouvelle catégorie ici.

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Pour ajouter une catégorie,

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renseigner son nom,

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puis choisissez une couleur pour cette

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catégorie parmi celles proposées.

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Vous pouvez également la

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définir comme favoris.

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Cela vous permettra d'accéder à tous

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les messages de cette catégorie en

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passant par votre onglet favoris.

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Une fois vos catégories créées,

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sélectionnez un ou plusieurs mails,

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effectuez un clic droit,

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puis choisissez catégoriser

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dans le menu contextuel.

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Enfin, sélectionnez la

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catégorie à appliquer.

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Le nom de la catégorie,

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s'affiche dans l'aperçu de

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votre Email ainsi que dans

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le volet de visualisation.

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Ainsi, vous avez une meilleure

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visualisation de vos mails.

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Vous pouvez également retrouver vos

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catégories dans votre calendrier pour

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ajouter une catégorie à un rendez-vous,

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effectuez un clic droit sur celui ici,

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puis choisissez votre catégorie

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dans l'option. Catégoriser.

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Le rendez-vous s'affiche alors

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dans la couleur de la catégorie.

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Il est alors plus aisé de s'y retrouver

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entre chaque type de rendez-vous.

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Pour retirer une catégorie,

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sélectionnez l'élément concerné

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et effectuez un clic droit,

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puis dans catégoriser.

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Choisissez effacer les catégories.

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Enfin, sachez que toutes les

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catégories créées dans votre Outlook

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online apparaissent également

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dans votre application Outlook.

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Si elle est installée sur votre ordinateur.

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