Outlook - Créer un groupe de contacts et communiquer (liste de distribution) Tutoriels

Apprenez à créer et utiliser des groupes de contacts dans Outlook avec cette vidéo pratique. Découvrez comment créer une liste de diffusion sur Outlook pour une communication efficace avec vos collaborateurs. Parfait pour les utilisateurs intermédiaires qui cherchent à s'organiser et optimiser leur utilisation de Microsoft 365. La vidéo présente les différentes étapes pour créer un groupe de contact, ajouter des membres, l'utiliser dans un message et le partager avec des collaborateurs.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour organiser vos contacts en toute simplicité.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer et à gérer des groupes de contacts dans Outlook, permettant ainsi d'envoyer des messages à plusieurs personnes simultanément sans avoir à saisir chaque adresse e-mail individuellement.

Chapitres :

Introduction aux Groupes de Contacts
Les groupes de contacts dans Outlook sont des listes de distribution qui vous permettent d'envoyer des messages à un groupe de personnes en un seul clic. Cela vous fait gagner du temps, surtout si vous communiquez fréquemment avec les mêmes personnes.
Création d'un Groupe de Contacts
Pour créer un groupe de contacts, suivez ces étapes : 1. Cliquez sur le module 'Personnes'. 2. Choisissez le dossier de contacts où vous souhaitez enregistrer la liste. 3. Cliquez sur 'Nouveau groupe de contact'. Si l'option 'Nouveau groupe de contact' n'est pas disponible, essayez un autre dossier de contacts.
Ajout de Membres au Groupe
Après avoir nommé votre groupe de contacts, vous pouvez ajouter des membres en suivant ces étapes : - Cliquez sur 'Ajouter des membres'. - Sélectionnez des membres à partir de vos contacts Outlook ou de votre carnet d'adresses. - Assurez-vous que l'option 'Nom uniquement' est sélectionnée. - Pour sélectionner plusieurs noms, maintenez la touche Majuscule ou CTRL enfoncée. - Vous pouvez également taper des adresses e-mail directement ou copier des noms à partir d'autres messages. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur 'Ok' pour ajouter les noms au groupe.
Utilisation du Groupe de Contacts
Pour utiliser le groupe de contacts dans un message : - Tapez simplement le nom du groupe dans la ligne 'À'. - Vous pouvez cliquer sur le signe '+' pour afficher tous les membres ou laisser le groupe tel quel et cliquer sur 'Envoyer'. Les membres recevront le message et verront les adresses des autres membres dans la ligne 'À'. Si vous souhaitez masquer les noms des destinataires, utilisez le champ 'Copie carbone invisible' (CCI).
Gestion du Groupe de Contacts
Une fois le groupe créé, vous pouvez le modifier à tout moment : - Double-cliquez sur le groupe dans le dossier des contacts pour afficher ou modifier la liste des membres. - Pour ajouter ou supprimer des membres, sélectionnez-les et appuyez sur 'Supprimer'. - Pour supprimer l'ensemble du groupe, cliquez sur 'Supprimer le groupe'. - Vous pouvez également partager le groupe avec un collaborateur en cliquant sur 'Transférer le groupe'.
Envoi du Groupe de Contacts
Si les fichiers de contacts sont bloqués par le système de messagerie, vous pouvez envoyer le groupe au format texte. Cela ouvrira un nouveau message électronique avec le fichier de contacts joint, permettant aux destinataires de glisser le fichier vers leur dossier de contacts.
Utilité des Groupes de Contacts
Les groupes de contacts sont particulièrement utiles lorsque vous les créez dans un dossier associé à un compte de messagerie. Vous pouvez ensuite les utiliser sur différents appareils, comme avec l'application web Outlook. Si votre compte de messagerie ne prend pas en charge les groupes de contacts, d'autres options sont disponibles.

FAQ :

Comment créer un groupe de contact dans Outlook?

Pour créer un groupe de contact dans Outlook, ouvrez le module 'Personnes', choisissez le dossier de contacts, puis cliquez sur 'Nouveau groupe de contact'. Donnez un nom au groupe, ajoutez des membres à partir de vos contacts ou en entrant des adresses e-mail, puis cliquez sur 'Ok' pour enregistrer.

Puis-je ajouter des membres à un groupe de contact après sa création?

Oui, vous pouvez ajouter des membres à un groupe de contact à tout moment en double-cliquant sur le groupe dans le dossier des contacts, puis en sélectionnant 'Ajouter des membres'.

Comment utiliser un groupe de contact dans un e-mail?

Pour utiliser un groupe de contact dans un e-mail, tapez simplement le nom du groupe dans la ligne 'À'. Les membres du groupe recevront le message et pourront voir les adresses des autres membres, sauf si vous utilisez le champ CCI.

Que faire si je veux partager un groupe de contact avec un collègue?

Pour partager un groupe de contact, cliquez sur 'Transférer le groupe' dans Outlook. Vous pouvez envoyer le groupe comme un contact Outlook ou en format texte si nécessaire.

Comment supprimer un groupe de contact dans Outlook?

Pour supprimer un groupe de contact, sélectionnez le groupe dans votre liste de contacts et cliquez sur 'Supprimer le groupe'.

Quelques cas d'usages :

Gestion des communications d'équipe

Dans un environnement de travail, un responsable peut créer un groupe de contact pour son équipe afin de faciliter la communication. Cela permet d'envoyer des mises à jour ou des informations importantes à tous les membres en un seul clic, améliorant ainsi l'efficacité et la rapidité des échanges.

Organisation d'événements

Lors de l'organisation d'un événement, un coordinateur peut créer un groupe de contact pour tous les participants. Cela simplifie l'envoi d'invitations et de rappels, tout en assurant que toutes les informations parviennent à chaque participant sans effort supplémentaire.

Partage de contacts avec des partenaires

Une entreprise peut créer un groupe de contact pour ses partenaires commerciaux et le partager via Outlook. Cela permet à tous les partenaires d'accéder facilement aux informations de contact pertinentes, facilitant ainsi la collaboration et le suivi des communications.

Utilisation de groupes de contacts sur plusieurs appareils

Un utilisateur peut créer un groupe de contact dans Outlook sur un ordinateur et y accéder via l'application web Outlook sur un autre appareil. Cela permet une flexibilité et une continuité dans la gestion des contacts, peu importe où l'utilisateur se trouve.

Glossaire :

Groupe de contact

Une liste de contacts dans Outlook qui permet d'envoyer des messages à plusieurs personnes en même temps sans avoir à entrer chaque adresse e-mail individuellement.

Outlook

Un logiciel de gestion d'e-mails, de calendriers et de contacts développé par Microsoft, utilisé pour la communication et l'organisation personnelle ou professionnelle.

Personnes

Un module dans Outlook où les utilisateurs peuvent gérer leurs contacts et groupes de contacts.

Carnet d'adresses

Une collection de contacts enregistrés, qui peut être utilisée pour ajouter des membres à un groupe de contact dans Outlook.

Copie carbone invisible (CCI)

Une fonctionnalité dans les e-mails qui permet d'envoyer un message à plusieurs destinataires sans que ceux-ci ne voient les adresses des autres.

Supprimer

L'action d'enlever un contact ou un groupe de contact de la liste dans Outlook.

Transférer le groupe

Une option dans Outlook qui permet d'envoyer un groupe de contact à un autre utilisateur.

Format internet

Un format de fichier texte utilisé pour envoyer des groupes de contacts lorsque les fichiers de contacts sont bloqués par le système de messagerie.

00:00:12

Plutôt que de taper l'adresse de chaque personne lorsque vous envoyez un message au groupe, il vous suffit de taper le nom du groupe de contact.

00:00:20

Voici comment créer un groupe de contact.

00:00:23

Cliquez sur le module "Personnes".

00:00:25

Choisissez le dossier de contacts dans lequel enregistrer la liste puis cliquez sur "Nouveau groupe de contact".

00:00:32

Si la commande "Nouveau groupe de contact" n'est pas disponible, essayez un autre dossier de contact le cas échéant.

00:00:39

Tapez un nom pour le groupe de contact puis cliquez sur "Ajouter des membres".

00:00:44

Vous pouvez ajouter des membres à partir de vos contacts Outlook, de votre carnet d'adresse ou vous pouvez créer un contact de messagerie.

00:00:52

Vérifiez que l'option "Nom uniquement" est sélectionnée.

00:00:56

Sélectionnez ensuite les noms dans la liste puis cliquez sur "Membres" pour les ajouter.

00:01:01

Maintenez la touche majuscule ou CTRL enfoncée pour sélectionner plusieurs noms.

00:01:06

Vous pouvez également taper des adresses de messagerie directement dans la liste des membres.

00:01:10

Vous pouvez même copier le nom à partir d'autres emplacements tel qu'un message électronique.

00:01:14

Lorsque vous avez terminé d'ajouter les noms, cliquez sur "Ok".

00:01:18

Les noms et adresses sont ajoutés au groupe de contact.

00:01:21

Si vous avez oublié une personne, ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours ajouter des noms plus tard.

00:01:27

Cliquez sur "Enregistrer et fermer".

00:01:31

Le groupe de contact apparaît dans la liste des dossiers.

00:01:34

Vous pouvez l'utiliser comme n'importe quel autre contact.

00:01:37

Si vous voulez utiliser le groupe dans un message,

00:01:40

tapez simplement le nom du groupe de contact dans la ligne "A".

00:01:45

Vous pouvez cliquer sur le signe "+" pour afficher tous les membres du groupe

00:01:49

ou le laisser tel quel et cliquer sur "Envoyer".

00:01:54

Lorsque les membres reçoivent le message, ils peuvent voir les adresses des autres membres de la ligne "A" comme si vous les aviez entré manuellement.

00:02:01

Vous pouvez utiliser le champ "Copie carbone invisible" ou "CCI"

00:02:05

si vous voulez masquer les noms des destinataires.

00:02:08

Une fois que vous avez créé un groupe de contact, vous pouvez à tout moment double-cliquer dessus dans le dossier des contacts pour afficher ou modifier la liste des membres.

00:02:16

Vous pouvez ajouter d'autres membres ou en supprimer en les sélectionnant dans la liste et en appuyant sur "Supprimer".

00:02:23

Supprimez l'ensemble du groupe de contact en cliquant sur "Supprimer le groupe".

00:02:28

Vous pouvez aussi partager le groupe de contact avec un collaborateur, cliquez sur "Transférer le groupe".

00:02:34

Vous pouvez envoyer le groupe comme contact Outlook. Si les fichiers de contacts sont bloqués par le système de messagerie de l'utilisateur,

00:02:40

cliquez sur "Au format internet" pour envoyer le groupe dans un fichier texte.

00:02:47

Un nouveau message électronique auquel le fichier de contacts est joint s'ouvre.

00:02:51

Les destinataires peuvent ainsi faire glisser le fichier de contacts Outlook vers leur dossier de contacts.

00:02:56

Les groupes de contacts peuvent être très utiles ! Notamment lorsque vous les créez dans un dossier de contacts associé à un compte de messagerie.

00:03:03

En effet vous pouvez ensuite les utiliser n'importe où pour accéder à vos messages.

00:03:08

Par exemple nous pouvons utiliser nos groupes de contacts que nous avons créé dans Outlook sur un autre ordinateur à l'aide d'Outlook web app.

00:03:16

Si Outlook ne prend pas en charge les groupes de contact pour votre compte de messagerie vous avez toutefois d'autres options.

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