Outlook - Créer un sondage de planification de réunion Tutoriels

Découvrez comment créer un sondage de planification de réunion efficace avec Outlook. Ce guide vous montre comment proposer plusieurs créneaux aux participants et optimiser votre organisation. Apprenez à naviguer dans les outils de disponibilité pour garantir une réunion réussie, tout en collaborant efficacement. Ne manquez pas ces conseils essentiels pour une gestion de réunion améliorée !

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Disponible dans Microsoft365

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le sondage de disponibilité vous permet de proposer plusieurs

00:00:08

créneaux à vos participants et de leur laisser le choix

00:00:11

tout en conservant une invitation structurée

00:00:14

autour d'une réunion unique.

00:00:17

commencer par renseigner les participants afin

00:00:19

qu'Outlook puisse préparer des propositions cohérentes,

00:00:22

puis vérifier la date et la durée affichées dans l'invitation.

00:00:26

Pour lancer le sondage,

00:00:27

sélectionnez l'icône dédiée qui affiche l'infobul sondage

00:00:31

de disponibilité.

00:00:33

Outlook insère alors un encart intitulé

00:00:35

créer un sondage pour trouver la meilleure heure de

00:00:38

réunion et vous présente plusieurs options de créneau.

00:00:41

Si les propositions ne correspondent pas à votre besoin,

00:00:44

vous pouvez supprimer ou ajouter un

00:00:46

horaire supplémentaire via ajouter une nouvelle option

00:00:49

ou vous appuyez sur suggestion d'heures pour afficher d'autres créneaux

00:00:53

recommandés.

00:00:54

avant l'envoi,

00:00:55

ajuster si nécessaire l'échéance du vote

00:00:58

afin de laisser suffisamment de temps aux invités pour répondre.

00:01:02

Une fois le sondage prêt,

00:01:03

envoyez l'invitation depuis le bouton envoyé.

00:01:07

Dans votre calendrier,

00:01:08

vous constatez la création de réservations temporaires

00:01:11

visibles sous la forme d'un bloc mis en attente,

00:01:14

ce qui vous aide à protéger les créneaux proposés pendant la phase de vote.

00:01:19

Du côté des participants,

00:01:21

l'e-mail contient une zone de vote intégrée

00:01:24

dans laquelle chaque créneau dispose d'un menu

00:01:26

permettant de sélectionner une réponse

00:01:28

puis d'un bouton de validation.

00:01:31

après l'envoi de leur choix,

00:01:32

un accusé de vote apparaît

00:01:35

et les participants peuvent,

00:01:36

si besoin,

00:01:37

modifier leur sélection

00:01:39

tant que le sondage est encore ouvert.

00:01:42

Lorsque des réponses sont enregistrées,

00:01:44

ouvrez l'élément depuis votre calendrier afin de consulter les résultats.

00:01:49

Dans la section

00:01:50

résultat du vote des participants,

00:01:53

Outlook met en évidence l'option la plus

00:01:55

plébiscitée avec l'indication les plus votées,

00:01:57

ce qui vous permet d'identifier rapidement le meilleur créneau.

00:02:02

Sélectionnez l'horaire retenu,

00:02:03

puis finaliser la planification en utilisant le bouton,

00:02:07

terminer le sondage avec l'option sélectionnée afin de transformer le sondage

00:02:11

en réunion et de supprimer

00:02:13

les réservations temporaires associées.

00:02:16

Vous obtenez ainsi une invitation finale claire

00:02:18

tout en ayant laissé aux participants la possibilité

00:02:21

de choisir le créneau le plus adapté.

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