Teams - Modifier le message d’accueil avec des options de personnalisation Tutoriels

Découvrez comment personnaliser l'accueil de votre messagerie vocale sur Microsoft Teams. Enregistrez un message personnalisé, choisissez la langue par défaut et configurez le comportement de la messagerie. Vous pouvez même personnaliser un accueil pour vos périodes d'absence. Optimisez la gestion de vos appels et créez des accueils sophistiqués avec les options à votre disposition !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à personnaliser la messagerie vocale dans Microsoft Teams, que ce soit pour un message standard ou un message d'absence. Les utilisateurs découvriront les différentes options de personnalisation disponibles pour mieux gérer leurs appels entrants.

Chapitres :

Introduction à la personnalisation de la messagerie vocale
Dans cette section, nous allons explorer comment personnaliser l'accueil de votre messagerie vocale pour vos appels Teams. Que vous souhaitiez un message standard ou un message d'absence, plusieurs options de personnalisation s'offrent à vous pour mieux gérer vos appels entrants.
Accéder aux paramètres de Teams
Pour commencer, cliquez sur les trois petits points situés en haut à droite de votre interface Teams. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Paramètres'. Une fois la fenêtre des paramètres ouverte, rendez-vous dans la section 'Appel' dans le volet de gauche.
Options de gestion de la messagerie vocale
Dans la section 'Gérer la messagerie vocale', vous avez plusieurs options : - Enregistrer un message d'accueil personnalisé. - Lire et enregistrer votre message d'accueil personnel en appuyant sur '1'. - Lire et enregistrer votre message d'absence en appuyant sur '2'. - Quitter en appuyant sur '3'. - Appuyer sur la touche étoile pour choisir la langue par défaut.
Choisir le comportement de la messagerie
Vous pouvez décider ce qu'il se passe lorsque l'appel est redirigé vers la messagerie vocale. Les options incluent : - Autoriser l'appelant à laisser un message. - Autoriser l'appelant à enregistrer un message. - Transférer l'appel à une autre personne. Vous pouvez également lire votre message d'accueil et mettre fin à l'appel ou transférer l'appel à une autre personne.
Utilisation de la synthèse vocale
Si vous préférez que votre accueil soit lu par la synthèse vocale de Teams, vous pouvez simplement rédiger le texte dans le champ dédié. Cela vous permet de personnaliser l'annonce sans avoir à l'enregistrer.
Configurer un accueil spécifique pour les périodes d'absence
Vous pouvez également configurer un accueil spécifique pour vos périodes d'absence dans la section 'Gérer les messages vocaux absents du bureau'. Vous avez la possibilité d'activer cette option lorsque les réponses automatiques d'Outlook sont activées ou lorsqu'un événement d'absence est inscrit dans votre calendrier. Il vous suffit ensuite de rédiger un texte personnalisé dans le champ dédié.
Conclusion
Vous savez désormais comment personnaliser votre messagerie vocale dans Microsoft Teams. Que vous choisissiez un message simple ou un accueil d'absence sophistiqué, utilisez les options à votre disposition pour optimiser la gestion de vos appels.

FAQ :

Comment personnaliser ma messagerie vocale dans Microsoft Teams ?

Pour personnaliser votre messagerie vocale, ouvrez Microsoft Teams, cliquez sur les trois petits points en haut à droite, sélectionnez 'Paramètres', puis allez dans la section 'Appel'. Vous pourrez enregistrer un message d'accueil personnalisé et choisir d'autres options de gestion des appels.

Quelles options de personnalisation sont disponibles pour la messagerie vocale ?

Vous pouvez enregistrer un message d'accueil personnalisé, choisir la langue par défaut, et décider du comportement de la messagerie vocale, comme autoriser les appelants à laisser un message ou à transférer l'appel.

Comment configurer un message d'absence dans Teams ?

Pour configurer un message d'absence, allez dans la section 'Gérer les messages vocaux absents du bureau' dans les paramètres d'appel. Vous pouvez activer cette option lorsque les réponses automatiques d'Outlook sont activées ou lorsqu'un événement d'absence est inscrit dans votre calendrier.

Puis-je utiliser la synthèse vocale pour mon message d'accueil ?

Oui, vous pouvez rédiger le texte de votre message d'accueil dans le champ dédié, et la synthèse vocale de Teams le lira à voix haute sans que vous ayez besoin de l'enregistrer.

Quelques cas d'usages :

Gestion des appels entrants pour les professionnels

Les professionnels peuvent personnaliser leur messagerie vocale pour gérer efficacement les appels entrants, en enregistrant des messages d'accueil adaptés à leur disponibilité. Cela permet de donner une première impression professionnelle et d'assurer que les appelants reçoivent des informations claires sur la façon de laisser un message.

Configuration d'absences planifiées

Lorsqu'un employé prévoit une absence, il peut configurer un message d'absence dans Teams qui informe les appelants de son indisponibilité. Cela peut être synchronisé avec le calendrier Outlook pour automatiser le processus, garantissant que les clients et collègues sont informés.

Utilisation de la synthèse vocale pour les messages d'accueil

Les utilisateurs peuvent tirer parti de la synthèse vocale pour créer des messages d'accueil sans avoir à les enregistrer manuellement. Cela est particulièrement utile pour ceux qui souhaitent changer fréquemment leur message d'accueil ou qui n'ont pas accès à un microphone de qualité.

Glossaire :

Messagerie vocale

Système permettant aux appelants de laisser des messages audio lorsqu'un appel n'est pas pris en charge.

Microsoft Teams

Plateforme de collaboration et de communication développée par Microsoft, permettant des appels, des réunions et le partage de fichiers.

Paramètres

Options configurables dans une application qui permettent à l'utilisateur de personnaliser son expérience.

Synthèse vocale

Technologie qui convertit le texte en parole, permettant de lire des messages à voix haute.

Réponses automatiques

Messages prédéfinis envoyés automatiquement en réponse à des communications, souvent utilisés lors d'absences.

Calendrier

Outil de gestion du temps qui permet de planifier des événements et de suivre des rendez-vous.

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votre messagerie vocale pour vos appels teams,

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que ce soit pour un message standard ou en cas d'absence,

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plusieurs options de personnalisation s'offrent à vous

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pour mieux gérer vos appels entrants.

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Pour commencer,

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cliquez sur les trois petits points situés en haut à droite de votre interface teams

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dans le menu déroulant sélectionné Paramètres.

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Une fois la fenêtre des paramètres ouverte rendez-vous

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dans la section appel dans le volet de gauche

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dans la section Gérer la messagerie vocale,

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vous avez plusieurs options.

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Enregistrez un message d'accueil personnalisé.

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Cliquez sur le bouton pour enregistrer votre propre message d'accueil.

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Pour lire et enregistrer votre message d'accueil personnel, appuyez sur un

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pour lire et enregistrer votre message d'absence. Appuyez sur deux

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pour quitter.

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Appuyer sur la touche étoile.

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Choisir la langue par défaut.

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Sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez que

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votre message d'accueil soit lu par défaut.

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Choisir le comportement de la messagerie.

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Vous pouvez décider ce qu'il se passe lorsque

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l'appel est redirigé vers la messagerie vocale.

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Autoriser l'appelant à laisser un message

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autoriser l'appelant à enregistrer un message ou

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transférer l'appel à une autre personne.

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Lire votre message d'accueil et mettre fin à l'appel,

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lire votre message d'accueil

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puis transférer l'appel à une autre personne.

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Si vous préférez que votre accueil soit lu par la synthèse vocale de Tims,

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vous pouvez simplement rédiger le texte dans le champ dédié.

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Cela vous permet de personnaliser l'annonce sans avoir à l'enregistrer.

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Vous-même.

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Vous pouvez également configurer un

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accueil spécifique pour vos périodes d'absence

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dans la section, gérer les messages vocaux absents du bureau.

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Vous avez la possibilité d'activer cette option

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lorsque les réponses automatiques d'Outlook sont activées

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ou lorsqu'un événement d'absence est inscrit dans votre calendrier.

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Il vous suffit ensuite de rédiger un texte personnalisé dans le champ dédié.

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Et voilà,

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vous savez désormais comment personnaliser votre

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messagerie vocale dans Microsoft Teams,

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choisir un message simple ou un accueil d'absence sophistiqué

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et utiliser les options à votre disposition

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pour optimiser la gestion de vos appels.

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