Outlook - Préparer vos absences avec Viva Insight Tutoriels

Découvrez comment préparer vos absences avec Viva Insight. Utilisez Outlook pour gérer les messages d'absence et les réunions auxquelles vous ne pourrez assister. Personnalisez les messages automatiques et optimisez votre retour au bureau. Avec Viva Insight, améliorez votre productivité et votre bien-être. #outlook #personnaliser #intermédiaire

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser Viva Insight dans Outlook pour améliorer la productivité et le bien-être en programmant des messages d'absence et en gérant les réunions pendant les périodes d'absence.

Chapitres :

Introduction à Viva Insight
Viva Insight dans Outlook est un outil conçu pour améliorer la productivité et le bien-être des utilisateurs. Il fournit des recommandations personnalisées basées sur les données de travail de l'utilisateur.
Programmation des messages d'absence
Pour programmer vos messages d'absence, commencez par créer un nouveau message dans Outlook. Ensuite, cliquez sur l'icône Viva Insight dans le ruban. Un volet s'ouvrira sur la droite, vous donnant accès à plusieurs fonctionnalités.
Planification de l'absence
Faites défiler vers le bas jusqu'à l'option 'Planifiez votre absence du bureau' et cliquez dessus. Vous pourrez alors déterminer vos dates d'absence à l'aide d'un calendrier. Après avoir sélectionné vos dates, cliquez sur 'Planifier'.
Rédaction du message automatique
Vous aurez la possibilité de rédiger un message automatique qui sera envoyé aux personnes qui vous contacteront par email durant votre absence. Un message par défaut est déjà programmé, mais vous pouvez le personnaliser selon vos besoins.
Options de message pour les contacts internes et externes
Sous le message automatique, vous trouverez l'option 'Envoyer en dehors de mon organisation'. En l'activant, vous pourrez rédiger un message différent selon que la personne qui vous contacte est un collaborateur interne ou externe à votre entreprise.
Gestion des réunions programmées
Si vous avez des réunions programmées durant votre absence, cliquez sur 'Consultez les réunions'. Sélectionnez celles où vous ne serez pas présent et rédigez un message spécifique pour prévenir vos collaborateurs de votre absence.
Optimisation des tâches avant le départ
Dans la section 'Réserver des créneaux', vous pouvez optimiser les tâches de votre dernière journée afin de les terminer avant votre départ. Indiquez un titre et une durée pour ces tâches. Vous pourrez également préparer votre retour au bureau en bloquant des créneaux pour rattraper certaines tâches, comme le traitement des emails.
Vérification dans le calendrier
Une fois toutes ces options paramétrées, vous pouvez fermer le volet et vous rendre dans votre calendrier. Vous verrez alors que votre absence du bureau est bien indiquée aux dates que vous avez renseignées dans Viva Insight.
Conclusion
Merci d'avoir suivi ce tutoriel. Nous espérons que cela vous aidera à mieux gérer vos absences auprès de vos collaborateurs.

FAQ :

Qu'est-ce que Viva Insight dans Outlook?

Viva Insight est un outil qui aide à améliorer la productivité et le bien-être en fournissant des recommandations personnalisées basées sur vos données de travail.

Comment programmer un message d'absence dans Outlook?

Pour programmer un message d'absence, ouvrez un nouveau message, cliquez sur l'icône Viva Insight, sélectionnez 'Planifiez votre absence du bureau', définissez vos dates d'absence, rédigez votre message automatique, puis enregistrez-le.

Puis-je personnaliser mon message d'absence?

Oui, vous pouvez personnaliser le message d'absence par défaut et rédiger un message différent pour les contacts internes et externes.

Comment gérer mes réunions pendant mon absence?

Vous pouvez consulter vos réunions programmées, sélectionner celles où vous ne serez pas présent, et rédiger un message spécifique pour prévenir vos collaborateurs.

Comment optimiser mes tâches avant de partir?

Vous pouvez indiquer un titre et une durée pour les tâches que vous souhaitez terminer avant votre départ, et bloquer des créneaux pour rattraper certaines tâches à votre retour.

Quelques cas d'usages :

Gestion des absences

Utiliser Viva Insight pour planifier des absences et envoyer des messages automatiques aux collègues, ce qui permet de maintenir une communication claire et d'éviter les malentendus.

Planification des réunions

Avant de partir en congé, un employé peut utiliser Viva Insight pour gérer ses réunions, informer les participants de son absence et s'assurer que les projets continuent sans interruption.

Optimisation des tâches

Un professionnel peut utiliser les fonctionnalités de Viva Insight pour organiser ses tâches avant un départ, ce qui améliore l'efficacité et réduit le stress lié à la charge de travail accumulée.

Glossaire :

Viva Insight

Un outil intégré dans Outlook qui aide à améliorer la productivité et le bien-être en fournissant des recommandations personnalisées basées sur les données de travail de l'utilisateur.

Message d'absence

Un message automatique envoyé aux personnes qui contactent un utilisateur par email durant son absence, informant de son indisponibilité.

Calendrier

Un outil utilisé pour planifier et organiser des événements, des réunions et des absences, permettant de visualiser les dates et heures disponibles.

Réunions

Des rassemblements programmés entre plusieurs personnes pour discuter de sujets spécifiques, souvent organisés via des outils de calendrier.

Collaborateur interne

Un employé qui travaille au sein de la même organisation que l'utilisateur.

Collaborateur externe

Une personne qui travaille en dehors de l'organisation de l'utilisateur, comme un client ou un partenaire.

Optimiser les tâches

Le processus d'organisation et de planification des tâches pour maximiser l'efficacité et s'assurer qu'elles sont terminées dans les délais.

00:00:08

bien-être en fournissant des recommandations personnalisées

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basées sur vos données de travail.

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Nous allons l'utiliser ici afin de programmer vos messages d'absence ainsi

00:00:16

que pour gérer les réunions où vous ne pourrez être présent,

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cliquez d'abord dans Nouveau message puis dans le ruban.

00:00:21

Cliquez sur l'icône Viva Insight

00:00:24

Un volet va alors s'ouvrir sur la droite,

00:00:26

vous donnant accès à plusieurs fonctionnalités.

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Faites défiler vers le bas jusqu'à l'option.

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Planifiez votre absence du bureau et cliquez dessus.

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Ici, vous allez pouvoir déterminer vos dates d'absence à l'aide du calendrier.

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Cliquez ensuite sur planifier.

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Maintenant,

00:00:47

vous allez pouvoir rédiger le message automatique qui sera envoyé

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aux personnes qui vous contacteront par mail durant votre absence.

00:00:54

Un message par défaut est déjà programmé, mais vous pouvez le personnaliser.

00:00:58

En dessous se trouve l'option envoyer en dehors de mon organisation. En l'acti,

00:01:02

vous aurez la possibilité de rédiger un message différent en fonction de si la

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personne qui vous contacte est un collaborateur

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interne ou externe à votre entreprise.

00:01:11

Une fois votre message rédigé,

00:01:12

cliquez sur Enregistrez

00:01:17

si jamais durant votre absence, vous avez des réunions de programmées.

00:01:21

Cliquez sur Consultez les réunions,

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sélectionnez les réunions où vous ne serez pas présent,

00:01:27

puis rédiger un message spécifique afin de prévenir vos collaborateurs

00:01:31

que vous ne pourrez pas être présent à ces réunions.

00:01:34

Une fois votre message rédigé,

00:01:36

cliquez sur Confirmer

00:01:38

Enfin, dans la section réserver des créneaux,

00:01:40

vous avez la possibilité d'optimiser les tâches de votre dernière journée

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afin de les terminer avant votre départ. Pour ce faire

00:01:47

indiquer un titre ainsi qu'une durée,

00:01:49

vous pourrez également préparer votre retour au bureau et bloquer des

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créneaux pour rattraper certaines tâches comme le traitement des emails.

00:01:58

Une fois toutes ces options paramétrées,

00:02:00

vous pouvez fermer le volet et vous rendre dans votre calendrier.

00:02:04

Vous verrez alors que votre absence du bureau est bien indiquée dans

00:02:07

votre calendrier aux dates que vous avez renseigné à Viva Insite,

00:02:13

Merci d'avoir suivi ce tutoriel.

00:02:16

Nous espérons que cela vous aidera à mieux

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gérer vos absences auprès de vos collaborateurs.

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