Outlook - Retarder ou planifier l'envoi de courriers électroniques Tutoriels

Découvrez comment retarder ou planifier l'envoi de vos courriers électroniques dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365. Apprenez à différer la livraison d'un message individuel en utilisant l'option "Ne pas envoyer avant" dans l'onglet Options, ainsi que la création d'une règle pour retarder la remise de tous vos messages.
En suivant ces étapes simples, vous pourrez gérer efficacement l'envoi de vos courriers électroniques et optimiser votre productivité.
Ne manquez pas cette vidéo pour maîtriser cette fonctionnalité essentielle d'Outlook.

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Objectifs :

Apprendre à retarder la remise d'un message électronique dans Outlook, que ce soit pour un message unique ou pour tous les messages envoyés, en utilisant les options de livraison et les règles.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cet article, nous allons explorer comment utiliser Outlook pour retarder la remise de vos messages électroniques. Que vous souhaitiez retarder un seul message ou appliquer cette fonctionnalité à tous vos envois, Outlook offre des options pratiques pour gérer vos communications.
  2. Retarder la remise d'un seul message
    Pour retarder la remise d'un message spécifique, suivez ces étapes : 1. Ouvrez Outlook et rédigez votre message. 2. Allez dans l'onglet **Options**. 3. Cliquez sur **Différer la livraison**. 4. Une fenêtre s'ouvre. Dans la section **Options de remise**, cochez la case **Ne pas envoyer avant**. 5. Choisissez la date et l'heure de remise souhaitées. 6. Cliquez sur **Envoyer**. Le message sera alors conservé dans le dossier **Boîte d'envoi** jusqu'à l'heure de remise spécifiée. Notez que votre Outlook doit rester ouvert pour que le message soit envoyé à l'heure prévue. Si vous fermez l'application, Outlook vous informera que des messages sont en attente dans la boîte d'envoi.
  3. Envoyer immédiatement un message retardé
    Si vous changez d'avis et souhaitez envoyer immédiatement un message que vous avez retardé, procédez comme suit : 1. Ouvrez le message retardé. 2. Retournez dans l'onglet **Options**. 3. Cliquez sur **Différer la livraison**. 4. Désactivez la case **Ne pas envoyer avant**. 5. Fermez la fenêtre et envoyez le message. Cela vous permettra d'envoyer le message sans attendre la date et l'heure initialement définies.
  4. Retarder la remise de tous les messages
    Pour appliquer un retard à tous les messages que vous envoyez, vous devez créer une règle. Voici comment faire : 1. Dans l'onglet **Fichier**, cliquez sur **Gérer les règles et alertes**. 2. Sélectionnez **Nouvelle règle**. 3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez **Appliquer la règle aux messages que j'envoie** et cliquez sur **Suivant**. 4. Vous pouvez choisir des conditions. Si vous ne sélectionnez aucune condition, une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra. Cliquez sur **Oui** pour appliquer la règle à tous les messages. 5. Dans la liste des actions, choisissez **Différer la remise de**. Cliquez sur la valeur soulignée pour définir le nombre de minutes de retard avant l'envoi. Notez que la remise peut être retardée jusqu'à 2 heures maximum. 6. Cliquez sur **Suivant** pour sélectionner des exceptions si nécessaire, puis cliquez à nouveau sur **Suivant**. 7. Nommez la règle et assurez-vous que la case **Activer cette règle** est cochée. 8. Cliquez sur **Terminer**. Désormais, chaque message que vous enverrez sera conservé dans la boîte d'envoi pendant la durée spécifiée.
  5. Conclusion
    En utilisant ces fonctionnalités d'Outlook, vous pouvez mieux gérer vos communications par e-mail en retardant l'envoi de messages selon vos besoins. Que ce soit pour un message unique ou pour tous vos envois, ces options vous offrent une flexibilité précieuse dans la gestion de votre temps et de vos priorités.

FAQ :

Comment retarder l'envoi d'un seul message dans Outlook?

Pour retarder l'envoi d'un seul message, ouvrez le message, allez dans l'onglet 'Options', puis cliquez sur 'Différer la livraison'. Cochez la case 'Ne pas envoyer avant' et choisissez la date et l'heure souhaitées.

Que se passe-t-il si je ferme Outlook avant l'envoi d'un message retardé?

Si vous fermez Outlook, le programme vous avertira que des messages sont dans la boîte d'envoi. Cependant, votre Outlook doit rester ouvert pour que le message soit envoyé à l'heure prévue.

Comment créer une règle pour retarder l'envoi de tous mes messages?

Pour créer une règle, allez dans l'onglet 'Fichier', cliquez sur 'Gérer les règles et alertes', puis sur 'Nouvelle règle'. Sélectionnez 'Appliquer la règle aux messages que j'envoie', choisissez vos conditions, puis définissez l'action 'Différer la remise de' et spécifiez le délai souhaité.

Quelle est la durée maximale pour retarder l'envoi d'un message?

La remise d'un message peut être retardée jusqu'à 2 heures maximum.

Puis-je annuler le retard d'envoi d'un message déjà programmé?

Oui, ouvrez le message retardé, retournez dans l'onglet 'Options', désactivez la case 'Ne pas envoyer avant', puis fermez et envoyez le message.

Quelques cas d'usages :

Gestion des communications professionnelles

Dans un environnement de travail, vous pouvez utiliser la fonction de retard d'envoi pour planifier des messages importants à des moments stratégiques, comme avant une réunion ou un événement, afin de garantir que les destinataires reçoivent les informations au bon moment.

Automatisation des envois d'emails

En créant une règle pour retarder l'envoi de tous les messages, les équipes de vente peuvent s'assurer que les emails sont envoyés à des moments optimaux, augmentant ainsi les chances d'engagement des clients.

Préparation des communications sensibles

Les professionnels des ressources humaines peuvent utiliser le retard d'envoi pour préparer des communications sensibles, comme des offres d'emploi ou des notifications de licenciement, en s'assurant qu'elles sont envoyées à des moments appropriés.

Gestion des urgences

En cas de situation d'urgence, les responsables peuvent retarder l'envoi de messages jusqu'à ce qu'ils aient toutes les informations nécessaires, évitant ainsi de transmettre des informations incomplètes ou incorrectes.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, principalement utilisé pour la gestion des courriels, des calendriers, des contacts et des tâches.

Retarder la remise

Fonctionnalité permettant de différer l'envoi d'un message électronique à une date et une heure spécifiques.

Boîte d'envoi

Dossier dans Outlook où les messages sont stockés avant d'être envoyés.

Options de remise

Paramètres dans Outlook qui permettent de configurer la manière dont un message est envoyé, y compris la possibilité de retarder son envoi.

Règles

Fonctionnalité dans Outlook qui permet d'automatiser certaines actions sur les messages, comme le tri ou le retard d'envoi.

Conditions

Critères définis lors de la création d'une règle dans Outlook pour déterminer quand la règle doit s'appliquer.

Exceptions

Situations spécifiques qui excluent certains messages de l'application d'une règle dans Outlook.

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vous pouvez retarder la remise d'un message électronique ou
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utiliser des règles pour retarder la remise de tous
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les messages en les stockant dans la boîte d'envoi
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pendant une durée précise après avoir cliqué sur envoyer.
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Donc si vous souhaitez retarder la remise d'un seul message,
00:00:19
allez dans l'onglet option.
00:00:21
puis cliquez sur différer la livraison.
00:00:24
Une fenêtre s'ouvre et dans la partie option de remise,
00:00:27
cochez la case,
00:00:28
ne pas envoyer avant,
00:00:30
puis choisissez la date et l'heure de remise de votre envoi.
00:00:36
une fois que vous avez cliqué sur envoyer,
00:00:38
le message est conservé dans le dossier boîte d'envoi jusqu'à l'heure de la remise.
00:00:42
Donc votre outlook doit rester ouvert pour
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pouvoir envoyer le message au moment souhaité.
00:00:47
De toute façon,
00:00:47
si vous fermez l'application,
00:00:49
Outlook vous avertira que des messages sont dans la boîte d'envoi.
00:00:53
Mais si vous décidez finalement de l'envoyer immédiatement,
00:00:56
ouvrez alors le message retardé,
00:00:58
retournez dans l'onglet option.
00:01:00
Différer la livraison,
00:01:02
puis désactiver la case ne pas envoyer avant,
00:01:05
fermer puis envoyer.
00:01:10
Donc maintenant si vous souhaitez retarder la remise
00:01:12
de tous les messages que vous envoyez,
00:01:14
le processus est différent car il vous faudra créer une règle.
00:01:17
Pour cela,
00:01:17
dans l'onglet fichier,
00:01:19
cliquez sur gérer les règles et alerte.
00:01:23
Puis,
00:01:23
nouvelles règles.
00:01:25
Dans la fenêtre qui s'ouvre,
00:01:26
sélectionnez appliquer la règle au message que j'envoie puis cliquez sur suivant.
00:01:32
Vous devez maintenant choisir une ou des conditions.
00:01:35
Si vous n'en sélectionnez aucune,
00:01:36
une boîte de dialogue de confirmation s'affiche.
00:01:39
Si vous cliquez sur oui,
00:01:40
la règle créée s'applique à tous les messages que vous envoyez.
00:01:44
Ensuite dans la liste des actions,
00:01:45
choisissez différer la remise de cliquer sur
00:01:48
la valeur soulignée pour définir un nombre
00:01:50
de minutes pendant lesquelles les messages seront
00:01:52
mis en attente avant leur renvoi.
00:01:55
la remise peut être retardée de 2 heures maximum.
00:01:58
cliquez sur suivant.
00:02:00
pour sélectionner des exceptions si vous le souhaitez,
00:02:03
puis de nouveau sur suivant.
00:02:06
nommer la règle.
00:02:08
puis laisser activer la case à cocher.
00:02:10
activer cette règle.
00:02:12
en cliquant sur terminer.
00:02:14
Chaque message que vous enverrez à partir de maintenant sera
00:02:16
conservé dans la boîte d'envoi pendant la durée spécifiée.

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