Outlook - Trier et rechercher ses mails Tutoriels

Découvrez comment trier et rechercher efficacement vos e-mails dans Outlook grâce à la vidéo "Trier et rechercher ses mails".
Apprenez à utiliser les outils de tri pour organiser vos e-mails par date, expéditeur, taille, catégorie et plus encore.
Vous découvrirez également comment utiliser la fonction de recherche puissante pour retrouver rapidement des e-mails spécifiques en utilisant des mots-clés et des critères de recherche avancés.
Ne perdez plus de temps à chercher vos e-mails, apprenez à les trier et les retrouver facilement avec Outlook.
Cette vidéo est idéale pour les professionnels utilisant la solution Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les outils de recherche et de tri dans Outlook pour gérer efficacement vos emails. Vous découvrirez comment trier vos messages par différents critères et comment utiliser la fonction de recherche pour retrouver rapidement des emails spécifiques.

Chapitres :

  1. Introduction à la gestion des emails dans Outlook
    La gestion des emails peut devenir complexe en raison du volume important de messages reçus. Outlook propose des outils efficaces pour trier et rechercher des emails, facilitant ainsi leur organisation.
  2. Tri des emails
    Outlook permet de trier les emails selon différents critères. Par défaut, les messages sont triés par date de réception. Voici comment procéder : - **Utilisation des en-têtes de colonne** : Cliquez sur l'en-tête de la colonne 'Reçu' pour trier par date. Une flèche indique le critère de tri actuel. - **Tri par expéditeur** : Cliquez sur l'en-tête 'De' pour classer les emails par expéditeur. Les messages seront regroupés par nom d'expéditeur. - **Autres critères de tri** : Vous pouvez également trier par taille, catégorie, ou présence d'indicateurs. N'oubliez pas de revenir au tri par date pour voir les derniers emails en haut de la liste.
  3. Utilisation de la fonction de recherche
    La fonction de recherche dans Outlook est un outil puissant pour retrouver des emails spécifiques. Voici comment l'utiliser : - **Accès à la fonction de recherche** : Située en haut de la liste de messages, elle est également disponible dans le calendrier et le module contacts. - **Recherche par mots-clés** : Saisissez un mot, un terme ou un nom dans la zone de recherche. Un onglet contextuel apparaîtra, offrant des outils supplémentaires. - **Affichage des résultats** : Les résultats s'affichent dans la zone de contenu, avec le mot recherché surligné en jaune.
  4. Affinage des résultats de recherche
    Pour affiner les résultats de recherche, utilisez les outils disponibles dans le ruban : - **Critères d'affinage** : Ajoutez des critères comme la présence d'une pièce jointe ou le nom de l'expéditeur. - **Options supplémentaires** : Vous pouvez également affiner par catégorie, date, destinataire, ou si le mail est suivi par un indicateur. - **Élargissement de la recherche** : Si les résultats sont insuffisants, étendez la recherche à d'autres dossiers ou à tous les éléments Outlook, y compris le calendrier et les contacts.
  5. Conclusion
    En utilisant les outils de tri et de recherche d'Outlook, vous pouvez gérer vos emails de manière plus efficace. Ces fonctionnalités vous permettent de retrouver rapidement des messages importants et d'organiser votre boîte de réception selon vos besoins.

FAQ :

Comment trier mes e-mails dans Outlook?

Pour trier vos e-mails dans Outlook, cliquez sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez utiliser comme critère de tri, comme 'Reçu' pour trier par date ou 'De' pour trier par expéditeur.

Comment utiliser la fonction de recherche dans Outlook?

Pour utiliser la fonction de recherche, cliquez dans la zone de recherche en haut de votre liste de messages, saisissez un mot ou un terme, et Outlook affichera les résultats correspondants, y compris dans l'objet et la description des messages.

Que faire si je ne trouve pas l'e-mail que je cherche?

Si vous ne trouvez pas l'e-mail souhaité, vous pouvez étendre votre recherche à d'autres dossiers, sous-dossiers ou même à tous les éléments Outlook, y compris le calendrier et les contacts.

Comment affiner ma recherche dans Outlook?

Pour affiner votre recherche, utilisez les outils de recherche disponibles dans le ruban pour ajouter des critères comme la présence d'une pièce jointe, l'expéditeur, ou une date spécifique.

Pourquoi est-il important de trier mes e-mails?

Trier vos e-mails vous aide à mieux organiser votre boîte de réception, à retrouver rapidement des messages importants et à améliorer votre productivité.

Quelques cas d'usages :

Gestion efficace des e-mails

Dans un environnement professionnel, utiliser les outils de tri d'Outlook permet de gérer efficacement une grande quantité d'e-mails, en organisant les messages par expéditeur ou par date, ce qui facilite la consultation et le suivi des communications.

Recherche rapide d'informations

Lorsqu'un employé doit retrouver un e-mail spécifique contenant des informations critiques, il peut utiliser la fonction de recherche d'Outlook pour localiser rapidement le message en saisissant des mots-clés, ce qui améliore l'efficacité et réduit le temps perdu.

Suivi des projets

Les équipes peuvent utiliser les indicateurs dans Outlook pour marquer les e-mails importants liés à des projets en cours, assurant ainsi un suivi efficace et une meilleure collaboration entre les membres de l'équipe.

Organisation des tâches

En utilisant les catégories et les critères de tri, les professionnels peuvent organiser leurs e-mails en fonction des tâches à accomplir, ce qui aide à prioriser le travail et à respecter les délais.

Gestion des pièces jointes

Lors de l'envoi ou de la réception d'e-mails avec des pièces jointes, les utilisateurs peuvent facilement trier et rechercher des messages contenant des fichiers spécifiques, ce qui simplifie la gestion des documents dans un cadre professionnel.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des e-mails, ainsi que pour gérer des calendriers, des contacts et des tâches.

Tri

Le processus d'organisation des e-mails selon des critères spécifiques, tels que la date de réception, l'expéditeur, la taille ou la catégorie.

Colonne

Une section verticale dans l'interface d'Outlook qui affiche des informations spécifiques sur les e-mails, comme l'expéditeur ou la date de réception.

Fonction de recherche

Un outil dans Outlook qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement des e-mails, des contacts ou des événements en saisissant des mots-clés ou des critères spécifiques.

Critère

Un standard ou une condition utilisée pour filtrer ou trier des données, comme les e-mails dans Outlook.

Pièce jointe

Un fichier ou un document envoyé avec un e-mail, qui peut être ouvert ou téléchargé par le destinataire.

Indicateur

Un symbole ou une marque dans Outlook qui signale qu'un e-mail nécessite une attention particulière, comme un suivi ou une réponse.

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résultat(s)
00:00:07
prend pas toujours le temps de ranger correctement ces mails.
00:00:11
Outlook vous propose des outils de recherche et de
00:00:13
tri qui permettent de retrouver facilement un email.
00:00:17
Alors déjà,
00:00:17
vous pouvez vous aider des en tête de colonne.
00:00:20
Par défaut,
00:00:21
les messages de votre boîte sont triés par date de réception.
00:00:24
C'est pourquoi ici la colonne reçue intègre une petite flèche qui
00:00:28
m'indique que le tri est effectué par ce critère actuellement.
00:00:32
si je clique sur une autre en tête euh
00:00:34
par exemple la colonne de outlook m'effectue un tri
00:00:38
par expéditeur les mails sont maintenant classés et rangés
00:00:42
dans des regroupements qui portent le nom des expéditeurs.
00:00:46
et je peux faire la même chose avec la taille.
00:00:49
La catégorie
00:00:51
la présence d'un indicateur,
00:00:53
etc.
00:00:55
Alors n'oubliez pas par euh par la suite de
00:00:57
revenir en tri par date de réception pour continuer
00:00:59
à voir arriver vos derniers mails en haut de
00:01:02
la liste comme on a l'habitude de le faire.
00:01:05
Ensuite,
00:01:06
si je souhaite retrouver précisément un email,
00:01:09
je vais plutôt utiliser la fonction de recherche.
00:01:12
La fonction de recherche est un outil très puissant
00:01:14
qui vous permet de retrouver des éléments dans Outlook.
00:01:17
vous retrouvez cette fonctionnalité en haut de votre liste de messages.
00:01:21
et elle est également présente dans votre calendrier.
00:01:25
ou dans le module contact.
00:01:27
Dans les tâches également.
00:01:30
La recherche la plus courante se fait sur un mot,
00:01:32
un terme ou un nom que vous saisissez dans ce champ.
00:01:37
Vous remarquerez que lorsque l'on clique sur cette zone de recherche,
00:01:40
un onglet contextuel apparaît,
00:01:42
vous proposant davantage d'outils de recherche.
00:01:45
ici,
00:01:45
je vais rechercher ce mot.
00:01:48
La recherche est immédiatement lancée par Outlook.
00:01:51
Les résultats commencent à s'afficher dans la zone de contenu.
00:01:54
Lorsque vous tapez un mot dans cette zone,
00:01:56
la recherche s'effectue à la fois dans l'objet du message,
00:01:59
dans sa description et dans le nom des expéditeurs ou destinataires.
00:02:04
Le mot que j'ai recherché est alors surligné en jaune dans les résultats.
00:02:08
Les outils de recherche présents dans le ruban permettent d'affiner la requête.
00:02:13
S'il y a trop de résultats,
00:02:15
je vais affiner en utilisant ce groupe de boutons.
00:02:18
Par exemple en ajoutant le critère présence d'une pièce jointe,
00:02:21
si je sais que le mail recherché en contient.
00:02:24
Si cela ne suffit pas,
00:02:25
j'ajoute le critère expéditeur si je le connais.
00:02:29
Et ainsi de suite,
00:02:30
donc je peux ajouter la catégorie mais vous pouvez
00:02:33
aussi affiner encore davantage en sélectionnant une date,
00:02:35
un destinataire ou si le mail est suivi par un indicateur et plus encore.
00:02:41
Alors si au contraire,
00:02:42
je n'ai pas assez de résultats,
00:02:43
je vais pouvoir étendre la recherche qui par défaut
00:02:47
s'effectue dans le dossier en cours de consultation.
00:02:51
donc vous pouvez l'étendre au sous- dossier du dossier actif.
00:02:55
À toutes les boîtes aux lettres,
00:02:57
ou encore à tous les éléments outlook,
00:02:59
ce qui signifie que la recherche
00:03:00
s'effectuera non seulement dans votre messagerie,
00:03:03
mais aussi dans le calendrier,
00:03:05
vos contacts ou encore vos tâches.

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