Teams - Créer, configurer et publier un événement Teams Tutoriels

Crée, configure et publie un événement Teams. Le tutoriel compare les modèles webinaire et assemblée, explique leur parcours de création et les réglages clés : nom, description, dates, audience, inscriptions, coorganisateurs et présentateurs. Il détaille la sélection du modèle, l’utilisation de la nouvelle expérience, les paramètres d’accès, la gestion des salles, les droits d’envoi des invitations et les options d’inscription, puis publie l’événement et génère le lien à partager.

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Disponible dans Microsoft365

00:00:03

vous allez reconnaître les deux modèles d'évènement,

00:00:06

comprendre leur parcours commun,

00:00:08

appliquer les réglages adaptés à votre besoin,

00:00:11

analyser leurs différences,

00:00:12

évaluer votre configuration,

00:00:14

puis créer et publier un évènement prêt à être partagé.

00:00:18

Dans le calendrier Teams,

00:00:20

ouvrez le menu nouveau.

00:00:22

le modèle webinaire prépare un événement interactif,

00:00:26

généralement associé à l'inscription.

00:00:29

Le modèle assemblé privilégie une diffusion plus encadrée

00:00:32

vers une audience importante.

00:00:35

Ces deux modèles utilisent toutefois le même parcours de création.

00:00:39

Pour notre formation externe de 600 personnes,

00:00:41

sélectionnons webinaire.

00:00:44

selon votre environnement,

00:00:45

l'ancienne page de configuration peut d'abord apparaître.

00:00:49

Elle répartit les réglages entre plusieurs rubriques latérales.

00:00:52

Sélectionnez,

00:00:53

essayer la nouvelle expérience pour accéder au parcours unifié,

00:00:57

organiser autour des détails

00:00:59

de la page de l'événement et de sa publication.

00:01:02

Commencez par ajouter le nom,

00:01:04

la description ainsi que les dates et heures de début et de fin.

00:01:10

L'événement se déroule en ligne par défaut.

00:01:13

Si votre organisation a configuré des salles teams compatibles,

00:01:17

vous pouvez également sélectionner une salle pour les

00:01:19

présentateurs ou pour le public présent sur place.

00:01:23

Dans qui organise l'évènement,

00:01:24

choisissez la boîte aux lettres utilisée pour envoyer les invitations.

00:01:28

Il peut s'agir de votre propre boîte,

00:01:30

d'une boîte partagée ou d'une boîte dédiée aux événements.

00:01:34

Ajoutez ensuite,

00:01:35

si nécessaire,

00:01:37

les coorganisateurs et les présentateurs.

00:01:40

Dans qui peut y assister,

00:01:41

définissez l'audience,

00:01:43

le public,

00:01:45

votre organisation

00:01:46

ou des personnes et groupes spécifiques.

00:01:49

Pour notre scénario,

00:01:50

choisissons public,

00:01:51

puis conservons l'inscription activée.

00:01:54

vous pouvez demander une approbation manuelle,

00:01:57

limiter la période d'inscription

00:01:59

et activer une liste d'attente lorsque la capacité est atteinte.

00:02:03

Personnaliser ensuite le formulaire.

00:02:05

Ajoutez uniquement les informations utiles à la préparation de l'événement.

00:02:12

vous

00:02:13

pouvez rendre un champ obligatoire.

00:02:15

le déplacer.

00:02:17

ou le supprimer.

00:02:19

une question personnalisée permet par exemple d'identifier les attentes

00:02:23

des participants afin d'adapter le contenu de la présentation.

00:02:27

passons à l'expérience des participants.

00:02:30

Notre objectif prévoit 600 personnes.

00:02:32

Une capacité de 1000 conserve une marge raisonnable.

00:02:35

Activer seulement les interactions nécessaires,

00:02:38

comme le microphone,

00:02:39

la caméra,

00:02:40

la conversation,

00:02:41

les réactions ou les questions réponses.

00:02:44

la salle verte permet aux organisateurs

00:02:46

et aux présentateurs de vérifier leurs préparations

00:02:49

avant l'ouverture au public.

00:02:51

l'option optimisée pour un large public

00:02:54

modifie profondément l'expérience.

00:02:57

lorsqu'elle est désactivée,

00:02:59

l'événement reste interactif jusqu'à 1000 participants.

00:03:03

lorsqu'elle est activée,

00:03:04

la diffusion devient plus encadrée.

00:03:06

Le microphone et la caméra du public ne sont plus disponibles librement

00:03:10

et les organisateurs contrôlent davantage

00:03:13

ce que les participants voient.

00:03:16

au-delà de 1000 participants,

00:03:17

cette optimisation devient nécessaire.

00:03:21

Analysons maintenant le modèle assemblée.

00:03:24

Le formulaire est identique,

00:03:26

mais ses valeurs de départ changent.

00:03:28

l'inscription est désactivée,

00:03:31

la capacité est plus élevée

00:03:32

et l'optimisation pour un large public est déjà appliquée.

00:03:36

vous pouvez néanmoins activer l'inscription si votre événement l'exige.

00:03:41

webinaires et assemblées sont donc deux configurations initiales

00:03:45

et non deux méthodes de création séparée.

00:03:48

les possibilités affichées dépendent aussi des licences

00:03:51

et des stratégies de votre organisation.

00:03:54

dans le centre d'administration Teams,

00:03:56

un administrateur peut notamment autoriser la création d'événements,

00:04:00

limiter leur accès et encadrer les questions du formulaire d'inscription.

00:04:05

Vous n'avez pas besoin d'ouvrir ce centre pour créer l'événement.

00:04:08

Si un modèle ou un réglage attendu n'apparaît pas,

00:04:11

contactez simplement votre administrateur.

00:04:15

Sélectionnez enregistrer et continuer.

00:04:18

Teams enregistre alors l'évènement comme brouillon.

00:04:21

Les participants ne peuvent ni le consulter,

00:04:23

ni le rejoindre avant sa publication.

00:04:26

Avant de confirmer,

00:04:27

vérifier soigneusement la boîte aux lettres d'envoi

00:04:30

et l'optimisation pour un large public,

00:04:32

car Teams indique que ces paramètres ne pourront plus être modifiés

00:04:36

après cet enregistrement.

00:04:38

la vue d'ensemble centralise maintenant la page de l'événement,

00:04:42

sa date,

00:04:42

son public,

00:04:43

sa capacité et les applications associées.

00:04:47

vous pouvez modifier les détails ou personnaliser l'image de couverture.

00:04:52

Dans personnes et e-mail,

00:04:53

vous retrouvez les organisateurs,

00:04:55

les présentateurs,

00:04:57

les participants et les notifications automatiques.

00:05:00

les modèles d'e-mails peuvent être prévisualisés et adaptés.

00:05:05

les onglets insights et enregistrements

00:05:07

seront surtout utiles pendant ou après l'événement.

00:05:11

Avant de publier,

00:05:12

évaluer votre configuration avec quatre contrôles.

00:05:16

La bonne audience peut-elle accéder à l'événement?

00:05:19

L'inscription correspond-elle à votre objectif?

00:05:22

La capacité offre-t-elle une marge suffisante?

00:05:25

Les interactions pourront-elles être correctement animées et modérées?

00:05:31

Utiliser la prévisualisation pour vérifier ce que verront

00:05:34

les participants.

00:05:36

Lorsque tout est prêt,

00:05:37

sélectionnez publiez l'événement.

00:05:40

Contrôlez une dernière fois le niveau d'accès et l'état de l'inscription.

00:05:44

Ces deux réglages ne pourront plus être modifiés après la publication.

00:05:48

Confirm ensuite.

00:05:50

Teams génère alors la page à partager.

00:05:53

pour un webinaire avec inscription,

00:05:55

copier le lien vers cette page afin que le public puisse s'enregistrer.

00:06:00

Pour une assemblée,

00:06:01

vous pouvez également obtenir les détails de participation.

00:06:04

Proposer l'ajout au calendrier ou copier un code d'intégration.

00:06:08

Si vous activez l'affichage dans l'espace événement,

00:06:11

les personnes autorisées pourront aussi

00:06:13

retrouver l'événement dans l'onglet découvrir.

00:06:16

Vous avez maintenant créé une configuration cohérente,

00:06:19

comparé les deux modèles,

00:06:21

vérifié les paramètres essentiels

00:06:23

et publié un événement Teams prêt à accueillir son public.

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