Teams - Créer un modèle d'approbation Tutoriels

Créer un modèle d'approbation dans Microsoft Teams. Le tutoriel explique comment ouvrir l’application Approvisionnement, accéder à créer ou gérer des modèles, choisir un modèle prêt à l’emploi, définir le type d’instance (accessible à tous, à certaines personnes ou à une équipe), puis personnaliser en trois étapes: nommer le modèle et catégorie, construire le formulaire avec questions et options de réponse, et régler le flux de travail avec jusqu’à 10 niveaux d’approbateur et des règles obligatoires (pièce jointe, réponses obligatoires, ordres). Enfin, prévisualiser, publier et utiliser le modèle pour générer des demandes, avec possibilité de partager le lien et de le modifier ultérieurement.

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Disponible dans Microsoft365

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Une demande d'achat

00:00:07

par exemple,

00:00:08

il n'est pas nécessaire de repartir de zéro à chaque fois.

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Un modèle d'approbation permet de préconfigurer

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une fois pour toutes le formulaire,

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les approbateurs et les règles à suivre

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pour que chaque membre de l'équipe puisse

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ensuite générer sa demande en quelques clics.

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Voyons comment créer un modèle d'approbation dans Microsoft Teams.

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Pour cela,

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ouvrez l'application approbation et cliquez sur créer ou gérer des modèles

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en bas du volet de gauche.

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Teams propose d'abord un magasin de modèles prêts à l'emploi,

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classé par catégorie.

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Dans activité,

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on trouve par exemple une demande de fonds d'activité

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dans administration,

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une demande d'éléments ou de projet

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dans gestion des commandes,

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un bon de commande ou une demande de contrat.

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Dan présence,

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une demande de congé.

00:00:54

Ces modèles peuvent être utilisés tels quels.

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pour un besoin plus spécifique,

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cliquez sur créer à partir de zéro.

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Teams demande alors quel sera le type d'instance du modèle.

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Toute l'organisation,

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s'il doit être accessible à tous les utilisateurs,

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personnes spécifique,

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s'il ne doit s'appliquer qu'à des personnes choisies

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ou ensemble de l'équipe,

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s'il doit être réservé aux membres d'une équipe Teams précise.

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Dans notre cas,

00:01:21

nous choisissons ensemble de l'équipe,

00:01:24

puis nous sélectionnons l'équipe projet Atlas

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avant de cliquer sur terminer.

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La configuration se déroule ensuite en trois étapes.

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La première,

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paramètre de base,

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permet de nommer le modèle.

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Ici,

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demande d'achat projet Atlas.

00:01:41

de lui attribuer une catégorie

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finance dans notre exemple

00:01:45

et d'ajouter une description à l'intention des futurs approbateurs.

00:01:49

Cliquez sur suivant pour continuer.

00:01:52

La deuxième étape,

00:01:53

création de formulaire

00:01:55

fonctionne sur le même principe que Microsoft Forms.

00:01:58

Vous ajoutez les questions auxquelles le demandeur

00:02:00

devra répondre sous forme de choix,

00:02:03

de texte libre ou de date,

00:02:05

en précisant si chacune est obligatoire.

00:02:08

c'est ce formulaire qui structure les informations recueillies

00:02:11

pour chaque demande basée sur ce modèle.

00:02:14

la troisième étape

00:02:16

paramètre du flux de travail

00:02:18

définit les règles à appliquer.

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Vous pouvez rendre l'ajout d'une pièce jointe obligatoire,

00:02:24

puis exiger des réponses dans l'ordre attribué

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avec jusqu'à 10 niveaux d'approbateur.

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Pour chaque niveau,

00:02:30

vous laissez le demandeur saisir librement le nom de l'approbateur

00:02:34

ou vous l'imposez directement si vous préférez qu'il ne puisse pas être modifié.

00:02:38

Vous pouvez également rendre les commentaires obligatoires.

00:02:42

Une fois ces règles achevées,

00:02:44

un aperçu vous permet de vérifier le rendu final avant de cliquer sur publier.

00:02:49

Le modèle est désormais disponible.

00:02:51

Les membres de l'équipe Pro Atlas peuvent s'en

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servir directement pour créer une nouvelle demande.

00:02:57

Et Tam se propose même de partager son lien

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avec vos coéquipiers pour qu'ils puissent le retrouver facilement.

00:03:03

Pour le retrouver ou le modifier plus tard,

00:03:06

retourner dans créer ou gérer des modèles,

00:03:08

puis remplacer

00:03:10

toute l'organisation par le nom de l'équipe concernée dans le menu déroulant.

00:03:15

votre modèle apparaît

00:03:16

prêt à être ouvert et réédité.

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